Payrolldocument

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7.

Payrolldocumenten zijn loon-gerelateerde documenten die het sociaal secretariaat naast loonstroken en jaaropgaven aanlevert via de communicatieservice. Zodra een payrolldocument is ingelezen in Profit, koppelt Profit dit aan een dossieritem. Aan dit dossieritem is een workflow verbonden, waardoor de medewerker het document kan beoordelen en digitaal kan ondertekenen. Na het ondertekenen bevat het document in het dossier een digitale handtekening. Daarnaast voegt Profit een tweede bijlage toe met de details van de ondertekening.

De medewerker kan bij gebruik van ESS de payrolldocumenten raadplegen in het dossier via InSite en/of AFAS Pocket.

Voordelen werkwijze payrolldocumenten:

  • Goedkeuring via workflow
  • Mogelijkheid tot digitaal ondertekenen
  • Dossiervorming: alle documenten overzichtelijk op één centrale plek

Het proces ziet er als volgt uit:

Inhoud

Aanmaken dossieritem

Profit ontvangt payrolldocumenten via het communicatiebericht van het sociaal secretariaat. Hierbij herkent Profit het documenttype. Als het gaat om een payrolldocument, dan maakt Profit een dossieritem aan voor de medewerker. De workflow Payrolldocument (Profit) start automatisch.

Controle start van workflow:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Dossier.

    Omdat het gaat om een vertrouwelijk dossieritem is dit enkel zichtbaar in weergaves die vertrouwelijke dossieritems bevatten.

  2. Ga naar het tabblad: Workflowhistorie.

    Je ziet dat de workflow start op basis van het ingestuurde communicatiebericht.

InSite: payrolldocument goedkeuren en ondertekenen

De medewerker keurt het document goed via InSite of Pocket. Het openstaande dossieritem is terug te vinden via Mijn takenlijst.

Dossieritem raadplegen:

  1. Open InSite.
  2. Ga naar de startpagina.
  3. Ga naar het overzicht: Mijn taken.
  4. Open het dossieritem van het type Payrolldocument (Profit).

De medewerker kan het payrolldocument nakijken en goedkeuren. Afhankelijk van hoe de workflow is ingesteld, volgt er een digitale ondertekening van het document.

Payrolldocument goedkeuren:

  1. Open InSite.
  2. Ga naar de startpagina.
  3. Ga naar het overzicht: Mijn taken.
  4. Open het dossieritem.
  5. Controleer de bijlage.
  6. Klik op: Akkoord voor ondertekening.

    Als je in de workflow hebt ingesteld dat de medewerker het document niet hoeft te ondertekenen, heet de actieknop Akkoord in plaats van Akkoord voor ondertekening.

Payrolldocument ondertekenen:

  1. Open InSite.
  2. Ga naar de startpagina.
  3. Ga naar het overzicht: Mijn taken.
  4. Open het dossieritem.
  5. Klik op: Akkoord en ondertekenen.
  6. Klik op: Begin met ondertekenen.

  7. Vul de bevestigingscode in die je ontvangt via je gsm.
  8. Klik op: Ondertekenen.
  9. De workflow is afgerond.

Dossier

Na het afronden van de workflow, vindt de medewerker het document terug in het dossier. Ondertekent de medewerker het document digitaal, dan voegt Profit automatisch een bijlage toe met de details van de ondertekening.

Payrolldocument raadplegen in dossier:

  1. Open InSite.
  2. Ga naar: Mijn InSite.
  3. Klik op: Digitaal dossier.
  4. Je ziet het dossieritem staan.

  5. Wanneer je het dossieritem opent, zie je de bijlage van het payrolldocument en de digitale ondertekening. Heeft de medewerker het document digitaal ondertekend, dan verschijnt er een stempel op het payrolldocument die aangeeft wanneer de ondertekening heeft plaatsgevonden.

Zie ook