Jaarovergang Payroll

Om de verloning van medewerkers in het nieuwe jaar soepel te laten verlopen, is het belangrijk om tijdens de jaarovergang enkele essentiële stappen te doorlopen. Denk hierbij aan het toevoegen van nieuwe salarisverwerkingsplannen, periodetabellen en sluitingsdagentabellen. In dit artikel vind je een duidelijk overzicht van alle stappen die nodig zijn om over te schakelen naar het nieuwe payrolljaar. Door op tijd te starten met deze voorbereiding, zorg je ervoor dat medewerkers tijdig hun loon ontvangen én dat jij als payrollverantwoordelijke het nieuwe jaar ingaat zonder stress.

Inhoud

Stap 1: Peildatum aanpassen

De peildatum geeft aan welke gegevens Profit doorstuurt naar het sociaal secretariaat. Profit levert de gegevens van voor de peildatum niet aan. De werking van de peildatum verschilt per sociaal secretariaat.

Acerta

De peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Je past de peildatum best jaarlijks aan, zodat Profit minder historische data moet doorsturen. Dit zorgt voor een goede performance bij de salarisverwerking. Geef de peildatum op in overleg met de dossierbeheerder van jouw sociaal secretariaat. Een wijziging van de peildatum heeft een invloed in de aanlevering van de gegevens. Wanneer je de peildatum in Profit wijzigt, moet het sociaal secretariaat dit gelijktijdig ook bij hun aanpassen.

Meer informatie over de peildatum bij Acerta, vind je via Peildatum (Acerta).

Group S

De peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Je past de peildatum best jaarlijks aan, zodat Profit minder historische data moet doorsturen. Dit zorgt voor een goede performance bij de salarisverwerking. In de koppeling met Group S is de peildatum opgenomen in het PTG-bestand dat je vanuit Profit verstuurt naar Group S. Hierdoor mag je de peildatum zelf aanpassen, zonder overleg met de dossierbeheerder van Group S. Group S doet nadien het nodige om de peildatum bij hen aan te passen.

Meer informatie over de peildatum bij Group S, vind je via Peildatum (Group S).

SD Worx

De peildatum heeft geen invloed op de integratie met SD Worx (eBlox). In eBlox zijn de actieve loonjaren beperkt tot het huidige en het voorafgaande jaar. Om vanuit Profit bestanden te kunnen aanmaken, mag de peildatum maximaal twee jaar in het verleden liggen. Je past de peildatum best jaarlijks aan. Aangezien deze datum geen effect heeft op de aanlevering van gegevens naar SD Worx, pas je de datum aan zonder overleg met de dossierbeheerder van SD Worx.

Partena

Je vult de peildatum in tijdens de opzet van de koppeling met Partena. Dit gebeurt in samenspraak met een consultant van AFAS en de dossierbeheerder van Partena. Later is deze datum niet meer te wijzigen. Tijdens de jaarovergang hoef je niets te wijzigen aan de peildatum. Je mag deze stap overslaan.

Peildatum aanpassen

Als de peildatum te ver in het verleden ligt, verschijnt er bij het aanmaken van het dagelijks bestand of het verwerkingsbestand een foutmelding in de wachtrij. De foutmelding luidt als volgt: "Het bestand kan niet worden aangemaakt. De peildatum ligt te ver in het verleden. Ga naar werkgever/instantie en zorg ervoor dat het veld 'Peildatum' op of na 1 januari XXXX ligt." Deze foutmelding komt vaak voor rond de jaarovergang. Je lost de foutmelding op door de peildatum aan te passen in de eigenschappen van de werkgever.

Peildatum aanpassen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Open de instantie.
  5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
  6. Open de actuele regel.
  7. Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
  8. Wijzig de peildatum.
  9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 2: Periodetabellen aanvullen

Als het veld Tabel automatisch verlengen aangevinkt staat in de eigenschappen van de periodetabel, dan verlengt Profit de periodetabellen standaard met één jaar. Profit voegt het nieuwe jaar toe een half jaar voordat het daadwerkelijk begint. Door deze methode is de periodetabel tijdig ingericht voor het volgende jaar.

