Dashboard Verzuim: MSS
Vallen jouw verzuimcijfers binnen de norm?
Introductie
Met dit dashboard wordt het mogelijk om als manager te analyseren hoe het verzuim binnen je afdeling geregistreerd staat.
Let op:
Bij een aanpassing in de autorisatietool wordt de autorisatie in het dashboard pas de volgende dag bijgewerkt.
Je beschikt over twee Verzuim MSS dashboards:
- Verzuim MSS met medewerker autorisatie
- Dit dashboard wordt geautoriseerd op basis van het autorisatiefilter HRM - Medewerkers.
- Verzuim MSS met OE autorisatie
- Dit dashboard wordt geautoriseerd op basis van het autorisatiefilter HRM - Organisatorische eenheden.
- Dit dashboard genereert alleen gegevens als het autorisatiefilter in gebruik is. Als het filter niet in gebruik is, zie je geen data in het dashboard.
|
Inhoud |
Inrichting
Voor dit dashboard is het van belang dat er een geplande taak actuele gegevens vernieuwen zijn , die dagelijks wordt uitgevoerd om de medewerkers dagelijks juist in het organigram te tellen.
Er moet ook een geplande taak vullen HRM tabellen tbv Profit BI met op het instellingen tabblad maand of 4 weken afhankelijk van je eigen voorkeur.
Let op:
Als je deze taak uitvoert met de jaartabel, zie je maar één regel per jaar ongeacht de maand die je selecteert.
Via HRM / Beheer / Instellingen op het tabblad Dashboard verzuim moet je de verzuimnorm en de filters voor het extra verzuimpercentage, zodat je bijvoorbeeld verzuim als gevolg van zwangerschap buiten het reguliere percentage laat zien. Ook Dashboard duurklasse en Dashboard duurklasse 2 zijn tabbladen die gevuld moeten zijn. Op het tabblad Dashboard vul je de je formatie-instellingen en bepaal je de hoeveel jaar vooruit en hoeveel jaar historie je in de HRM dashboards ziet. Het aantal toekomstige jaren leg je vast op het tabblad Aan- en afwezigheid. Het aantal jaren historie kun je alleen aanpassen met een consultcode via Support.
Let op:
Wat moet je instellen om het ziekteverzuim als gevolg van zwangerschap in het extra verzuimpercentage te krijgen?
Op het tabblad Dashboard verzuim in de HRM instellingen:
Bij Verzuim het filter type verzuim: !=ZW;ZZW
Bij Extra verzuimpercentage het filter type verzuim: =ZW;ZZW
Verzuim
Wil je gebruik maken van de verzuimcijfers, dan zul je het verzuim binnen Profit moeten vastleggen.
Toegepaste berekeningen
Binnen het dashboard verzuim wordt op alle tabbladen gewerkt met verschillende rekenregels.
- Voortschrijdend
Er wordt steeds over één heel jaar geselecteerd voor de berekening. Als de huidige maand mei 2018 is , dan wordt er gekeken naar juni 2017 tot en met mei 2018.
- Kalenderjaar
Kalenderjaar (YTD) (Year to date, of lopend jaar) gaat uit van 1 januari dit jaar tot en met vandaag.
- Periode
Er wordt gekeken naar de maand.
Voor verzuimdagen wordt afhankelijk van je instelling de volgende berekening gemaakt.
- Verzuimdagen (ongewogen) en kalenderdagen (ongewogen)
verzuimdagen / Ongewogen kalenderdagen
- Verzuimdagen (incl. pt % en aanwz. %) en Kalenderdagen (incl. pt %)
(Ongewogen verzuimdagen * pt % * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl. pt %) en kalenderdagen (incl. pt %)
(Ongewogen verzuimdagen * pt %) / (Ongewogen kalenderdagen * pt %)
- Verzuimdagen (incl aanwz.%) en kalenderdagen (ongewogen)
(Ongewogen verzuimdagen * (100-Aanw.%)) / (Ongewogen kalenderdagen)
- Verzuimuren en roosteruren
Verzuimuren / Roosteruren
Als een hersteldmelding plaats vindt op een niet-roosterdag wordt het aantal dagen berekend tot en met de laatste roosterdag.
