Payrolldocumenten inrichten
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7. |
Sociale secretariaten kunnen naast loonstroken en jaaropgaven ook andere payrolldocumenten aanbieden via de communicatieservice. Profit ontvangt deze documenten, herkent ze en verwerkt ze in een dossieritem. De medewerker beoordeelt het document via een workflow, en ondertekent het indien nodig. Na de goedkeuring voegt Profit het document toe aan het digitale dossier van de medewerker.
Je kan het dossieritem insturen vanuit de communicatieservice (koppeling Acerta en Group S) of via de UpdateConnector HrEmpPayDoc. Profit ondersteunt geen imports.
Voorbeeld:
Acerta - Prestatieblad in de transportsector
Een prestatieblad is een document dat een overzicht geeft van de rij- en rusttijden van een chauffeur. De prestaties zijn gebaseerd op gegevens uit een tijdsregistratie- of ticketsysteem. Het document is in de transportsector wettelijk verplicht. De medewerker moet het document goedkeuren, waarna Profit het document registreert in het dossier van de medewerker.
|
Inhoud |
Dossieritem aanmaken
Het sociaal secretariaat levert een XML-bestand aan via de bestaande communicatieprofielen. Dit bestand bevat onder andere:
- De medewerker
- Het jaar
- De periode
- Het type document
- De omschrijving van het document
- De bijlage(n)
Op basis van het opgegeven type document maakt Profit het juiste dossieritem aan:
- Type 1: Loonstrook
Profit start het type dossieritem Loonstrook (Profit). De loonstrook komt in het dossier van de medewerker terecht. Dit type dossieritem is niet gekoppeld aan een workflow.
- Type 2: Jaaropgave
Profit start het type dossieritem Jaaropgave (Profit). De jaaropgave komt in het dossier van de medewerker terecht. Dit type dossieritem is niet gekoppeld aan een workflow.
- Type 10 t.e.m. 19: Payrolldocument
Omdat er meerdere payrolldocumenten zijn, bestaan er verschillende typen. Profit start voor elk van deze typen hetzelfde dossieritem: Payrolldocument (Profit). Het dossieritem heeft als bestemming de medewerker. Profit koppelt het type dossieritem aan een workflow, met de mogelijkheid om het document digitaal te ondertekenen.
Let op:
- Het type dossieritem Payrolldocument (Profit) is enkel beschikbaar als de activering België (functionaliteit) aan staat.
- Samen met AFAS en de dossierbeheerder van het sociaal secretariaat bepaal je welk type (bijvoorbeeld 10, 11, …) hoort bij welk payrolldocument (bijvoorbeeld het prestatieblad). Het sociaal secretariaat legt de koppeling tussen het type en het soort document vast, waarna je in Profit de bijbehorende workflow inricht.
- Het dossieritem krijgt als onderwerp de omschrijving uit het bestand van het sociaal secretariaat, zodat je snel ziet om welk document het gaat.
Workflow
In Profit is de workflow Payrolldocument (Profit) beschikbaar. Een overzicht van de opbouw en werking van deze workflow vind je hier.
Profiel
Payrolldocumenten maken gebruik van één aanmakenprofiel, waar je de workflow aan koppelt. Voor het beoordelen van het dossieritem gebruik je hetzelfde aanmakenprofiel. Je kunt bij dit profiel geen context koppelen en geen vrije velden toevoegen, aangezien het dossieritem start op basis van de gegevens uit het bestand van het sociaal secretariaat.
InSite
Type pagina
Het sjabloon Beoordelen payrolldocument is op InSite gekoppeld aan de bestaande type pagina Dossier. Je gebruikt dit sjabloon om een ingestuurd dossieritem van het type payrolldocument te kunnen beoordelen via de workflow. In dit sjabloon heeft de gebruiker van de taak rechten op diverse workflowacties, zoals goed- of afkeuren en digitaal ondertekenen van de bijlage(n).
Op de pagina Dossier is medewerkersautorisatie van toepassing. Alleen gebruikers met rechten op de betreffende medewerker hebben toegang tot deze pagina.
Functionaliteiten
Profit koppelt het sjabloon Beoordelen payrolldocument aan de functionaliteiten:
- Employee self service/raadplegen
- Manager self service/raadplegen
Medewerkers kunnen het payrolldocument ook via Pocket goedkeuren. Je vindt het dossieritem onder het menu-item Mijn taken. Na goedkeuring verschijnt het payrolldocument in Mijn dossier.
UpdateConnector
Voor sociale secretariaten waarmee AFAS geen standaard koppeling heeft, is de UpdateConnector HrEmpPayDoc beschikbaar. Profit heeft de UpdateConnector uitgebreid met het veld Type document. Hierdoor kun je naast loonstroken ook jaaropgaven en andere payrolldocumenten aanleveren.
Let op:
AFAS biedt naast het Help Center twee platforms voor het testen van connectoren en het raadplegen van specificaties, namelijk AFAS Connect en API Docs.