Staat Tabel automatisch verlengen niet aangevinkt, dan moet je de periodetabellen handmatig aanvullen.

Handmatig jaren toevoegen aan de periodetabel:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
  2. Open de periodetabel.
  3. Klik op de actie: Jaren toevoegen.

    Profit start een wizard voor het toevoegen van jaren en toont de begindatum van het eerstvolgende vrije boekjaar.

  4. Vul het aantal toe te voegen boekjaren in.
  5. Klik op: Voltooien. 

    De jaren met de perioden zijn toegevoegd.

Stap 3: Salarisverwerkingsplannen toevoegen

Eind december voeg je de salarisverwerkingsplannen voor het nieuwe jaar toe. Dit doe je in één keer voor alle perioden in chronologische volgorde. Per werkgever maak je minstens één salarisverwerkingsplan per periode aan. Werk je zowel met arbeiders als bedienden, dan splits je de plannen per periode op aan de hand van de bijbehorende periodetabellen. Hoeveel salarisverwerkingsplannen je per periode moet aanmaken, hangt dus af van je organisatie en de werking van het sociaal secretariaat.

Let op:

In de koppeling met Acerta maak je een apart salarisverwerkingsplan aan om de voorschotten van de arbeiders te verwerken. Bij de andere sociale secretariaten verwerk je de voorschotten via het standaard salarisverwerkingsplan, hetzelfde plan dat je gebruikt voor de payroll aan het einde van de maand. Houd er rekening mee dat je in de koppeling met Group S, SD Worx en Partena het salarisverwerkingsplan dus niet mag accorderen na het verwerken van de voorschotten.

Je kunt salarisverwerkingsplannen op twee manieren aanmaken: handmatig of via een import.

De bijhorende correctieperiodes maak je achteraf pas aan, omdat je niet voor elke maand een correctieplan nodig hebt. Je maakt de correctieperiode pas aan wanneer er na het accorderen van het standaard salarisverwerkingsplan toch nog bijkomende gegevens of correcties nodig zijn voor de uitbetaling van de medewerkers.

Salarisverwerkingsplannen handmatig toevoegen

Hoe je een salarisverwerkingsplan toevoegt en welke velden je invult, hangt af van het sociaal secretariaat. De werkwijze voor Group S, SD Worx en Partena is gelijk.

Salarisverwerkingsplan handmatig toevoegen (Group S / SD Worx / Partena):

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de werkgever.
  4. Vink Een losse perioderegel maken aan.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Vul de omschrijving in.

    Gebruik een omschrijving waarin je zowel de periode als het arbeidsstatuut (voor arbeiders of bedienden) vermeldt, bijvoorbeeld Arbeiders – januari 2026.

  7. Selecteer de periodetabel.
  8. Vul het jaar in.
  9. Selecteer de periode.
  10. Klik op: Voltooien.

De werkwijze van Acerta wijkt af doordat Acerta met sturingsgroepen werkt. Aan de salarisverwerkingsplannen kan je de sturingsgroepen (voor bijvoorbeeld arbeiders of bedienden) koppelen.

Salarisverwerkingsplan handmatig toevoegen (Acerta):

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de werkgever.
  4. Selecteer de sturingsgroep.

    Om de sturingsgroep te kunnen selecteren, moet deze zijn toegevoegd aan de vrije tabel Sturingsgroep sleutel.

  5. Selecteer de verwerkingscode:
    • Vakantiegeld (-4)
    • Premie (-3)
    • Voorschot (-2)
    • Eindejaarspremie (-1)
    • Standaardverwerking (0)
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul de omschrijving in.

    Gebruik een omschrijving waarin je zowel de periode als de bijbehorende sturingsgroep vermeldt, bijvoorbeeld Arbeiders – januari 2026.

  8. Selecteer de periodetabel.
  9. Vul het jaar in.
  10. Selecteer de periode.
  11. Klik op: Voltooien.

Salarisverwerkingsplannen importeren

Met de importfunctie kun je in één keer alle salarisverwerkingsplannen voor één of meerdere werkgevers toevoegen.

