Payrollproces Group S

In Profit heb je de mogelijkheid om de loonverwerking aan te sturen. Dit bespaart je manuele handelingen. De aansturing gebeurt via het genereren van bestanden die je aanlevert bij Group S.

Je maakt in Profit de volgende bestanden aan:

• PTG-bestand (Dagelijks bestand)

  Dit bestand bevat de gegevens van medewerkers.

• Refertebestand (Salarisverwerkingsbestand)

  Dit bestand geeft de opdracht tot de uitbetaling van de voorschotten op het salaris of tot de uitbetaling van de salarissen.

Dagelijks gegevensbestand (PTG-bestand)

Profit genereert het PTG-bestand dagelijks via de geplande taak Dagelijks bestand Group S aanmaken. Je kunt de taak zo instellen dat Profit het bestand automatisch één tot vier keer per dag aanmaakt.

Bij het aanmaken van dit bestand neemt Profit alle medewerkersgegevens vanaf de peildatum mee (full dump). Het is belangrijk om de medewerkersgegevens dagelijks aan te leveren, zodat Group S wijzigingen en indiensttredingen op tijd kan verwerken. Group S dient nadien de nodige aangiften in, bijvoorbeeld de dimona-aangifte.

Geplande taak instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Dagelijks bestand Group S aanmaken bij Taak type.
4. Klik op: Selecteren.
5. Vul de werkgever in.

   Je maakt per werkgever een geplande taak aan.

6. Klik op: Volgende.
7. Vul bij de omschrijving in voor welke werkgever de geplande taak geldt.
8. Selecteer Repeterend bij Type planning.
9. Vink de dagen aan.
10. Vul de tijdstippen in.

    

11. Klik op: Voltooien.

Wil je na het uitvoeren van de laatste geplande taak nog gegevens versturen, maak dan handmatig een dagelijks bestand aan.

Dagelijks bestand handmatig aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Sociaal secretariaat.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de werkgever(s).
4. Klik op: Voltooien.

   Profit maakt het bestand aan.

Zodra je het bestand hebt aangemaakt, controleer je in de wachtrij of het bestand succesvol gecreëerd is.

Aangemaakt bestand controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Wachtrij.
2. Controleer de status van de wachtrijtaak.
   • Succesvol voltooid: Het bestand is aangemaakt. Je verzendt het bestand via de communicatieservice.
   • Voltooid met fouten: Het bestand is niet aangemaakt. Controleer via de actie Foutinformatie waarom het bestand niet aangemaakt is.

Communicatiebericht verzenden:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
2. Selecteer het bestand.
3. Klik op de actie: Bericht verzenden.

Let op:

Als de geplande taak Communicatieservice verzenden en ontvangen is ingericht, verzendt Profit het communicatiebericht automatisch op de ingestelde tijdstippen. Je hoeft het bericht niet handmatig te verzenden.

Maandelijkse payroll

Om de maandelijkse payroll soepel te laten verlopen heb je per werkgever voor iedere periode van het jaar een salarisverwerkingsplan nodig. In het salarisverwerkingsplan staan alle medewerkers die onder die werkgever vallen. Het aansturen van de loonverwerking vanuit Profit bestaat uit twee stappen: het salarisverwerkingsplan verwerken en het plan accorderen. Beide acties voer je uit in de Salarisverwerkingscockpit.

Salarisverwerkingsplan verwerken

Bij de verwerking van het salarisverwerkingsplan maakt Profit altijd een refertebestand aan. Selecteer je de optie om een bestand met medewerkergegevens te genereren, dan maakt Profit ook een PTG-bestand aan.

Salarisverwerkingsplan verwerken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer het salarisverwerkingsplan waarvan je de salarisverwerking wil starten.
3. Klik op de actie: Verwerken.
4. Profit opent het venster: Verwerken salarissen.
5. Vink aan of je een bestand met medewerkergegevens wil genereren.

   Als je dit aanvinkt, genereert Profit een PTG-bestand met medewerkergegevens.

6. Klik op: Uitvoeren.

   De taak komt in de wachtrij terecht. Controleer de status van de wachtrijtaak en verzend het bestand via de geplande taak.

Neem na de verwerking contact op met je dossierbeheerder van Group S om te controleren of alle gegevens correct zijn. Pas na de controle mag je het salarisverwerkingsplan accorderen.

Salarisverwerkingsplan accorderen

Door het salarisverwerkingsplan te accorderen, rond je de periode definitief af en kan Group S de medewerkers uitbetalen. Dit doe je door in de salarisverwerkingscockpit op Accorderen te klikken. Profit verstuurt het PTG-bestand en het refertebestand naar Group S. Group S betaalt de medewerkers vervolgens uit.

Let op:

Accorderen is definitief. Voer deze actie alleen uit wanneer je zeker bent dat alle gegevens voor de uitbetaling correct en volledig zijn bij Group S.

Salarisverwerkingsplan accorderen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer het salarisverwerkingsplan.
3. Klik op de actie: Accorderen.

   De taak komt in de wachtrij terecht. Controleer de status van de wachtrijtaak en verzend het bestand via de geplande taak.

Zodra de lonen bij Group S zijn verwerkt, stuurt Group S de loonfiches en de berekende loongegevens via de communicatieservice terug naar Profit. Medewerkers kunnen hun loonfiche vervolgens raadplegen via het digitaal medewerkerdossier.