Voorraadinventarisatie
Als je voorraad bijhoudt is het nodig dat je regelmatig, bijvoorbeeld één keer per jaar, inventariseert. Daarbij ga je na of wat er in Profit staat geregistreerd als voorraad, overeenkomt met de werkelijkheid. Als je daarvoor de functie Inventarisatie gebruikt, verwerkt Profit de eventuele voorraadverschillen direct.
Beschrijving
Bij het inventariseren wordt de voorraad in Profit vergeleken met de geïnventariseerde werkelijke voorraad. Profit verwerkt het eventuele voorraadverschil daarna automatisch en journaliseert het naar Profit Financieel. Tijdens het inventariseren, het tellen van de voorraad, kun je gewoon doorwerken in Profit.
Eerst voeg je in Ordermanagement een inventarisatie toe, waarin je filtert welke items je wilt inventariseren. Vervolgens druk je de inventarisatielijst af en vult deze in met de daadwerkelijke aanwezige aantallen van de items. De gevonden aantallen vul je vervolgens in Profit in. Als dit gedaan is accordeer je de regels in de inventarisatie, waarbij voorraadverschillen direct gejournaliseerd worden in Profit Financieel.
|
Inhoud |
Inventarisatie toevoegen bij de jaarovergang
Je inventariseert een (gedeelte van een) magazijn om te controleren of de werkelijke voorraad overeenkomt met de voorraad in Profit. Bij het toevoegen van een inventarisatie kun je filteren op locaties, artikelgroepen en artikelen om op die manier alleen de artikelen aan een inventarisatie toe te voegen die je daadwerkelijk wilt inventariseren.
Let op:
Je kunt alleen inventarisaties toevoegen als je hiervoor geautoriseerd bent.
Inventarisatie toevoegen:
Je voegt de gewenste inventarisatie toe.
- Ga naar: Ordermanagement / Voorraad / Inventarisatie.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer het Magazijn waarin je de inventarisatie wilt vastleggen. Dit veld is alleen verplicht als je met meerdere Magazijnen werkt.
- Filter eventueel op Locatie. Het gaat hier om locaties in (het) magazijn(en).
Als de functionaliteit Voorraad bijhouden magazijnlocaties geactiveerd is, dan kun je hier de magazijnlocaties selecteren waar Profit per artikel de voorraad heeft bijgehouden. Als de functionaliteit niet geactiveerd is, kun je hier alleen de magazijnlocaties selecteren die je ter extra informatie hebt toegevoegd en vervolgens in de artikeleigenschappen gekoppeld heeft.
- Filter eventueel op artikelgroep en itemcode.
- Vink eventueel Incl. 0-regels aan om regels die in Profit geen voorraad hebben, toch op te nemen in de inventarisatie. Ook artikelen die niet op voorraad zijn en dat ook nooit geweest zijn, gaan mee in de inventarisatie. Omdat dus geen magazijn en locatie bekend is, worden in dit geval de artikelen geacht op het standaardmagazijn en de standaardlocatie (*****) te horen.
- Klik op: Volgende.
Je ziet een weergave met de artikelen die in aanmerking komen voor de inventarisatie en die binnen het zojuist ingestelde filter vallen.
- Verwijder eventueel vinkjes voor artikelen die je wilt uitsluiten van de inventarisatie.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer bij Sortering de volgorde waarop de artikelen in de inventarisatie getoond worden in de lijst. Je kunt sorteren op: Artikel, Artikelgroep of, als je magazijnlocaties hebt geactiveerd Magazijnlocatie.
- Verwijder eventueel de vink voor Oplopend, dan sorteert Profit de lijst aflopend.
- Vul eventueel een Afwijkende datum boeking in.
Deze datum wordt gebruikt bij de journalisering van de inventarisatie. Het is heel gebruikelijk om in januari te inventariseren maar de journaalposten nog in december te boeken. Door hier een afwijkende datum in te vullen kun je dat bereiken. Bij het journaliseren wordt op basis van de VVP een journaalpost geboekt. Dit is de VVP die geldt op de systeemdatum van de dag waarop de journaalpost wordt gegenereerd. Als je de boekingsdatum op 31 december en de inventarisatie op 6 januari verwerkt dan wordt NIET de VVP van 31 december genomen maar die van 6 januari.
Let op:
De Afwijkende datum boeking mag maximaal 3 maanden in het verleden of in de toekomst liggen. Als dit niet het geval is krijg je een foutmelding.
Je kunt eventueel ook het veld met het afwijkend inventarisatie tijdstip (Afw. inv. tijdstip) toevoegen aan de kop van de boekingslay-out van de inventarisatie. Als je dit veld invult, kan pas na het tijdstip in dit veld geaccordeerd worden. De mutaties worden dan ook op dat moment berekend. Het daadwerkelijke inventarisatiemoment wordt dan overschreven. In de inventarisatieregel blijft het originele inventarisatiemoment ongewijzigd en te raadplegen.
- Klik op: Voltooien.
Als voor de combinatie van het magazijn en het artikel al een andere inventarisatieregel bestaat, dan krijg je hiervan een melding. Deze andere inventarisatieregel moet eerst verwerkt zijn.
Inventarisatie journaliseren met afwijkende datum boeking
Je journaliseert de mutaties voor de voorraadverschillen net zoals je de overige voorraadmutaties en facturen journaliseert naar Profit Financieel.
De grootboekrekeningen voor de voorraad en voorraadverschillen zijn ingesteld in de artikelgroep. Het bedrag dat gejournaliseerd wordt, wordt berekend door de formule: Aantal verschil * Verrekenprijs
Let op:
- Bij het boeken van de inventarisatieverschillen wordt de huidige VVP gebruikt. Als sinds de boekingsdatum van de inventarisatie (die kan afwijken van de huidige datum) en de huidige datum de VVP is gewijzigd dan is bij die wijziging de voorraad (zoals Profit die op dat moment heeft bepaald) geherwaardeerd.
- Als er bij de inventarisatie moet worden afgeboekt (minder artikelen geteld dan in Profit geregistreerd) dan gebeurt dat tegen de huidige VVP, omdat voor die artikelen een herwaardering is gedaan.
- Zijn er meer artikelen gevonden? Dan wordt er opgeboekt tegen de huidige VVP, omdat deze niet zijn geherwaardeerd op het moment dat de VVP is gewijzigd.
Inventarisatie journaliseren:
- Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Journaliseren.
- Vink minstens de integratiesoort Voorraad aan.
- Klik op: Volgende.
- Klik op: Voltooien.
In het voortgangscherm zie je de voortgang van het journaliseren van de mutaties.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Afwijkende boekingsdatum bij inventarisatie
Je kunt de datum waarop de inventarisatie-journaalposten geboekt worden, zelf bepalen. Hiermee kun je bijvoorbeeld de inventarisatie begin januari starten maar eind december van het voorgaande boekjaar boeken. In de kop van de Inventarisatie heb je daarom het veld Afwijkende datum boeking. Dit veld is vrij in te vullen met de beperking dat de datum maximaal 3 maanden in het verleden of in de toekomst mag liggen. Bij de inventarisatie heb je dus de mogelijkheid om de datum boeking op te geven waarmee je de voorraad wilt journaliseren naar Financieel.
De datum die je invult bij Afwijkende datum boeking wordt gebruikt bij de journalisering van de inventarisatie. Het is heel gebruikelijk om in januari te inventariseren maar de journaalposten nog in december te boeken. Door een afwijkende datum boeking in te vullen kun je dat bereiken. Bij het journaliseren wordt op basis van de VVP een journaalpost geboekt. Dit is de VVP die geldt op de systeemdatum van de dag waarop de journaalpost wordt gegenereerd. Als je de boekingsdatum op 31 december zet en de inventarisatie op 6 januari verwerkt dan wordt NIET de VVP van 31 december genomen, maar die van 6 januari.
Voorbeeld
Bij voorraadjournaalposten wordt als datum van journaliseren altijd de datum gebruikt waarop de boeking is toegevoegd. Als je voorraad afboekt op 1 februari dan wordt de journaalpost ook op 1 februari met de VVP van 1 februari gegenereerd.
Alléén bij inventarisatie kun je hiervan afwijken door bij het boeken van een inventarisatieregel een Afwijkende datum boeking op te geven en op die manier de journaalpost in het voorgaande boekjaar te boeken. Stel je inventariseert op 1 januari. Je constateert een verschil van 10 stuks. Je boekt het voorraadverschil via de inventarisatie op 2 januari, maar je vult als afwijkende boekingsdatum 31 december in. Dan wordt de journaalpost op 31 december van het vorige jaar gegenereerd.
Let dus goed op dat als je voorraad journaliseert voor pakbonnen en ontvangsten dit altijd op de datum van vandaag (systeemdatum) gaat. Je kunt dus alleen bij de inventarisatie een afwijkende datum boeking voor de voorraad ingeven. Is er toch met een verkeerde datum doorgeboekt naar Financieel dan zal je handmatig in Financieel een correctie boeking moeten maken via dagboek Memoriaal.
Zie ook
|
Direct naar |