Salarisverwerkingsplannen importeren:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan.

    Profit opent de wizard voor het importeren van het Excel-bestand.

  2. Selecteer de importactie die je wil uitvoeren:
    • Selecteer Import via bestaande definitie wanneer je al eerder een importdefinitie hebt toegevoegd.
    • Selecteer Bestaande definitie bewerken en importeren wanneer je een bestaande importdefinitie hebt, maar deze eerst wilt inzien en eventueel wilt aanpassen voordat je importeert.
    • Selecteer Import via nieuw aan te maken definitie wanneer je nog geen importdefinitie hebt toegevoegd.
  3. Klik op: Volgende.
  4. Als je kiest voor Import via nieuw aan te maken definitie, vul je volgende velden in:
    • Te importeren bestand

      Selecteer het Excel-bestand dat je op je pc hebt opgeslagen. Zorg dat dit een csv-bestand is, anders kan je het bestand niet opladen.

    • Bestand met afgekeurde regels

      Profit maakt automatisch een .log-bestand aan op basis van het te importeren bestand. In dit .log-bestand vind je de foutmeldingen die zich voordoen tijdens het importeren.

  5. Klik op: Volgende.
  6. Verbind de kolommen uit het Excel-bestand aan de velden in Profit.
  7. Klik tweemaal op: Volgende.
  8. Vul de omschrijving van de importdefinitie in.
  9. Klik op: Volgende.
  10. Klik op Controle om de import te controleren.
  11. Zodra je de controle hebt uitgevoerd en er geen fouten meer zijn, klik je op Importeren.

    Profit voert de import uit.

  12. Klik op: Voltooien.

Stap 4: Sluitingsdagentabel (feestdagen) aanvullen

In de sluitingsdagentabel staan de dagen dat de organisatie gesloten is. Dit kunnen standaard meegeleverde nationale feestdagen zijn of dagen die je zelf toevoegt. Je kunt verschillende sluitingsdagentabellen gebruiken (bijvoorbeeld één per land). Vul de tabel aan met de sluitingsdagen uit het nieuwe jaar.

Sluitingsdag toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Landinstellingen / Sluitingsperiode.
  2. Open de eigenschappen van de tabel.
  3. Ga naar het tabblad: Sluitingsperiode.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vul een begin- en einddatum in.
  6. Vul een omschrijving in bij Omschrijving, bijvoorbeeld Pasen, Kerstmis.
  7. Vink Feestdag(en) aan als het om een feestdag gaat.
  8. Vink Agenda-integratie aan als je de sluitingsdag automatisch wil verwerken in de agenda in InSite.
  9. Klik op: Voltooien.

Om tijd te besparen hoef je de sluitingsdagen niet één voor één handmatig aan te maken. Je kunt ze importeren in de omgeving via Algemeen / Beheer / Import / Sluitingsperiode.

Meer informatie hierover vind je via:

Stap 5: Verlofsoort toevoegen

Je legt verlofsoorten vast per arbeidsvoorwaarde. In het verleden werd hiervoor elk jaar een nieuwe historiekregel toegevoegd, maar dat is tegenwoordig niet noodzakelijk. Controleer daarom wat voor jouw inrichting van toepassing is.

Wanneer je verlofsoorten per jaar vastlegt en er een einddatum op de verlofsoort staat (bijvoorbeeld 31/12/2025), moet je voor het nieuwe jaar een nieuwe verlofsoortregel toevoegen. Dit geldt voor alle arbeidsvoorwaarden. Zo zorg je ervoor dat medewerkers recht krijgen op de betreffende verlofsoort.

Nieuwe regel toevoegen aan verlofsoort:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
  4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
  5. Ga naar het tabblad: Verlof.
  6. Klik op: Nieuw.
  7. Voeg de verlofsoort voor 2026 toe.

