Logboek (logging van gewijzigde gegevens)

In het logboek kun je voor een aantal bestanden bijhouden welke gebruiker gegevens heeft toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Je bepaalt welke gegevens je wilt loggen. Als het logboek te groot wordt, schoon je dit op.

Let op: 

Als je het logboek gaat gebruiken, zal het opslaan van wijzigingen in Profit iets langer duren, omdat het logboek telkens moet worden bijgewerkt.

De logging is uitgebreid met de volgende tabellen:

• Inkooporder, Inkooporderregel
• Inkoopaanvraag, Inkoopaanvraagregel
• Code verbijzondering
• Item, Artikel, Samenstelling (kop), Kosten, Werksoort, Btw-tariefgroep per item, Itemcode verkooprelatie, Itemcode inkooprelatie, Itemcode magazijn, Eenheid per item
• Prijzen en kortingen: Kostprijs, Inkoopprijs, Verkoopprijs, Verrekenprijs, Inkoopkorting, Verkoopkorting

Logboek beheren

Je bepaalt van welke gegevens (velden) je wijzigingen in het logboek wilt bijhouden. Profit zal de gegevens pas loggen vanaf het moment dat je de logging van de gewenste gegevens hebt geactiveerd. Het loggen kan niet met terugwerkende kracht plaats vinden.

Logboek beheren:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Logboek / Beheer.

   Je ziet de logtabellen waarop logging kan worden bijgehouden. Aan de velden Toevoegen, wijzigen en Verwijderen zie je het type logging dat nu wordt bijgehouden.

2. Dubbelklik op een logtabel die je wilt wijzigen.
3. Op het tabblad Algemeen bepaal je welke wijzigingen je wilt bijhouden:
   • Toevoegen: als in een leeg veld een waarde wordt ingevuld, wordt deze actie in het logboek weggeschreven.
   • Verwijderen: als een veld wordt leeggemaakt, wordt deze actie in het logboek weggeschreven.
   • Wijzigen: als de waarde in een veld wordt gewijzigd, wordt deze actie in het logboek weggeschreven.
4. Op het tabblad Logvelden bepaal je voor welke velden je de logging wilt bijhouden.

   Let op: 

   De keuzen Toevoegen, Verwijderen en Wijzigen zijn van toepassing op alle geselecteerde velden in het bestand of de tabel. Voor verschillende bestanden en tabellen kun je echter wel verschillende acties kiezen. Een combinatie van acties is mogelijk.

5. Klik op: Voltooien.

   Vanaf het moment dat je de instellingen hebt vastgelegd, wordt het logboek bijgehouden.

Logboek raadplegen

Je bekijkt de mutaties die door Profit in het logboek geplaatst zijn.

Als bepaalde mutaties niet worden gelogd, moet je de inrichting aanpassen.

Logboek raadplegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Logboek / Overzicht mutatie.
2. Selecteer de weergave.

   Je ziet een weergave met gelogde gegevens (sorteer eventueel de kolom Mutatie datum/tijd aflopend).

   • De nieuwe waarde in een veld (bij toevoegen of wijzigen).
   • De oude waarde in een veld (bij verwijderen en wijzigen).
   • De datum en tijd waarop de mutatie is uitgevoerd.
   • De gebruiker die de mutatie heeft uitgevoerd.
3. In de kolom Log type kunnen de volgende waarden staan:
   • I (Insert): toegevoegd
   • U (Update): gewijzigd
   • D (Delete): verwijderd

   Let op: 

   Bij vrije velden waaraan een vrije tabel gekoppeld is, wordt de oude en nieuwe waarde niet getoond in het logboek. Wel zie je een regel waaruit blijkt dat er een mutatie heeft plaatsgevonden.

   Je kunt in deze situatie de nieuwe waarde wel opvragen in een rapport of analyse. Het rapport of de analyse moet gebaseerd zijn op één van de gegevensverzamelingen Overzicht mutatie (incl. autorisatie) of Overzicht mutatie (excl. autorisatie).

   In deze gegevensverzamelingen is standaard een aantal functievelden aanwezig, bijvoorbeeld Veld (label). Dit is de naam van het veld op het scherm. Als Profit bijvoorbeeld een wijziging van het veld Organisatorische eenheid bij een medewerker gelogd heeft, bevat de kolom Veld de waarde Organisatorische eenheid. Dit zijn waarden in de taal van de gebruiker waarop je niet effectief kunt filteren.

Gegevens raadplegen via analyses:

Je kunt deze weergaven voor het raadplegen van de logging niet wijzigen. Om meer inzicht te krijgen (naast de gegevens die in de weergave getoond worden), kun je een analyse maken op basis van de onderstaande gegevensverzamelingen:

Logging op wijzigingen in de logging raadplegen

Als je de logging wijzigt via Algemeen / Inrichting / Logboek / Beheer, dan worden deze wijzigingen als zodanig ook gelogd. Hiermee kun je dus zien of iemand de instellingen van de logging gewijzigd heeft. Deze logging is altijd ingeschakeld en kan niet worden uitgeschakeld. Gelogde regels kunnen niet worden verwijderd.

Logging op wijzigingen in de logging raadplegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Logboek / Mutaties autorisatie.
2. Open de weergave: 
   • Logging gelogde tabellen
   • Logging gelogde velden

Logboek opschonen

Het logboek kan erg groot worden, daarom kun je dit opschonen.

Wijzigingen in de logging worden zelf ook gelogd. Deze logregels kunnen niet worden verwijderd.

Logboek opschonen:

1. Ga naar: 
   • HRM / Beheer / Parameterlogboek / Opschonen
   • Algemeen / Inrichting / Logboek / Opschonen

   Profit toont de bestanden en tabellen waarop logging plaatsvindt (je ziet alleen de tabellen in het algemene logboek, niet in het parameterlogboek). Per bestand wordt het aantal mutaties getoond en de datum en tijd van het oudste record.

2. Vink de bestanden aan die je wilt opschonen of klik op Alles om alle bestanden aan te vinken.
3. In Opschonen ouder dan: vul je de datum en het tijdstip in waarvoor je de mutaties wilt laten opschonen. De mutaties met een datum en tijd vóór de ingegeven datum en tijd worden verwijderd.
4. Klik op: Voltooien. 

   Het logboek wordt opgeschoond.