Nieuw in de RapportGenerator in Profit 8
In Profit 8 zijn de volgende uitbreidingen gerealiseerd.
Rapporten aanmaken en bewerken
Rapporten die je zelf het aangemaakt in Profit 7 of eerder in de oude RapportGenerator, kun je ook in Profit 8 nog bewerken in de oude RapportGenerator. Verder gelden de volgende spelregels in Profit 8:
- Je kunt geen kopieën maken van rapporten die je zelf gemaakt hebt in de oude RapportGenerator, of van Profit-rapporten die nog in de oude RapportGenerator gemaakt zijn.
- Je kunt rapporten die in de oude RapportGenerator gemaakt zijn, niet meer importeren in Profit 8. Rapporten die met de nieuwe RapportGenerator gemaakt zijn, kun je wel importeren.
Nieuw rapport met vooringave aanmaken
Bij een nieuw rapport kan een vooringave van toepassing zijn. In de vooringave geef je specifieke instellingen op, bijvoorbeeld het vergelijken van boekjaren.
Als je een nieuw rapport aanmaakt (of gaat bewerken) met een vooringave, dan moet je eerst de vooringave invullen. De ingevulde vooringave wordt gebruikt als je een voorbeeld van het rapport opvraagt, zodat je steeds een realistisch voorbeeld krijgt.
Zie verder: Nieuw rapport aanmaken en opslaan
Rapporten die zijn overgezet naar de nieuwe RapportGenerator
AFAS is bezig met het omzetten van rapporten van de oude naar de nieuwe RapportGenerator.
Let op:
Veel rapporten worden 1-op-1 overgezet. Er zijn echter ook rapporten van de oude RapportGenerator die zijn samengevoegd tot één rapport in de nieuwe RapportGenerator. Je vindt een overzicht van deze rapporten in de Checklist van Profit 8.
Eigenschappen van rapporten
Elk rapport heeft specifieke eigenschappen, zoals de velden Definitiegroep en Geblokkeerd. Deze eigenschappen zijn van belang voor de autorisatie (wie mag welk rapport raadplegen of onderhouden).
- Als een Profit-rapport van de oude RapportGenerator 1-op-1 is nagebouwd in de nieuwe RapportGenerator, dan worden de eigenschappen van het oude Profit-rapport (van Profit 7) tijdens de overgang naar Profit 8 overgenomen in het nieuwe Profit-rapport.
- Als meerdere Profit-rapporten van de oude RapportGenerator 1-op-1 zijn samengevoegd tot één nieuw rapport in de nieuwe RapportGenerator, dan worden de eigenschappen van het eerste oude Profit-rapport (van Profit 7) tijdens de overgang naar Profit 8 overgenomen in het nieuwe Profit-rapport.
Controleer na de overgang op Profit 8 bij deze rapporten of de eigenschappen correct gevuld zijn, dit kan van invloed op de autorisatie. Bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de definitiegroepen.
Welke rapporten zijn overgezet
Vanaf Profit 8 zie je in het veld Rapporttype welke rapporten al zijn overgezet:
- Classic report (oude RapportGenerator)
- New report (nieuwe RapportGenerator)
Filter in de kolom Onderhoud op Profit om alleen meegeleverde rapporten te zien.
In Profit 7 staat dit veld niet in de weergave, maar je kunt een weergave met dit veld toevoegen.
- Ga naar:
- Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport (alle rapporten)
- CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport
- Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
- HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport HRM
- HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport Payroll
- Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Rapport
- Maak een nieuwe weergave aan, waarin je het veld Rapporttype (omschrijving) opneemt.
Rapporten gebruiken voor verstrekkingen
Je kunt de rapporten van de nieuwe RapportGenerator nu ook gebruiken voor verstrekkingen, zoals loonstroken, jaaropgaven, aanmaningen, verkoopfacturen, projectfacturen, cursusbevestigingen, etc.
De rapporten die je voor verstrekkingen gebruikt, zijn gekoppeld in de eigenschappen van werkgevers (loonstroken en jaaropgaven), verkooprelatieprofielen, inkooprelatieprofielen, etc. De Profit-rapporten voor verstrekkingen zijn omgezet van de oude naar de nieuwe RapportGenerator. Zo gaan we om met gekoppelde rapporten:
- Gekoppelde Profit-rapporten worden automatisch vervangen
Als een oud Profit-rapport vervangen is door een nieuw rapport, dan wordt het nieuwe rapport automatisch gekoppeld (in plaats van het oude rapport).
Voorbeeld:
Je hebt het rapport Loonstrook (Profit) gekoppeld in de eigenschappen van een werkgever. Dit rapport is opnieuw gemaakt in de nieuwe RapportGenerator (hierdoor is het oude rapport vervangen door het nieuwe). Bij de overstap naar Profit 8 wordt het nieuwe rapport Loonstrook (Profit) automatisch gekoppeld in de eigenschappen van de werkgever.
- Klant-rapporten worden niet vervangen als deze ergens gekoppeld zijn.
Oude klant-rapporten blijven werken in Profit 8.
Voorbeeld:
Je hebt zelf een rapport Loonstrook EnYoi gemaakt in de oude RapportGenerator en dit gekoppeld in de eigenschappen van een werkgever. Bij de overstap naar Profit 8 blijft dit rapport bestaan en dit rapport blijft gekoppeld in de eigenschappen van de werkgever.
Mocht je het rapport Loonstrook EnYoi willen aanpassen, dan kan dit ook na de overstap naar Profit 8 nog. Het is dan echter een betere keuze om het rapport Loonstrook (Profit) te kopiëren en aan te passen (dit rapport is gemaakt in de nieuwe RapportGenerator!). Daarna koppel je het nieuwe loonstrookrapport in de eigenschappen van de werkgever.