    Let op:

    Het kan zijn dat jouw inrichting er anders uitziet. Controleer daarom of een nieuwe regel nodig is. Als de verlofinstellingen (zoals het verlofrecht, het aantal overdraagbare dagen en de code voor het sociaal secretariaat,...) elk jaar hetzelfde zijn, dan is een einddatum niet verplicht. Staat er geen einddatum op de bestaande verlofsoortregel? Dan hoef je geen nieuwe regel voor 2026 toe te voegen. De verlofperiodetabel regelt dit automatisch.

Tip: Je kunt er ook voor kiezen om tijdelijk een negatief verlofsaldo toe te staan op de verlofregel. Hierdoor kunnen medewerkers alvast verlof ingeven in een periode dat het verlof voor het komende jaar nog niet gekend is. Achteraf kan je deze wijziging ongedaan maken en trekt Profit het reeds opgenomen verlof van het verlofsaldo af.

Instellingen verlofsoort aanpassen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
  4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
  5. Ga naar het tabblad: Verlof.
  6. Open de eigenschappen van de verlofsoort.
  7. Ga naar het tabblad: Instellingen.

    Hier kan je (tijdelijk) de instellingen aanpassen.

Stap 6: Collectieve verlofboeking toevoegen

Je legt een collectieve verlofboeking vast wanneer je voor meerdere medewerkers binnen dezelfde werkgever eenzelfde vrije dag wilt registreren. Geldt deze vrije dag voor alle medewerkers van de werkgever, dan registreer je deze via de sluitingsdagentabel.

Collectieve verlofboeking toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Collectieve verlofboeking.
  2. Vink Gedeeltelijk verlof aan, als je een collectieve verlofboeking wil maken voor een aantal uur per dag.
  3. Als je Gedeeltelijk verlof aangevinkt hebt, dan selecteer je het Type rooster.
    • Vul bij type rooster Uren per dag de begindatum van de verlofboeking in.
    • Vul bij type rooster Werktijden de begin- en eindtijd van de verlofboeking in.

    Voor medewerkers met een rooster van het type Uren per week kun je geen collectieve verlofboeking toevoegen. Je kunt alleen een collectieve verlofboeking toevoegen voor medewerkers met een gespecificeerd rooster (werktijden of uren per dag). Profit bepaalt namelijk de duur van het verlof op basis van de roosterkalender van de betreffende medewerkers.

  4. Vul de begindatum en begintijd van de verlofboeking in.
  5. Vul de einddatum en eindtijd van de verlofboeking in.
  6. Selecteer het type verlof.

    Het is niet mogelijk een collectieve verlofboeking toe te voegen op een samengesteld verloftype.

  7. Selecteer de reden van het verlof.
  8. Selecteer de werkgever.
  9. Klik op: Volgende.
  10. Je ziet een overzicht van de medewerkers die in aanmerking komen voor de verlofboeking. De voorwaarden zijn:
    • De medewerker heeft tijdens de verlofperiode een geldig contract en is niet geblokkeerd.
    • Profit toont ook medewerkers die slechts voor een deel van de periode een dienstverband hebben. Hierbij past Profit de begin- of einddatum van de verlofboeking aan, zodat je geen verlof buiten de periode van het dienstverband kan inboeken.
    • De medewerker heeft een rooster of een werkrooster.
    • De medewerker kan gebruik maken van de geselecteerde verlofsoort op basis van de cao/arbeidsvoorwaarde.
    • Er is geen overlap met een bestaande verlofboeking of een openstaande ziekteperiode.
    • De verlofboeking heeft betrekking op één verlofperiodetabel.
  11. Selecteer de medewerkers.
  12. Klik op: Voltooien.

    De collectieve verlofboeking is toegevoegd.

Stap 7: Verlofcorrectie toevoegen

Een verlofcorrectie is een correctie van het verlofsaldo van een verlofsoort in een bepaalde verlofperiode.

