Verlofrecht berekenen o.b.v. HRM

Deze beschrijving geldt alleen voor de berekening van verlofrecht voor type verlof met de rekenmethode Verlofrecht (opbouw) o.b.v. HRM-prorata.

Het perioderecht wordt altijd berekend per type verlof per verlofperiode. In veel organisaties is de verlofperiode gelijk aan een kalenderjaar, maar je kunt ook verlofperioden per kwartaal gebruiken of een gebroken boekjaar.

Het verlofrecht wordt afgerond op het beginsaldo (basis + extra perioderecht). Het afrondingsverschil wordt vervolgens verrekend met alleen het basis perioderecht. Verlofcorrecties en verlofboekingen hebben geen invloed op de afronding. De afronding stel je in bij de werkgever.

Profit gaat bij de verlofrechtberekening altijd uit van het rooster van de medewerker. Hierdoor kan Profit het aantal werkbare uren van de medewerker nauwkeurig bepalen, ook bij allerlei verschillende roostervarianten. Profit bepaalt op basis van het rooster eerst hoeveel uren een medewerker daadwerkelijk werkt en leidt daaruit het perioderecht af. Hierdoor vindt ook een nauwkeurige berekening plaats bij korte dienstverbanden, bij werkroosters met sterk wisselende werktijden en bij onbetaald verlof (waarbij over de uren onbetaald verlof geen verlofopbouw plaatsvindt).

Let op: 

Per vakantiejaar wordt het verlofrecht van de medewerker per type verlof automatisch naar rato berekend op basis van zijn rooster, met een maximum van 5 werkdagen per week. Hierbij wordt rekening gehouden met veranderingen in de cao (meer/minder verlofrecht per vakantiejaar) en met wijzigingen in het rooster van de medewerker gedurende het vakantiejaar. Is gedurende het jaar sprake van meer dan één rooster, dan wordt per rooster het aantal dagen bepaald.

Basisberekening

De formule voor de berekening van perioderecht in uren luidt:

Perioderecht = Basisverlofrecht * (Werkbare uren medewerker / Werkbare uren cao)

Waarbij het aantal werkbare uren altijd per verlofperiode bepaald wordt. Als de verlofperiode een kalenderjaar is, zal Profit het aantal werkbare uren per medewerker én het aantal werkbare uren per cao dus per kalenderjaar bepalen.

De elementen van de formule worden hieronder kort toegelicht.

Basisverlofrecht in uren

Elk type verlof heeft een basisverlofrecht. Dit staat in de cao/arbeidsvoorwaarde en is voor alle aangesloten medewerkers hetzelfde. Het basisverlofrecht geldt voor de verlofperiode die aan de cao/arbeidsvoorwaarde gekoppeld is.

Aantal werkbare uren per medewerker/verlofperiode

Hiervoor bestaan verschillende scenario's, afhankelijk van het type rooster van de medewerker en het parttimepercentage. Voor een gespecificeerd rooster (vaste werktijden) geldt bijvoorbeeld een andere berekening dan voor een niet-gespecificeerd rooster. De verschillende scenario's worden apart toegelicht.

Aantal werkbare uren per cao/verlofperiode

Dit gegeven wordt ontleend aan de cao/arbeidsvoorwaarde en is voor alle aangesloten medewerkers hetzelfde.

Werkbare uren per verlofperiode = (uren per werkweek / dagen per werkweek) * werkdagen per verlofperiode

Het aantal uren en dagen per werkweek vind je in de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde. Het aantal dagen per verlofperiode is uiteraard per periode verschillend.

Voorbeeld:

De werkweek heeft de volgende eigenschappen:  

• Uren per week: 40
• Dagen per week: 5

Het jaar 2023 heeft 260 werkdagen. Bij een verlofperiode van een jaar is de berekening:

Werkbare uren per verlofperiode = (40/5) * 260 = 2.080

Het jaar 2025 heeft 261 werkdagen. Bij een verlofperiode van een jaar is de berekening:

Werkbare uren per verlofperiode = (40/5) * 261 = 2.088

Het aantal werkdagen per verlofperiode bestaat uit alle werkdagen die in die verlofperiode binnen een werkweek vallen. Een werkweek kan bestaan uit maandag tot en met vrijdag, maar kan uiteraard ook andere samenstellingen hebben - afhankelijk van de situatie van de organisatie.

Let op:

Deze aantallen gelden voor alle voorbeelden, want de berekeningswijze is steeds hetzelfde.

Voorbeeld uren omrekenen naar dagen

In dit voorbeeld leggen we je uit hoe de uren omgerekend worden naar dagen, rekening houdend met een gespecificeerd rooster van een medewerker:

1. Een werkweek bestaat uit 5 dagen met een totaal van 36 uur.
2. De medewerker werkt 4 dagen per week, 9 uur per dag volgens een gespecificeerd rooster.

   Om het aantal uur om te zetten naar dagen, is het belangrijk om te bepalen hoeveel uur een werkdag duurt volgens het rooster van de medewerker. In dit voorbeeld:

3. Een verlofboeking voor een hele dag is 9 uur, wat overeenkomt met 1,25 dagen.
4. Als er een verlofsaldo van 100 uur is, dan zijn dat: 100/7,2 = 13,89 dagen.