Rapportlogo via de huisstijl
De huisstijl bestond al in Profit 7, maar er zijn enkele mooie uitbreidingen.
Je onderhoudt de huisstijlen nu via één centrale functie, namelijk Algemeen / Inrichting / Huisstijl. De standaardhuisstijl geldt voor de nieuwe RapportGenerator EN voor AFAS Pocket. Hiermee heb je dus één standaardhuisstijl die overal geldt.
Per huisstijl kun je een apart logo voor rapporten van de nieuwe RapportGenerator vastleggen. Hierdoor kun je per werkgever een apart logo gebruiken (voor loonstroken e.d.) en je hebt ook een apart logo per administratie (voor facturen e.d.). Als bij een werkgever of administratie geen specifieke huisstijl gekoppeld is, dan wordt de standaardhuisstijl gebruikt.
De huisstijl is van belang voor verstrekkingen (zoals loonstroken en facturen) waarvoor je rapporten van de nieuwe RapportGenerator gebruikt. In de nieuwe Profit-rapporten wordt de huisstijl en het logo van de werkgever of administratie standaard toegepast. Dit betekent het volgende na de overstap op Profit 8:
- In Algemeen / Inrichting / Huisstijl maak je per administratie/werkgever een huisstijl aan met het lettertype en het logo.
- In HRM / Organisatie / Werkgever, tabblad Voorkeurwaarde HRM, selecteer je per werkgever de huisstijl.
- In Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen, tabblad Verstrekking, selecteer je per administratie de huisstijl.
Zie verder:
Watermerk tonen op je rapport
Een watermerk is een tekst en/of afbeelding die op elke pagina van het rapport getoond wordt. Je kunt een watermerk bijvoorbeeld gebruiken om de tekst Concept af te drukken op conceptfacturen. Een andere toepassing: bij briefpapier kun je op elke pagina bijvoorbeeld een afbeelding afdrukken.
Zie verder: Watermerk toevoegen
QR-code of barcode op je rapport
Je kunt een barcode of QR-code tonen in een rapport. De barcode of QR-code kan op elk uitgevoerd rapport hetzelfde zijn, of je kunt deze baseren op een veld uit de gegevensverzameling.
Zie verder: Barcode of QR-code tonen
Opmaak toepassen op een tekstblok
De tekstblokken ken je natuurlijk al uit Profit 7. Handig om tekst met velden te combineren. Je kunt de tekst in een tekstblok nu ook opmaken!
Zie verder: Velden in het rapport plaatsen
Lijstbegrippen e.d. op het rapport zetten
Je kunt waarden uit de loonberekening nu op een rapport zetten. Denk hierbij aan lijstbegrippen, looncomponenten, grondslagen etc. Je voegt hiervoor extra velden toe aan de gegevensverzameling van het rapport.
Nog een handige feature: je kunt nu filteren in de veldenlijst.
Zie verder: Velden in het rapport plaatsen
Rekenvelden en functievelden
Scripten hoeft (en kan) niet meer in de nieuwe RapportGenerator. Gebruik de onderstaande opties.
Rekenen met velden
Je kunt een rekenveld toevoegen voor een berekening in het rapport. Bijvoorbeeld, wat is het effect van 10% korting? Maak een rekenveld met de inhoud Verkoopprijs*0,9 en klaar ben je!
Functievelden met conditionele inhoud
Je kunt functievelden maken waarvan de inhoud conditioneel getoond kan worden. Bijvoorbeeld: bij een lijst met cursussen geef je per cursus het minimumaantal deelnemers weer. Soms is dit echter niet gevuld, waardoor er geen minimumaantal verschijnt. Dan gebruik je een functieveld met de volgende werking:
Als het minimumaantal niet gevuld is, stel dit dan in op 5.
Als het minimumaantal wel gevuld is, toon dan het minimumaantal.
Functievelden met een totaal
Je kunt een functieveld maken van het type Totalisatie. Hiermee kun je van een veld niet alleen het totaal berekenen, maar ook de laagste waarde, de hoogste waarde, het aantal en het gemiddelde. Dit lijkt natuurlijk sterk op het totaliseren van een veld in de totalensectie, Een functieveld van het type Totalisatie biedt echter één groot voordeel: je kunt dit ook in berekeningen toepassen.
Zie verder: Velden in het rapport plaatsen
Meer mooie functionaliteit
- Je kunt OMR-streepjes afdrukken op rapporten. Dit kan nodig zijn voor machines die uitgeprinte rapporten verwerken/envelopperen.
- Je kunt een rapportfilter aanmaken dat bij het uitvoeren van het rapport altijd zal worden toegepast (dit bestond ook in de oude RapportGenerator). Dit is hetzelfde als een filter in de gegevensverzameling.
- Je kunt conditionele opmaak toepassen op velden. Je toont positieve getallen bijvoorbeeld in het groen en negatieve getallen in het rood.
- Je kunt een deel van een BSN- of IBAN-nummer verbergen met een veldinstelling.
- Je kunt randen om afbeeldingen plaatsen.
- In het afdrukvoorbeeld kun je een voorbeeldfilter toepassen, zodat je gericht kunt kijken naar bepaalde gegevens in het rapport.
- Als je een veld in de detailsectie plaatst, kun je het label direct in de bovenliggende sectie plaatsen. Veld en label worden automatisch aan elkaar gekoppeld. Nieuw is hier dat je een label ook achteraf aan een veld kunt koppelen. Dit vergemakkelijkt het onderhoud van het rapport.
- Je kunt het label van een veld verbergen, ook als het label als kolomtitel wordt gebruikt boven de detailsectie.
- Er zijn instellingen toegevoegd voor het groeien en krimpen van onderdelen van het rapport.