De berekening van de kengetallen houdt rekening met verschillende voorwaarden. Wij hanteren de NVS standaard voor verzuimregistratie: Nationale verzuimstatistiek en voor de berekening van de voortschrijdende kengetallen hanteren wij de standaard van Vernet.
Kengetallen
Op dit tabblad zie je in één oogopslag het actuele verzuimpercentage ten opzichte van de norm. Het actueel nulverzuim en de actuele meldingsfrequentie.
Wat kan je selecteren
Je kunt filters instellen voor de werkgever en het organigram en de maand.
Let op:
Standaard wordt de huidige maand geselecteerd.
Bij de doorsnede kun je kiezen uit : Medewerker, afdeling en functie
Bij berekening kun je kiezen voor:
- Verzuimpercentage, meer informatie hierover vind je hier.
- Meldingsfrequentie, meer informatie hierover vind je hier.
- Verzuimduur, is het gemiddeld aantal dagen verzuim van de verzuimmeldingen. Totaal aantal ziektedagen/ aantal verzuimmeldingen. De verzuimduur wordt berekend per verzuimmelding. Ook bij doorlopend verzuim, wordt de verzuimduur per melding berekend
- Nulverzuim ,het aantal medewerkers met 0 verzuimdagen / totaal aantal medewerkers *100
- Bradford factor, het aantal meldingen²*aantal dagen verzuim. (3 keer 4 dagen ziek is dus een waarde van 36 als bradford factor.( 3*3)*4=36)
- Verzuimpercentage extra verzuim, is het aantal verzuimdagen ten opzichte van het aantal beschikbare dagen, voor de meldingen van de verzuimtypes van het extra verzuim in de HRM instellingen.
- Verzuimduur afgesloten verzuim, is het gemiddeld aantal dagen verzuim van de afgesloten verzuimmeldingen.Totaal aantal ziektedagen/ aantal verzuimmeldingen
Bij de rekenregel kun je snel wisselen tussen één van de drie rekenregels.
Let op:
Als je bij de meldingsfrequentie de rekenregel maand kiest, dan is niet elke maand gelijk, maar is afhankelijk van het aantal dagen in de maand. Een maand van 30 dagen is 1.01 en een maand van 31 dagen is 0.98.
Voor de lopende maand wordt het aantal dagen genomen van de verstreken periode. Als de cockpit tot de 14de van januari is bijgewerkt wordt voor het aantal medewerkers 14/31 berekend.
Cijfers per periode
Per periode van een maand of kwartaal ben je in staat om zeven verschillende kengetallen in grafiekvorm te tonen. Uiteraard kun je op dit tabblad ook door-zoomen binnen je organigram.
Wat kan je selecteren
Je kunt filters instellen voor de werkgever en het organigram. Nadat je de werkgever hebt gekozen en bevestigd kun je door-zoomen naar de volgende laag in je organisatie totdat je op de laagste laag uit je organigram bent uitgekomen.
Bij berekening kun je kiezen voor:
- Verzuimpercentage, meer informatie hierover vind je hier.
- Meldingsfrequentie, meer informatie hierover vind je hier.
- Verzuimduur, is het gemiddeld aantal dagen verzuim van de verzuimmeldingen. Totaal aantal ziektedagen/ aantal verzuimmeldingen. De verzuimduur wordt berekend per verzuimmelding. Ook bij doorlopend verzuim, wordt de verzuimduur per melding berekend
- Nulverzuim ,het aantal medewerkers met 0 verzuimdagen / totaal aantal medewerkers *100
- Bradford factor, het aantal meldingen²*aantal dagen verzuim. (3 keer 4 dagen ziek is dus een waarde van 36 als bradford factor.( 3*3)*4=36)
- Verzuimpercentage extra verzuim, is het aantal verzuimdagen ten opzichte van het aantal beschikbare dagen, voor de meldingen van de verzuimtypes van het extra verzuim in de HRM instellingen.