Het verlofsaldo van deze medewerker, in dagen, is 13,89.

Verlofrecht bij fulltime dienstverband

Bij medewerkers die gedurende de gehele verlofperiode fulltime in dienst zijn, wordt het basisverlofrecht zonder herberekening toegekend. Bij deze medewerkers is het basisverlofrecht gelijk aan het periodieke verlofrecht. De rest van deze beschrijving is niet van toepassing.  Als een medewerker slechts een deel van de verlofperiode in dienst is of parttime werkt, moet het basisverlofrecht worden omgerekend in een verlofrecht volgens de onderstaande beschrijving.

Parttimer met weekrooster

Bij een weekrooster heeft de medewerker elke week hetzelfde rooster en de werktijden per dag zijn gespecificeerd. Het weekrooster kan een standaardrooster uit de cao/arbeidsvoorwaarde zijn, of zijn gespecificeerd bij de medewerker.

Profit controleert of de medewerker het hele jaar hetzelfde aantal uren per week werkt. Als dit het geval is, vermenigvuldigt Profit het basisrecht met het parttime percentage. Hierdoor komen verschillende tussen medewerkers met hetzelfde parttime percentage niet meer voor.

Stel, een medewerker werkt 5 dagen in de week, 36 uur. De fulltime werkweek bevat 40 uur in de week, het basisverlofrecht is 160 uur per jaar.

In dit geval berekent Profit het verlofrecht op de volgende manier: 90% * 160 = 144

In de loop van een verlofjaar een ander aantal uren per week werken

Als de medewerker in de loop van een verlofjaar een ander aantal uren per week gaat werken, dan berekent Profit het aantal dagen dat de medewerker werkelijk in een jaar werkt. Dit zet Profit af tegen het totaal aantal werkdagen in het jaar.

Profit berekent het werkzame uren van een medewerker in het jaar 2023 als volgt:

Het jaar 2023 heeft 2.080 werkbare uren (bij een 40-urige werkweek van 5 dagen).

• Perioderecht vakantie 2023 =  (1.872 / 2.080) * 208 = 187,2 (omgerekend naar uren:minuten 187:12).
• Perioderecht ATV 2023 =  (1.872 / 2.080) * 80 = 72,00

Het jaar 2025 heeft 2.088 werkbare uren (bij een 40-urige werkweek van 5 dagen).  Het aantal werkbare uren is 1.880.

• Perioderecht vakantie 2025 =  (1.880 / 2.088) * 208 = 187,28 (omgerekend naar uren:minuten 187:17).
• Perioderecht ATV 2025 =  (1.880 / 2.088) * 80 = 72,03 (omgerekend naar uren:minuten 72:02)

Het verschil tussen 2023 en 2025: 2023 bestaat uit 52 weken met werkdagen van maandag t/m vrijdag. Hierdoor komt het aantal werkdagen op 260. Het jaar 2025 bestaat uit 53 weken. 31 december 2025 valt op maandag en is de laatste werkdag. Hierdoor heeft de medewerker in dit jaar één werkdag meer. Dit beïnvloedt zowel het aantal werkbare uren volgens de cao als het aantal werkbare uren bij de medewerker.

Weekrooster met onregelmatige werktijden

De bovenstaande berekening geldt voor alle medewerkers met een weekrooster, ook als dit rooster zeer onregelmatige werktijden bevat. Profit bepaalt het aantal werkzame uren per jaar altijd op basis van de dagen waarop de medewerker werkt. De onderstaande tabellen hebben betrekking op een parttimer die 36 uur werkt, maar met sterk wisselende werktijden.

De tabel voor 2023:

De tabel voor 2025:

Omdat de medewerker op maandag relatief veel werkt, komt het totaal aantal wat hoger uit. Dit beïnvloedt ook het perioderecht:

• Perioderecht vakantie 2025 =  (1.884 / 2.088) * 208 = 187,67 (omgerekend naar uren:minuten 187:41).
• Perioderecht ATV 2025 =  (1.884 / 2.088) * 80 = 72,18 (omgerekend naar uren:minuten 72:11)

Parttimer met Uren per week

Een rooster van het type Uren per week heeft geen vaste werktijden. Wel kun je in het rooster van de medewerker het aantal uren per week vastleggen.

Een medewerker werkt 24 uur per week, verspreid over 5 dagen (het is niet bekend op welke dagen).

De fulltime werkweek bevat 40 uur in de week, het basisverlofrecht is 160 uur per jaar voor het wettelijk verlof.

Bij een rooster van het type Uren per week berekent Profit het aantal werkbare uren als volgt:

Werkbare uren medewerker = Werkbare uren volgens cao * (uren per week rooster / uren per week cao).

In dit voorbeeld is de berekening:

• Werkbare uren 2014 = 2.088 * (24 / 40) = 1.252,8

Verlofrecht per medewerker:

• Perioderecht vakantie 2014 = (1.252,8 / 2.088) * 160 = 96 uur

Werkrooster

Voor medewerkers met een werkrooster zijn er twee mogelijkheden. Dit hangt af van de instelling Verlofrecht bepalen op basis van werkrooster in HRM / