Inkoopaanvraag zonder procuratieschema

Alle medewerkers uit je organisatie kunnen verbruiksartikelen bestellen. Dit kan gestructureerd met deze workflow, Inkoopaanvraag zonder procuratieschema (Profit). De medewerker bestelt zelf vanuit een actie in de flow de artikelen. Na goedkeuring door de budgethouder kunnen deze direct besteld worden. De artikelen uit de productcatalogus kunnen ook klaargezet worden voor het genereren van één centrale inkooporder. De bestelling bij de vaste leveranciers via de OCI-koppeling komt ook in de flow terecht zodra je de webshop verlaat.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Aan de standaard workflow is de statustabel Status inkoopaanvraag gekoppeld. De workflow manager van de omgeving wordt als standaard gekozen. Er vinden geen controles plaats. Er wordt geen waarde toegekend aan een veld en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de flow of het bereiken van een taak.

Let op:

Heb je een inkoper of inkoopafdeling dan moet je bij de Taak bestemd voor de gebruiker bij de actie Bestelling plaatsen wijzigen. Deze wordt standaard door de instuurder en de huidige vervanger van de instuurder gedaan.

Heb je een inkoopafdeling en de taken komen bij deze groep medewerkers terecht, zorg dan ook voor de actie Maak mij verantwoordelijk.

Als je de aanvraag wilt laten beoordelen door de direct leidinggevende van de instuurder dan moet je de bestemming van de stap Ter beoordeling beoordelaar aanpassen van beoordelaar naar leidinggevende van de instuurder.

Condities

Binnen de standaard workflow worden alle beoordelingsstappen conditioneel afgehandeld als de betreffende beoordelaar niet is gevonden. Aan het begin van de workflow wordt automatisch gecontroleerd of er beoordelaars aanwezig zijn.

• Aanvraag uit productgroep

  Als de regel uit de productcatalogus komt wordt de actie voor het klaarzetten voor genereren inkooporder en wordt de bestelling binnen Profit afgehandeld.

• Bevat minstens één beoordelaar

  Aan deze conditie wordt voldaan als er een beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is.

• Bevat niet minstens één beoordelaar

  Als er geen beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is om goed te keuren.

• Geen beoordelaar

  Als er geen beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen projectleiders

  Als er geen projectleider is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen 1e tot en met 5e beoordelaar

  Als er geen 1e tot en met de 5e beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

• Geen budgethouders

  Als er geen budgethouder is, wordt de taak automatisch afgehandeld

  Let op:

  Condities worden standaard eenmalig geëvalueerd als de workflow in de taak komt. Je kunt dit aanpassen naar Conditioneel (via geplande taak).Hierdoor kan de workflow meerdere keren geëvaluseerd worden. Als je deze methode gebruikt, moet je ook een geplande taak inrichten. Voor meer informatie, zie Conditie op workflowtaak inrichten.

Speciale acties

Met de speciale acties van de standaard workflow is het mogelijk om automatisch een aantal handelingen uit te voeren die het proces van de flow verder brengt. Denk daarbij aan aanpassen van een status of het maken van een nieuw gegeven uit de bron.

• Aanmaken en verstrekken inkooporder

  Je maakt direct een inkooporder of inkooporders aan van de artikelregels. De aanvraag wordt gesplitst naar leverancier en via de mail verzonden.

• Afhandelen inkoopaanvraag

  Je handelt de aanvraag handmatig af. Dit gebruik je als je beschikt over een magazijn en het artikel uit de aanvraag is nog voorhanden.

• Afkeuren inkoopaanvraag

  De aanvraag wordt door één van de beoordelaars afgewezen.

• Goedkeuren inkoopaanvraag

  De status van de inkoopaanvraag wordt van In aanvraag naar goedgekeurd gezet. Hierdoor kan er een er een offerte of een inkooporder worden gegenereerd.

• Opnieuw insturen inkoopaanvraag

  Na de actie afkeuren door een beoordelaar wordt de status afgekeurd en komt de taak weer terug bij de instuurder.

Waarom welke stappen?

Je verkrijgt goedkeuring voor de bestelling in plaats van gedoe over geleverde regels op de factuur. De goedkeuring wordt gedaan voor meerdere projecten en meerdere budgethouders. Voor het bestellen bij de leverancier heb je geen inkoper nodig, want de bestelling wordt direct gedaan vanuit de workflow door de instuurder. Bij het afkeuren van de aanvraag komt de status van de aanvraag op afgekeurd te staan. De aanvraag komt bij de instuurder uit die de aanvraag kan aanvullen en opnieuw insturen of volledig laten vervallen.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Geen.