Jaarovergang Payroll

Deze pagina is momenteel in onderhoud.

We werken hard aan de documentatie van dit onderdeel.

Om de verloning van medewerkers in het nieuwe jaar soepel en foutloos te laten verlopen, is het belangrijk om tijdens de jaarovergang enkele essentiële stappen te doorlopen. Denk daarbij aan het toevoegen van nieuwe salarisverwerkingsplannen, periodetabellen en sluitingsdagentabellen. In dit artikel vind je een duidelijk overzicht van alle stappen die nodig zijn om correct over te schakelen naar het nieuwe payrolljaar. Door op tijd te starten met deze voorbereiding, zorg je ervoor dat medewerkers tijdig hun loon ontvangen én dat jij het nieuwe jaar zonder stress ingaat.

Inhoud

Peildatum

De peildatum geeft aan welke gegevens Profit doorstuurt naar het sociaal secretariaat. Profit levert de gegevens van voor de peildatum niet aan. De werking van de peildatum verschilt per sociaal secretariaat.

Acerta

De peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Je past de peildatum best jaarlijks aan, zodat Profit minder historische data moet doorsturen. Dit zorgt voor een goede performance bij de salarisverwerking. Geef de peildatum op in overleg met de dossierbeheerder van jouw sociaal secretariaat. Een wijziging van de peildatum heeft een invloed in de aanlevering van de gegevens. Wanneer je de peildatum in Profit wijzigt, moet het sociaal secretariaat dit gelijktijdig ook bij hun aanpassen.

Meer informatie over de peildatum bij Acerta, vind je in het helpartikel Peildatum (Acerta).

Group S

De peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Je past de peildatum best jaarlijks aan, zodat Profit minder historische data moet doorsturen. Dit zorgt voor een goede performance bij de salarisverwerking. In de koppeling met Group S is de peildatum opgenomen in het PTG-bestand dat je vanuit Profit verstuurt naar Group S. Hierdoor mag je de peildatum zelf aanpassen, zonder overleg met de dossierbeheerder van Group S. Group S doet nadien het nodige om de peildatum bij hen aan te passen.

Meer informatie over de peildatum bij Group S, vind je in het helpartikel Peildatum (Group S).

SD Worx

De peildatum heeft geen invloed op de integratie met SD Worx (eBlox). In eBlox zijn de actieve loonjaren beperkt tot het huidige en het voorafgaande jaar. Om vanuit Profit bestanden te kunnen aanmaken, mag de peildatum maximaal twee jaar in het verleden liggen. Je past de peildatum best jaarlijks aan. Aangezien deze datum geen effect heeft op de aanlevering van gegevens naar SD Worx, pas je de datum aan zonder overleg met de dossierbeheerder van SD Worx.

Partena

Je vult de peildatum in tijdens de opzet van de koppeling met Partena. Dit gebeurt in samenspraak met een consultant van AFAS en de dossierbeheerder van Partena. Later is deze datum niet meer te wijzigen. Tijdens de jaarovergang hoef je dus niets te wijzigen aan de peildatum. Je mag deze stap overslaan.

Peildatum aanpassen

Als de peildatum te ver in het verleden ligt, verschijnt er bij het aanmaken van het dagelijks bestand of het verwerkingsbestand een foutmelding in de wachtrij. De foutmelding luidt als volgt: "Het bestand kan niet worden aangemaakt. De peildatum ligt te ver in het verleden. Ga naar werkgever/instantie en zorg ervoor dat het veld 'Peildatum' op of na 1 januari XXXX ligt." Deze foutmelding komt vaak voor rond de jaarovergang. Je lost de foutmelding op door de peildatum aan te passen in de eigenschappen van de werkgever.

Peildatum aanpassen:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de werkgever.
Ga naar het tabblad: Instantie.
Open de instantie.
Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
Open de actuele regel.
Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
Wijzig de peildatum.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Periodetabellen

Als Tabel automatisch verlengen aangevinkt staat in de eigenschappen van de periodetabel, dan verlengt Profit de periodetabellen standaard met één jaar. Profit voegt het nieuwe jaar toe een half jaar voordat het toe te voegen jaar begint. Door deze methode is de periodetabel tijdig ingericht voor het volgende jaar.

Staat dit veld niet aangevinkt, dan moet je de periodetabellen handmatig aanvullen.

Handmatig jaren toevoegen aan de periodetabel:

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
Open de periodetabel.
Klik op de actie: Jaren toevoegen.
Profit start een wizard voor het toevoegen van jaren en toont de begindatum van het eerstvolgende vrije boekjaar.
Vul het aantal toe te voegen boekjaren in.
Klik op: Voltooien.
De jaren met de perioden zijn toegevoegd.

Sluitingsdagentabel (feestdagen)

In de sluitingsdagentabel staan de dagen dat de organisatie gesloten is. Dit kunnen standaard meegeleverde nationale feestdagen zijn of dagen die je zelf toevoegt. Je kunt verschillende sluitingsdagentabellen gebruiken (bijvoorbeeld één per land). Vul de tabel aan met de sluitingsdagen uit het nieuwe jaar.

Sluitingsdag toevoegen:

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Landinstellingen / Sluitingsperiode.
Open de eigenschappen van de tabel.
Ga naar het tabblad: Sluitingsperiode.
Klik op: Nieuw.
Vul een begin- en einddatum in.
Vul een duidelijke omschrijving in bij Omschrijving, bijvoorbeeld Pasen, Kerstmis.
Vink Feestdag(en) eventueel aan.
Vink Agenda-integratie aan als je de sluitingsdag automatisch wil verwerken in de agenda in InSite.
Klik op: Voltooien.