- Verzuimduur afgesloten verzuim, is het gemiddeld aantal dagen verzuim van de afgesloten verzuimmeldingen.Totaal aantal ziektedagen/ aantal verzuimmeldingen
Bij de rekenregel kun je snel wisselen tussen één van de drie rekenregels. Bij periode kun je wisselen tussen maand of kwartaal.
De grafiek
Binnen de gekozen berekening is de trend goed zichtbaar.
Cijfers per jaar
Per periode van een maand of kwartaal ben je in staat om zeven verschillende kengetallen in grafiekvorm te tonen van een geselecteerd jaar. Uiteraard kun je op dit tabblad ook door-zoomen binnen je organigram.
Wat kan je selecteren?
Je kunt filters instellen voor werkgever, organigram en jaar. Standaard wordt het huidige jaar geselecteerd, maar dit kan gewijzigd worden.
In de grafiek worden de cijfers van het geselecteerde jaar per maand of kwartaal weergegeven. Vervolgens kan je, door middel van de schuifjes, zelf bepalen welke gegevens er in de grafiek weergegeven moeten worden. Standaard worden de cijfers per periode, de periode van vorig jaar en het Year to Date (YTD) cijfer weergegeven. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:
- Voortschrijdend jaar [jaar]: zet het schuifje aan/uit om in de grafiek de lijn van het voortschrijdend gemiddelde weer te geven of juist te verbergen.
- YTD [jaar]: zet het schuifje aan/uit om in de grafiek de lijn van het Year to Date (YTD) cijfer weer te geven of juist te verbergen.
- Maand [jaar]: zet het schuifje aan/uit om in de grafiek de staven van het maandcijfer weer te geven of juist te verbergen.
- Maand [ vorig jaar]: zet het schuifje aan/uit om in de grafiek de staven van het maandcijfer van vorig jaar weer te geven of juist te verbergen.
Bij Berekening kun je kiezen voor:
- Verzuimpercentage, meer informatie hierover vind je hier.
- Meldingsfrequentie, meer informatie hierover vind je hier.
- Verzuimduur, is het gemiddeld aantal dagen verzuim van de verzuimmeldingen. Totaal aantal ziektedagen / aantal verzuimmeldingen. De verzuimduur wordt berekend per verzuimmelding. Ook bij doorlopend verzuim, wordt de verzuimduur per melding berekend.
- Nulverzuim, het aantal medewerkers met 0 verzuimdagen / totaal aantal medewerkers * 100.
- Bradford factor, het aantal meldingen² * aantal dagen verzuim. (3 keer 4 dagen ziek is dus een waarde van 36 als Bradford factor (3*3)*4 = 36).
- Verzuimpercentage extra verzuim, is het aantal verzuimdagen ten opzichte van het aantal beschikbare dagen, voor de meldingen van de verzuimtypes van het extra verzuim in de HRM instellingen.
- Verzuimduur afgesloten verzuim, is het gemiddeld aantal dagen verzuim van de afgesloten verzuimmeldingen. Totaal aantal ziektedagen / aantal verzuimmeldingen.
Let op:
Is een verzuimmelding niet afgesloten, maar de duur van deze melding is hoger dan 730 dagen, dan wordt de melding beschouwd als afgesloten verzuim voor de duur van 730 dagen. Dit is direct ook het maximum aantal dagen dat een verzuimmelding voor het afgesloten verzuim kan duren.
Cijfers per verzuimduurklasse
Bepaal zelf welke grafiek of details je wilt zien. Standaard kijk je naar de voortschrijdende cijfers, maar je kunt eenvoudig wisselen naar kalenderjaar(YTD).
Let op:
Deze pagina wordt gemaakt voor de huidige maand en deze selectie verdwijnt weer bij het verlaten van de pagina en in de vorige bladen mag niet gekozen zijn voor de methode maand, dus kies rechtsboven voor voortschrijdend of kalenderjaar(YTD).
