Budgethouders vastleggen

Een budgethouder is in een bepaalde administratie verantwoordelijk voor het budget van een bepaalde grootboekrekening of verbijzonderingscode. Je bepaalt per administratie in de instellingen of je de budgethouders per grootboekrekening of per verbijzonderingscode vastlegt.

Inhoud

Op grootboekrekening kosten

Je kunt een of meer budgethouders per grootboekrekening instellen. Daarbij kun je ook raadplegen wie in de andere beschikbare administraties budgethouder zijn op de rekening.

  1. Open de administratie.
  2. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
  3. Open de grootboekrekening.
  4. Ga naar het tabblad: Budgethouder.
  5. Voeg een budgethouder voor de grootboekrekening toe.

    Per administratie kan een grootboekrekening één budgethouder hebben. Gebruik een weergave met alle administraties om alle budgethouders van een grootboekrekening te zien.

  6. Als je een budgethouder wilt vervangen door een andere, verwijder je de oude regel en voeg je een nieuwe toe.

Per verbijzonderingscode

Je kunt alleen budgethouders per verbijzonderingscode vastleggen als je dit hebt aangegeven in de administratie-instellingen. Bovendien kun je alleen budgethouders vastleggen op verbijzonderingscodes van de hoofdas van het jaarbudget.

Voorbeeld:

Je gebruikt twee verbijzonderingsassen. As 1 is Product en As 2 is Vestiging.

Als je as 1 gebruikt als hoofdas, kun je alleen budgethouders vastleggen op verbijzonderingscodes van producten.

  1. Open de administratie
  2. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering.
  3. Open de verbijzonderingscode.
  4. Ga naar het tabblad: Budgethouder.

    Is het tabblad Budgethouder bij jou niet zichtbaar? Controleer dan de tabblad-autorisatie.

  5. Voeg een budgethouder voor de administratie/verbijzonderingscode toe.

    Per administratie kan een verbijzonderingscode één budgethouder hebben.

    Als je een budgethouder wilt vervangen door een andere, verwijder je de oude regel en voeg je een nieuwe toe.

Inrichten raadplegen budget in InSite

Als je InSite gebruikt en budgetten per (deel)budgethouder wilt raadplegen, moet je de volgende onderdelen inrichten:

  • Type pagina Budgetten activeren

    Type pagina activeren

  • Pagina Mijn budgetten opnemen in InSite en deze autoriseren. Autoriseer de pagina volgens één van de volgende methoden:

    Methode 1: pagina's toevoegen aan functionaliteit

Budgetten van budgethouder raadplegen

Zodra je dit hebt ingericht zie je op InSite bij Mijn budgetten alle budgetten waarbij jij bent ingesteld als budgethouder. Standaard zijn in deze weergave ook de velden % besteed en Besteedbaar % opgenomen. Hiermee heb je gedurende het jaar inzicht in de voortgang van de budgetten. In de weergave Mijn budgetten worden alléén de budgetten van het huidige jaar getoond.

Zie ook:

Deelbudgethouder vastleggen

De controller en de budgethouder kunnen een deelbudgethouder vastleggen. Deze medewerker is dan verantwoordelijk voor een gedeelte van het budget van de budgethouder. Een budgethouder kan meerdere mensen aanwijzen als deelbudgethouder.

Je kunt zowel in Profit als in InSite bij het aanmaken en aanpassen van reserveringen een deelbudgethouder vastleggen.

Klik hier voor het vastleggen van een deelbudgethouder bij een reservering in Profit.

Deelbudgethouder per reservering vastleggen:

  1. Open InSite.
  2. Ga naar: Mijn budgetten om te zien voor welke budgetten je verantwoordelijk bent.

    Je legt een deelbudgethouder vast bij een reservering.

  3. Klik op: Reserveringen.
  4. Klik op: Aanmaken reservering.
  5. Selecteer de Administratie waarvoor je een reservering wilt vastleggen.
  6. Vul een omschrijving in.
  7. Vul de crediteur, de grootboekrekening, het boekjaar en de periode in waarop de reservering betrekking heeft.

    Je kunt alleen een grootboekrekening selecteren waarop gebudgetteerd wordt.

  8. Vul de het boekjaar en de periode in waarop de reservering betrekking heeft.
  9. Vul een interne referentie in waarmee je bij het vastleggen van een verplichting, deze verplichting op de reservering kunt afboeken.
  10. Selecteer de Deelbudgethouder.
  11. Klik op: Aanmaken.

    Bij Mijn budgetten zie je nu bij de grootboekrekening waarvoor je een reservering hebt toegevoegd onder de kolom Reserveringen het ingevoerde bedrag

Reservering aanpassen:

De deelbudgethouder kan de reserveringen aanpassen via Mijn reserveringen.

  1. Open InSite.
  2. Klik op: Inkoop.
  3. Klik op: Reserveringen.
  4. Open de eigenschappen van de reservering.
  5. Klik op: Aanpassen.
  6. Pas de gewenste velden aan.

    De grootboekrekening kun je niet aanpassen. Als je dit wilt moet je de reservering verwijderen en een nieuwe reservering toevoegen.

  7. Klik op: Aanpassen.

Inkoopaanvraag koppelen aan reservering:

  1. Open InSite.
  2. Klik op: Inkoop.
  3. Klik op: Inkoopaanvraag.
  4. Selecteer de Inkooprelatie.
  5. Selecteer de Administratie.
  6. Vul de overige velden in.
  7. Selecteer de Reservering waaraan je de inkoopaanvraag wilt koppelen.
  8. Vul de overige velden in.
  9. Klik op: Aanmaken.

    Afhankelijk van de inrichting van de workflow die gekoppeld is aan de inkoopaanvraag komt deze aanvraag nu in de volgende stap.

    Nadat de aanvraag is Goedgekeurd kun je de Inkooporder aanmaken en versturen zodat er een inkooporder wordt aangemaakt.

    Klik hier voor meer informatie over het verwerken van inkoopaanvragen.

Direct naar

  1. Budget en budgetscenario
  2. Budgettering inrichten
  3. Budgetteren verbijzondering inrichten
  4. Budget toevoegen
  5. Reservering en verplichtingen toevoegen
  6. Budgetten wijzigen
  7. Budgetten raadplegen
  8. Budgetten verwijderen
  9. Dichtramen van budgetten
  10. Werken met budgetscenario's
  11. Budgethouder vastleggen