Inrichten uitwisseling stamgegevens (Bakkerijen)

De uitwisseling van stamgegevens centraal/decentraal richt je eerst in.

Inrichten decentrale omgeving (Bakkerijen)

Decentrale omgeving inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Centraal beheer / Decentrale omgeving 
2. Open de eigenschappen van een Decentrale omgeving.
3. Geef de Decentrale omgevingsnaam in.
4. Geef de Decentrale testomgevingsnaam in.

   De centrale omgeving heeft de mogelijkheid om een testbestand te versturen. Je kunt dit bestand vervolgens importeren in een testomgeving.

5. Klik op: OK.

Uitzonderingen Inrichten uitwisseling stamgegevens (Bakkerijen)

Bij de uitwisseling wordt gebruik gemaakt van gegevenssets. Het is mogelijk om per decentrale omgeving af te wijken van de algemene gegevensset. Dit doe je door uitzonderingen vast te leggen. Bijvoorbeeld je wilt een bepaald item met een bepaalde deegregel alleen voor decentrale omgeving Bakker X vastleggen en met hen uitwisselen.

Een uitzondering maakt een item als het ware exclusief. Als je een uitzondering met meerdere omgevingen wilt uitwisselen, moet je voor elke omgeving een uitzondering toevoegen.

Voor het uitwisselingsbestand geldt dat altijd alle uit te wisselen gegevens in het bestand worden meegenomen, ongeacht naar welke decentrale omgeving het gaat. In het uitwisselingsbestand worden alleen de gewijzigde gegevens meegenomen. Bij het inlezen van het uitwisselingsbestand in de decentrale omgeving wordt bepaald welke gegevens ingelezen moeten worden.

Let op: 

Een uitzondering wordt alleen met de decentrale omgeving waarvoor hij is vastgelegd uitgewisseld. De andere decentrale omgevingen zien de itemcode niet (meer) in het uitwisselingsbestand.

Uitzondering per decentrale omgeving vastleggen:

1. Ga naar: Algemeen / Centraal beheer / Decentrale omgeving.
2. Open de eigenschappen van een decentrale omgeving.
3. Ga naar het tabblad: Uitzonderingen.
4. Selecteer het Type uitzondering.
5. Selecteer de Itemcode.
6. Afhankelijk van het geselecteerde Type uitzondering kun je nu verschillende aanvullende gegevens vastleggen.
7. Klik op: Voltooien.

Uitzonderingen vastleggen voor meerdere decentrale omgevingen:

In de centrale omgeving kun je voor een decentrale omgeving een uitzondering vastleggen.

1. Ga naar: Algemeen / Centraal beheer / Decentrale omgeving.
2. Klik op de actie: Uitzonderingen.
3. Selecteer het Type uitzondering.
4. Selecteer de Itemcode.
5. Klik op: Volgende.
6. Selecteer de decentrale omgeving(en) waarvoor je de uitzondering wilt vastleggen.

   Als je gebruik maakt van multiselect (Ctrl+S) kun je meerdere omgevingen in één keer selecteren.

7. Afhankelijk van het geselecteerde Type uitzondering kun je nu verschillende aanvullende gegevens vastleggen.
8. Klik op: Voltooien.

   Let op:

   Je kunt de vastgelegde uitzonderingen niet aanpassen. Als je iets wil wijzigen moet je de uitzondering verwijderen en een nieuwe uitzondering vastleggen.

Uitwisseling prijzen instellen (Bakkerijen)

Je kunt in de centrale omgeving instellen of prijzen per decentrale omgeving wel of niet uitgewisseld moeten worden. Het gaat dan om de verkoop- en de inkoopprijzen. Er zijn twee instellingen:

• Uitwisselen verkoopprijzen
• Uitwissen inkoopprijzen

Als de velden aangevinkt zijn, stuurt Profit geen in- en verkoopprijzen mee in de download naar de decentrale omgevingen. Dit is dus per decentrale omgeving in te stellen.

Let op: 

Als je velden uitvinkt en op een later moment weer aanvinkt, dan worden alle tussenliggende mutaties in in- en/of verkoopprijzen alsnog meegenomen in de download.

Uitwisseling prijzen per decentrale omgeving vastleggen in de centrale omgeving:

1. Ga naar: Algemeen / Centraal beheer / Decentrale omgeving.
2. Open de eigenschappen van een decentrale omgeving.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vink de vinkjes aan of uit.
5. Klik op: Voltooien.

Communicatieprofiel Centraal Beheer instellen (Bakkerijen)

Voor de uitwisseling van berichten voor het centraal beheren van gegevens moet je het communicatieprofiel Communicatie t.b.v. centraal beheer inrichten.Bij deze functie fungeert BakeFive als centrale communicatieserver. Alle andere bakkerijen fungeren als decentrale communicatieservers. Alleen de decentrale communicatieservers stellen het communicatieprofiel in.

Je stelt dit communicatieprofiel in in de omgeving die je hebt ingesteld als communicatieomgeving.

Let op: 

Dit communicatieprofiel is alleen beschikbaar met de licentie Bakkerijen.

Je moet voor deze functie geautoriseerd zijn.

Het communicatieprofiel instellen bestaat uit de volgende stappen:

• Vraag een communicatiesleutel aan

  Dit kun je per e-mail of telefonisch doen, afhankelijk van de afspraak met BakeFive.

• Importeer de communicatiesleutel in het profiel CBP

  Zodra je een e-mail hebt ontvangen met de sleutel in een bestand, importeer je de sleutel in het communicatieprofiel 'Communicatie t.b.v. centraal beheer (CBP)'.

• Stel eventueel de proxyserver in

  Indien van toepassing, stel je vervolgens de verbinding voor de proxyserver in.

• Test de verbinding

  Controleer of de verbinding werkt.

Als je dit hebt ingesteld, ben je klaar voor het uitwisselen van berichten in het kader van de functie Centraal Beheer.

Communicatiesleutel downloaden

Tijdens de communicatie via de Communicatieservice wordt in enkele communicatieprofielen gebruik gemaakt van een communicatiesleutel. Deze bestaat uit een wachtwoord en een gebruikersnaam.

Je ontvangt de communicatiesleutel per e-mail en kunt hem direct importeren. Je ontvangt altijd een communicatiesleutel voor een specifieke functie/communicatieprofiel.

Communicatiesleutel importeren:

1. Als je de communicatiesleutel als bijlage hebt ontvangen bij een e-mail, sla je de bijlage op.
2. Start Profit.
3. Open de omgeving die je hebt ingesteld als communicatieomgeving.
4. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
5. Open de eigenschappen van het relevante communicatieprofiel.
6. Klik op: Acties / Importeer sleutel.
7. Blader naar de map waar je de sleutel hebt opgeslagen.
8. Selecteer de sleutel en klik op Openen.
9. Klik op: Opslaan en sluiten. 

   Profit importeert de sleutel.

10. Klik op: Voltooien. 

    Je ziet nu dat in het tabblad Authenticatie de gebruikersnaam en het wachtwoord gevuld zijn.

11. Stel eventueel de Verbinding in als je gebruik maakt van een proxyserver.
12. Test dan de verbinding.

Proxy-server instellen

In het communicatieprofiel kun je per functie de Proxy-instellingen vastleggen. Hiervoor moet je o.a. het authenticatietype en het proxyserveradres aangeven.

Hieronder een aantal voorbeelden van geldige proxyserveradressen:

• proxy.server.nl
• proxy.server.nl:8080
• http://proxy.server.nl*
• http://proxy.server.nl:8080*
• https://proxy.server.nl
• https://proxy.server.nl:8080

  Let op:

  Bij het In service communicatieprofiel kun je alleen proxyserveradressen gebruiken met het protocol 'http', 'https' of 'socks4'.

  Let op:

  Neem contact op met de systeembeheerder voor de correcte proxyserverinstellingen.

Als je gebruik maakt van een Proxy server, moet je het volgende doen:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het communicatieprofiel (Centraal beheer, Communicatie met Digipoort, Centrale facturering of het communicatieprofiel voor in service verwerking).
3. Ga naar het tabblad: Verbinding.
4. Selecteer het Type authenticatie voor de verbinding:
   1. Proxy met Windows-authenticatie: selecteer deze optie als op de proxyserver wordt ingelogd via Windows authenticatie. Als je deze optie kiest hoef je alleen nog het proxyserveradres in te vullen.
   2. Anonieme proxy: Als je deze optie selecteert, hoef je alleen het adres van de proxyserver in te vullen.
   3. Proxy met gebruikersnaam/wachtwoord authenticatie: vul behalve het proxyserveradres ook de gebruikersnaam en het wachtwoord in van de account waarmee de communicatie plaatsvindt.
5. Klik op: Voltooien.

Test de verbinding

Als je het communicatieprofiel hebt ingesteld kun je het testen.

Communicatieprofiel testen:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
2. Selecteer het communicatieprofiel.
3. Klik op de actie: Test verbinding. Er wordt nu een testbericht verstuurd.

   Vervolgens krijg je de melding dat de verbinding zonder fouten is voltooid.

4. Als je een foutmelding krijgt, doe het volgende:
   1. Loop de instellingen nogmaals na.
   2. Controleer de firewall-instellingen.
   3. Raadpleeg het AFAS Help Center.
   4. Voer nogmaals de actie Test verbinding uit.

Het instellen van het communicatieprofiel is nu gereed.

Je kunt nu berichten uitwisselen via de communicatieservice voor de functie die je hebt ingesteld.

Geplande taak Uitwisseling stamgegevens inrichten

Richt de geplande taak Uitwisseling stamgegevens in.

Uit te voeren bijv. vóór verwerking pakbonnen.

Let op:

De Peildatum is de dag waarop het uitgevoerd wordt.

De Toelichting is verplicht.

Zie ook:

• Geplande taken

Vastleggen decentrale omgeving per verkooprelatie

Je kunt per verkooprelatie aangeven vanuit welke decentrale omgeving(en) de producten worden geleverd. Bij het uitwisselen van de gegevens worden alleen de gegevens van die verkooprelatie geleverd.

Let op:

Per verkooprelatie worden de facturen altijd centraal of decentraal gefactureerd. Je kunt de instelling achteraf wel aanpassen, maar dit heeft alleen gevolgen voor de nieuwe pakbonnen en niet voor de bestaande.

Maak de decentrale omgeving(en) aan waarvan de verkooprelatie artikelen ontvangt:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie.
2. Open de eigenschappen van een verkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Decentrale omgevingen.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de omgeving waarvan de verkooprelatie producten ontvangt.
6. Vul de velden in. 

   Bij de koppeling van verkooprelaties aan decentrale omgevingen leg je een begin- en einddatum vast, deze koppelingen mogen elkaar overlappen. Er kunnen namelijk meerdere decentrale omgevingen zijn, die aan dezelfde verkooprelatie leveren.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Handmatige emballage-facturen

Om emballage-facturen via de centrale facturering te kunnen verwerken, volg je de volgende stappen.

Handmatige emballage-facturen verwerken:

1. Vraag bij de Centrale Omgeving een verpakkingsartikel aan met een Em-nummer.
2. Dit emballage-artikel krijg je via de centrale download binnen.
3. Koppel dit emballage-artikel aan een centraal onderhouden OE-artikel.
4. Boek nu de pakbonnen op het OE-artikel. Bij het voltooien van de pakbonnen worden er verpakkingsregels aangemaakt voor de emballage-artikelen.
5. De pakbonnen worden klaargezet voor de centrale facturering en worden verder centraal opgepakt.