Wat kan je selecteren
Je kunt filters instellen voor de werkgever en het organigram. Nadat je de werkgever hebt gekozen en bevestigd kun je door-zoomen naar de volgende laag in je organisatie totdat je op de laagste laag uit je organigram bent uitgekomen. Bij de berekening kun je kiezen voor verzuimduur of verzuimmeldingen. Bij de rekenmethode kun je snel wisselen tussen voortschrijdend, kalenderjaar (YTD) of maand.
De grafiek
De grafiek toont standaard het verzuimpercentage o.b.v. verzuimduur voortschrijdend per verzuimklasse. Tel je alle klasse bij elkaar op dan is de uitkomst gelijk aan de het verzuimpercentage op het kengetallen tabblad.
De grafiek op basis van de totale verdeling toont het procentuele aandeel van de verzuimklasse in het totale ziekteverzuim.
Je kunt ook de details van de berekening tonen als je kiest voor details.
Toegepaste berekeningen
- Verzuimklasse:
In dit werkblad worden alle verzuimmeldingen aan een verzuimklasse toegekend. Deze verzuimklassen worden bepaald op basis van de HRM instellingen, tabblad ‘Dashboard duurklasse’. Per verzuimmelding wordt de verzuimduur bepaald op basis van de gehele looptijd van deze melding. Deze totale looptijd valt binnen een verzuimklasse. - Verzuimduur:
Het totaal aantal dagen van een verzuimmelding, op basis van de gehele looptijd van deze melding. - Verzuimduurpercentage:
Het percentage van de verzuimduur wordt berekend door het totaal aantal verzuimdagen binnen een categorie te delen door het totaal aantal verzuimdagen over alle categorieën heen. - Verzuimpercentage verzuimduur:
Het totale verzuimpercentage afgezet tegen het verzuimduurpercentage. - Verzuimmeldingen:
Het aantal unieke verzuimmeldingen binnen een verzuimklasse. - Verzuimmeldingspercentage:
Het percentage van de verzuimmeldingen wordt berekend door het totaal aantal verzuimmeldingen binnen een categorie te delen door het totaal aantal verzuimmeldingen over alle categorieën heen. - Verzuimpercentage verzuimmeldingen:
Het totale verzuimpercentage afgezet tegen het verzuimmeldingspercentage.
Cijfers per weekdag
Op welke dag van de week starten de meeste ziekmeldingen.
Wat kan je selecteren
Je kunt filters instellen voor de werkgever en het organigram. Nadat je de werkgever hebt gekozen en bevestigd kun je door-zoomen naar de volgende laag in je organisatie totdat je op de laagste laag uit je organigram bent uitgekomen.
De doorsnede is een extra verdichting van de grafiek en bied tal van mogelijkheden om dwars door je medewerkersbestand een vergelijking te trekken over het verzuim. Je hebt de keuze uit:
- Medewerker
- Afdeling
- Functie
Bij terugkijken kun je wisselen tussen dit jaar en vanaf vandaag – 2 jaar.
Bij medewerkers kun je snel een keuze maken tussen iedereen of in dienst.
De tabel
Het totaal van de tabel wordt in het vet weergegeven en is aflopend gesorteerd op het aantal meldingen.
Details meldingen
Zoeken en bladeren door de details.
Wat kan je selecteren
Je kunt filters instellen voor de werkgever en het organigram. Nadat je de werkgever hebt gekozen en bevestigd kun je door-zoomen naar de volgende laag in je organisatie totdat je op de laagste laag uit je organigram bent uitgekomen.
Bij verzuimmeldingen kun je snel schakelen tussen de openstaande of alle meldingen.
Als de functionaliteit Onderwijs is geactiveerd in de omgeving, dan bevat de tabel ook de KPI met het percentage vervangingen. Dit gebeurt op basis van de volgende formule: Aantal unieke verzuimmeldingen met vervanging / Totaal aantal unieke verzuimmeldingen.