Verlofcorrectie toevoegen in Profit:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Verlofcorrectie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer het type verlof.
  6. Vul de boekingsdatum in:
    • Profit voert de verlofcorrectie uit in de verlofperiode waarin deze datum valt. Moet de correctie plaatsvinden in een afgesloten dienstverband, dan vul je bij Datum boeking een datum in die binnen dat dienstverband ligt.
    • Je kunt een verlofcorrectie toevoegen wanneer de medewerker voor de betreffende periode een geldig contract heeft.
  7. Vul het aantal uren in:
    • Wil je het saldo ophogen? Boek een positief aantal uren in.
    • Wil je het saldo verminderen? Boek een negatief aantal uren in.
  8. Klik op: Voltooien.

Je kan verlofcorrecties importeren via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Verlofcorrectie. Hierbij vul je het medewerkersnummer, de datum van de boeking, het type verlof en het aantal uren in.

Stap 8: Lonen indexeren

Bij het nieuwe jaar hoort ook de loonindexatie van medewerkers. Om tijd te besparen kun je de huidige salarisregels van medewerkers via een analyse uit Profit halen, deze indexeren en ze vervolgens opnieuw importeren in Profit.

Lonen indexeren via import:

  1. Exporteer de salarisregels uit Profit via een analyse.
  2. Vermenigvuldig in Excel de salarissen met de indexatiefactor.
  3. Sla het Excel-bestand op.
  4. Ga naar: HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Salaris.
  5. Selecteer de importactie die je wil uitvoeren:
    • Selecteer Import via bestaande definitie wanneer je al eerder een importdefinitie hebt toegevoegd.
    • Selecteer Bestaande definitie bewerken en importeren wanneer je een bestaande importdefinitie hebt, maar deze eerst wilt inzien en eventueel wilt aanpassen voordat je importeert.
    • Selecteer Import via nieuw aan te maken definitie wanneer je nog geen importdefinitie hebt toegevoegd.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Als je kiest voor Import via nieuw aan te maken definitie, vul je volgende velden in:
    • Te importeren bestand

      Selecteer het Excel-bestand dat je op je pc hebt opgeslagen. Zorg dat dit een csv-bestand is, anders kan je het bestand niet opladen.

    • Bestand met afgekeurde regels

      Profit maakt automatisch een .log-bestand aan op basis van het te importeren bestand. In dit .log-bestand vind je de foutmeldingen die zich voordoen tijdens het importeren.

  8. Klik op: Volgende.
  9. Verbind de kolommen uit het Excel-bestand aan de velden in Profit.
  10. Klik tweemaal op: Volgende.
  11. Vul de omschrijving van de importdefinitie in.
  12. Klik op: Volgende.
  13. Klik op Controle om de import te controleren.
  14. Zodra je de controle hebt uitgevoerd en er geen fouten meer zijn, klik je op Importeren.

    Profit voert de import uit.

  15. Klik op: Voltooien.

Stap 9: Verlof herberekenen

Profit herberekent de verlofsaldi en het perioderecht als dat nodig is. Het kan echter nodig zijn om de verlofsaldi en het verlofrecht handmatig te herberekenen. Je krijgt hiervan een melding.

Verlofrecht en verlofsaldo handmatig herberekenen:

  1. Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.
  2. Vul het jaar in bij Vanaf jaar.

    Profit herberekent de verlofsaldi vanaf het opgegeven jaar.

  3. Selecteer de werkgever en de cao.
  4. Klik op: Voltooien.

Stap 10: Filteren op huidig jaar

Het kan gebeuren dat je in een weergave filters hebt ingesteld op een vast jaartal (bijvoorbeeld 2025), waardoor de weergave enkel gegevens uit dat jaar toont. In dat geval vervang je het vaste jaartal het best door een voorkeurwaarde die automatisch meeloopt met het huidige jaar. Dit doe je door gebruik te maken van van een veldformule met de voorkeurwaarde [Jaar]. Ook in profielen stel je een jaartal bij voorkeur in met een veldformule.

Voorkeurwaarden d.m.v. een veldformule instellen in profiel:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Open de eigenschappen van het profiel.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Klik op: Onderhouden om de context te openen.
  5. Open de veldinstellingen van Jaar.
  6. Stel de voorkeurwaarde in op [Jaar].

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

    De voorkeurwaarde is toegevoegd aan het profiel.

Meer informatie over filters vind je in de volgende helpartikelen: