thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Wagenpark

Met het wagenpark beheer je de leaseauto's. Het wagenpark bevat alle leaseauto's in de organisatie. Je koppelt per werkgever de auto's die bij de werkgever in gebruik zijn. Vervolgens koppel je per medewerker de gewenste leaseauto en kun je kilometerstanden, onderhoudsbeurten en eventuele schade registreren.

Je kunt via Profit Payroll de bijtelling en eigen bijdrage verlonen, op basis van de instellingen van het wagenpark. Als je het wagenpark niet gebruikt, voeg je bij de medewerkers met een leaseauto handmatig de looncomponenten toe voor het verlonen van de leaseauto.

Inhoud

Beschrijving

Je legt de gegevens voor het verlonen van de auto op verschillende plaatsen vast:

  • Wagenpark

    In de eigenschappen van de auto leg je de cataloguswaarde bij aanschaf vast.

  • Medewerker

    In de eigenschappen van de auto bij de medewerker leg je het percentage fiscale bijtelling vast. Als het percentage wijzigt, dan leg je bij de medewerker een nieuwe regel voor dezelfde auto vast, met het nieuwe percentage. Je legt bij de medewerker ook de eigen bijdrage en de eigen bijdrage overige redenen vast.

    Let op: 

    Als je de auto verloont via het wagenpark, zal Profit altijd de gewogen periodeberekening op basis van kalenderdagen uitvoeren als de mutatie na de eerste dag van de periode ingaat.

    Let op: 

    Bij de functionaliteit 'Meerdere dienstverbanden' verloont Profit Payroll de auto alleen bij het hoofddienstverband. Je kunt geen auto koppelen aan een nevendienstverband.

Wisselen van werkgever

Als een medewerker wisselt van werkgever en de medewerker heeft een auto onder de oude werkgever, dan berekent Profit de auto ook onder de nieuwe werkgever. Ondanks dat de auto staat geregistreerd bij oude werkgever. Profit berekent de auto wel bij de nieuwe werkgever, omdat de oude werkgever eigenaar of beheerder kan zijn van de auto. Vul daarom een einddatum in de eigenschappen van de auto bij de medewerker, als de auto niet overgaat naar de nieuwe werkgever.

Voor de bijtelling geldt dat Profit deze berekent bij de nieuwe werkgever voor de gehele periode. Als een medewerker halverwege de periode wisselt van werkgever, berekent Profit dus de bijtelling voor de hele periode bij de nieuwe werkgever. Om dit te voorkomen boek je handmatig een afwijkend bedrag voor beide gedeeltes van de betreffende periode.

Als de auto over moet van werkgever A naar werkgever B, dan voeg je de auto nogmaals toe. Je kunt de auto namelijk niet overzetten.

Voorbereiding

Auto's toevoegen via Wagenpark

  1. Ga naar: HRM / Wagenpark / Wagenpark.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de werkgever.
  4. Vervolgens ga je op dezelfde wijze te werk als bij het toevoegen van een auto via de werkgever.

Auto toevoegen via eigenschappen werkgever

Als de organisatie een nieuwe leaseauto in gebruik neemt, voeg je deze eerst toe aan het wagenpark. Vervolgens koppel je de leaseauto aan de medewerker die de auto gaat gebruiken. Je kunt ook een auto voor algemeen gebruik toevoegen, deze koppel je niet aan een medewerker.

Als je de auto's uit het wagenpark in eigen beheer hebt, dan kun je deze toevoegen als je je eigen organisatie als leasemaatschappij hebt toegevoegd.

Je kunt wagenparkgegevens ook importeren met HRM / Beheer / Import HRM / Wagenpark. Je kunt de koppeling van de auto aan de medewerker en onderhoudsgegevens importeren via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Auto.

Auto toevoegen via eigenschappen werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Wagenpark.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vul het kenteken in.
  6. Selecteer het automerk bij Merk.
  7. Selecteer het automodel bij Model.

    Als je het gewenste merk en model niet kunt selecteren, dan voeg je deze toe aan de vrije tabel Automerk en Automodel.

  8. Vul de beginstand van de kilometers in bij Beginstand (km).
  9. Vul de datum van de eerste tenaamstelling in bij Datum 1e tenaamstelling. Deze datum is bepalend voor de ouderdom van de auto.
  10. Vul de cataloguswaarde.

    De cataloguswaarde is van belang voor het bepalen van de fiscale bijtelling. Je bepaalt in de koppeling van de auto aan de medewerker het percentage fiscale bijtelling en of je de fiscale bijtelling automatisch via Profit Payroll laat bepalen.

  11. Vul het percentage bijtelling in bij Bijtelling (%).

    Als je bij de medewerker de auto toevoegt, neemt Profit dit percentage over.

  12. Vul het grensbedrag en het percentage voor het bedrag boven het grensbedrag in.

    Vanaf 2019 schrijft de Belastingdienst voor dat je voor auto's zonder CO2-uitstoot met een hoge waarde wel bijtelling moet berekenen boven het grensbedrag.

    AFAS geeft geen advies in de te vullen waarden in de velden. Voor meer informatie over het vullen van de velden raadpleeg je de website van de Belastingdienst.

    Voorbeeld:

    Een medewerker krijgt een auto zonder CO2-uitstoot met een cataloguswaarde van 80.000,-. Je vult dan 50.000 in als grensbedrag, 4% bij als bijtellingspercentage en 22% als percentage bijtelling boven grens.

  13. Selecteer een waarde bij Energielabel.
  14. Vink Algemeen gebruik aan, als je de auto aan meerdere medewerkers wilt koppelen.
  15. Klik op: Volgende.
  16. Selecteer de leasemaatschappij en de ingangsdatum van het leasecontract.
  17. Klik op: Volgende.
  18. Vul een eventuele opmerking.
  19. Klik op: Voltooien.

Leaseauto koppelen aan de medewerker

Je legt bij de medewerker de auto vast, inclusief de gegevens voor het verlonen van de auto.

Je kunt ook een auto koppelen die eerder gebruikt werd door een medewerker van een andere werkgever. Je beëindigt dan eerst de auto bij de huidige gebruiker en werkgever. Vervolgens voeg je de auto toe bij de nieuwe werkgever en medewerker.

Als je de auto aan meerdere medewerkers wilt koppelen, vink je Algemeen gebruik in de eigenschappen van de auto aan. Profit berekent dan bij iedere medewerker de fiscale bijtelling, als je de auto verloont in Profit Payroll.

Je beschikt over twee regelacties op een geselecteerde auto:

  • Auto

    Openen van de eigenschappen van de auto zoals deze zijn vastgelegd in de menukeuze HRM / Wagenpark / Wagenpark.

  • Auto informatie

    Je kunt voertuiggegevens vanuit Profit direct opvragen op de site van Bureau voor voertuiginformatie en -documentatie. Hier vind je naast algemene gegevens onder andere de vervaldatum van de APK en historische informatie. Op deze actie is geen autorisatie van toepassing, omdat het gaat om openbare informatie die via internet voor iedereen beschikbaar is.

Je kunt de koppeling van auto en medewerker importeren via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Auto.

Leaseauto koppelen aan de medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Auto.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de auto.
  6. Vul de gebruiksperiode in.

    Als in de eigenschappen van de auto een einddatum staat, neemt Profit deze over in de eigenschappen van de koppeling bij de medewerker.

    Als je in de eigenschappen van de auto in het Wagenpark een percentage bijtelling hebt opgegeven, neemt Profit deze over.

  7. Vul de bedragen in voor het verlonen van de auto:
    • De eigen bijdrage wordt afgetrokken van de fiscale bijtelling en in mindering gebracht op het nettoloon van de medewerker.
    • De eigen bijdrage overige redenen wordt niet afgetrokken van de fiscale bijtelling, maar wordt wel in mindering gebracht op het nettoloon van de medewerker. Je vult deze als de medewerker geen bijtelling heeft, maar wel een eigen bijdrage.
  8. Vink Auto meenemen in salarisverwerking aan, als je de auto wilt verlonen in Profit Payroll.
  9. Vul het percentage bijtelling in, dit is afhankelijk van het energielabel van de auto.

    De standaardpercentages voor de bijtelling zijn minimumpercentages. Als het feitelijk gebruik hoger is dan 25%, moet je het meerdere als bijtelling opvoeren.

    Voorbeeld:

    De standaardbijtelling voor een bepaalde auto is 14%.

    Het privégebruik van deze auto is echter 30%. Dit betekent een vermeerdering van het standaardpercentage van 5% (=30% - 25%).

    Het percentage wordt dus 14% + 5% = 19%.

  10. Vul het grensbedrag en het percentage voor het bedrag boven het grensbedrag in.

    Vanaf 2019 schrijft de Belastingdienst voor dat je voor auto's zonder CO2-uitstoot met een hoge waarde wel bijtelling moet berekenen boven het grensbedrag.

    AFAS geeft geen advies in de te vullen waarden in de velden. Voor meer informatie over het vullen van de velden raadpleeg je de website van de Belastingdienst.

    Voorbeeld:

    Een medewerker krijgt een auto zonder CO2-uitstoot met een cataloguswaarde van 80.000,-. Je vult dan 50.000 in als grensbedrag, 4% bij als bijtellingspercentage en 22% als percentage bijtelling boven grens.

  11. Klik op: Voltooien.
  12. Vul direct de eerste kilometerstand (beginstand) in.

Zie ook

Kilometerstanden en onderhoudsbeurten registreren

Je registreert de kilometerstanden en de onderhoudsbeurten in de eigenschappen van de auto. Gebruik vrije velden als je extra informatie over kilometerstanden of onderhoudsbeurten wilt registreren.

Kilometerstanden toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Auto.
  4. Selecteer de auto.
  5. Klik op de actie: Auto.
  6. Ga naar het tabblad: Auto.
  7. Vul de beginstand van de kilometers in bij Beginstand (km).
  8. Ga naar het tabblad: Kilometers.

    Je ziet de kilometerhistorie per bestuurder.

  9. Klik op: Nieuw.

    Profit vult de begindatum. Bij de eerste stand is dit de begindatum van het contract.

  10. Vul de einddatum en de eindstand in.
  11. Klik op: Voltooien.

Onderhoudsbeurten toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Auto.
  4. Selecteer de auto.
  5. Klik op de actie: Auto.
  6. Ga naar het tabblad: Onderhoud.
  7. Klik op: Nieuw.
  8. Vul de velden in.

    De vrije tabel Type onderhoud kun je zelf onderhouden.

  9. Klik op: Voltooien.

Zie ook

Auto raadplegen

Je kunt auto's het beste raadplegen via het wagenpark. Hier heb je een overzicht van alle autogegevens, ongeacht de bestuurder of werkgever waaraan de auto gekoppeld is.

Auto's raadplegen:

  1. Ga naar: HRM / Wagenpark / Wagenpark.

    Hrm_Auto raadplegen (10)

Je ziet per auto de huidige berijder. De auto's met een actueel contract zijn nog aanwezig in de organisatie.

  1. Selecteer de auto.
  2. Klik op de actie: Auto informatie om op internet de bij het RDW bekende algemene gegevens over deze specifieke auto te raadplegen.
  3. Open de eigenschappen van de auto.

    Bovenin het venster zie je de werkgever waaraan de auto gekoppeld is.

  4. Ga naar het tabblad: Auto om de gegevens van de auto zelf, zoals cataloguswaarde, energielabel, etc. te bekijken of te wijzigen.
  5. Ga naar het tabblad: Contract om het contract met de leasemaatschappij te raadplegen (indien van toepassing).

    Op de tabbladen Bestuurders, Kilometers en Onderhoud zie je de historie van de auto.

  6. Ga naar het tabblad: Bestuurders.

    Je ziet hier de historie aan bestuurders. Je ziet hier alleen bestuurders als je op basis van de filterautorisatie de betreffende medewerker mag zien.

  7. Selecteer een bestuurder.
  8. Klik op de actie: Medewerker als je de medewerkergegevens van de bestuurder wilt raadplegen.
  9. Klik op: OK.

Rapport opvragen:

  1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Rapport HRM.
  2. Open het rapport: Medewerkers met leaseauto's (Profit).

    Hrm_Auto raadplegen (30)

    Je ziet per afdeling welke medewerker welke auto heeft.

  3. Sluit het rapport. 

Gebruik auto van medewerker beëindigen

Als het leasecontract van de auto helemaal afloopt, leg je bij de auto in het wagenpark een einddatum vast. Hierdoor kun je de auto aan een andere medewerker koppelen.

Gebruik auto bij medewerker beëindigen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Auto.
  4. Open de eigenschappen van de auto.
  5. Vul de einddatum van de auto in.

    Dit is de datum waarop de medewerker de auto feitelijk inlevert.

  6. Klik op: OK.

Gebruik auto beëindigen:

  1. Ga naar: HRM / Wagenpark / Wagenpark.
  2. Open de eigenschappen van de auto.
  3. Ga naar het tabblad: Contract.
  4. Vul de einddatum in.
  5. Klik op: OK.

Dossier op auto in wagenpark

Je kunt communicatie rond een auto opslaan in het dossier bij de auto.

Je kunt een type dossieritem met bestemming Auto nog niet insturen via InSite en workflows.

Type dossieritem inrichten voor dossier op auto:

In de eigenschappen van het type dossieritem maak je in het tabblad Extra de bestemming Auto optioneel of verplicht.

  1. Voeg eventueel eerst een type dossieritem toe.
  2. Stel de bestemming in.

Dossieritem bij auto toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Wagenpark / Wagenpark.
  2. Open de eigenschappen van de auto.
  3. Ga naar het tabblad: Dossier.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Voeg het dossieritem toe.
  6. Klik op: OK.

Zie ook

Process

Wagenpark

Work area

HRM