Als de sluitingsdagentabel aan een werkgever gekoppeld staat, herbereken je het verlofrecht.

Verlofrecht herberekenen:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.
Vul in vanaf welk jaar je het verlof wil herberekenen.
Selecteer eventueel een werkgever.
Selecteer eventueel een cao.
Klik op: Voltooien.

Collectieve verlofboeking

Je legt een collectieve verlofboeking vast als je dezelfde vrije dag wil vastleggen voor meerdere medewerkers binnen een bepaalde werkgever. Als deze vrije dag voor alle medewerkers binnen de werkgever geldt, dan geef je deze verlofdag in via de sluitingsdagentabel.

Voorbeeld:

Collectieve verlofboeking = Een deel van de medewerkers van de werkgever heeft recht op verlof op tweede kerstdag (26 december). Zij krijgen deze dag als collectief verlof geboekt, terwijl de overige medewerkers gewoon werken.

Feestdag via sluitingsdagentabel = De werkgever is volledig gesloten op tweede kerstdag (26 december). Hierdoor krijgen alle medewerkers deze dag als feestdag toegewezen.

Collectieve verlofboeking toevoegen:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Collectieve verlofboeking.
Vink Gedeeltelijk verlof aan, als je een collectieve verlofboeking wil maken voor een aantal uur per dag.
Selecteer het type rooster:
- Vul bij type rooster Uren per dag het aantal verlofuren begindatum in.
- Vul bij type rooster Werktijden de begin- en eindtijd in.
Voor medewerkers met een rooster van het type Uren per week kun je geen collectieve verlofboeking toevoegen. Je kunt alleen een collectieve verlofboeking toevoegen voor medewerkers met een gespecificeerd rooster (werktijden of uren per dag). Profit bepaalt namelijk de duur van het verlof op basis van de roosterkalender van de betreffende medewerkers.
Vul de begin- en einddatum van de verlofboeking in.
Vul de begin- en eindtijd van de verlofboeking in.
Selecteer het type verlof.
Het is niet mogelijk een collectieve verlofboeking op een samengesteld verloftype toe te voegen.
Selecteer de reden van het verlof.
Selecteer de werkgever.
Klik op: Volgende.
Je ziet een overzicht van de medewerkers die in aanmerking komen voor de verlofboeking. De voorwaarden zijn:
- De medewerker heeft tijdens de verlofperiode een geldig contract en is niet geblokkeerd.
- Profit toont ook de medewerkers die slechts voor een deel van de periode een dienstverband hebben. Hierbij past Profit de begin- of einddatum van de verlofboeking aan, zodat je geen verlof buiten de periode van het dienstverband kan inboeken.
- De medewerker heeft een rooster of een werkrooster.
- De medewerker kan gebruik maken van de geselecteerde verlofsoort op basis van zijn cao/arbeidsvoorwaarde.
- Er is geen overlap met een bestaande verlofboeking of een bestaand ziektegeval.
- De verlofboeking heeft betrekking op één verlofperiodetabel.
Selecteer de medewerkers.
Klik op: Voltooien.
De collectieve verlofboeking is toegevoegd.

Verlofcorrectie

Een verlofcorrectie is een correctie van het verlofsaldo van een verlofsoort in een bepaalde verlofperiode.

Verlofcorrectie toevoegen in Profit:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verlofcorrectie.
Klik op: Nieuw.
Selecteer het Type verlof.
Vul de boekingsdatum in:
- Profit maakt de verlofcorrectie in de verlofperiode waar deze datum in valt. Als een correctie in een afgesloten dienstverband moet plaatsvinden, vul je het veld Datum boeking met een datum die valt binnen dit dienstverband.
- Je kunt een verlofcorrectie toevoegen, als de medewerker een geldig contract heeft voor de desbetreffende periode.
Vul het aantal uren in:
- Wil je het saldo ophogen, boek een positief aantal uren in.
- Wil je het saldo verminderen, boek een negatief aantal uren in.
Klik op: Voltooien.

Verlof herberekenen

Profit herberekent de verlofsaldi en het perioderecht als dat nodig is. Het kan echter nodig zijn om de verlofsaldi en het verlofrecht handmatig te herberekenen. Je krijgt hiervan een melding.

Verlofrecht en verlofsaldo handmatig herberekenen:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.
Vul het jaar in bij Vanaf jaar.
Profit herberekent de verlofsaldi vanaf het opgegeven jaar.
Selecteer de werkgever en de cao.
Klik op: Voltooien.

Filters bij voorkeurwaarden

Het kan zijn dat je in een weergave filters hebt ingesteld op basis van een jaartal (bv. 2025), waardoor de weergave enkel gegevens uit het huidige jaar laat zien. In dat geval is het beter om het vaste jaartal te vervangen door een voorkeurwaarde die automatisch meeloopt met het huidige jaar. Dit kan je doen door gebruik te maken van een voorkeurwaarde d.m.v. een veldformule met als formule [Jaar]. Ook in profielen kan je de voorkeurwaarde op een jaartal best instellen aan de hand van een veldformule.

Voorkeurwaarden d.m.v. een veldformule instellen in profiel:

Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
Open de eigenschappen van het profiel.
Ga naar het tabblad: Algemeen.
Open de context door op Onderhouden te klikken.
Open de veldinstellingen van Jaar.
Stel de voorkeurwaarde in op [Jaar].
Klik op: Opslaan en sluiten.
De voorkeurwaarde is toegevoegd aan het profiel.

Meer informatie over filters vind je in de volgende helpartikelen:

Direct naar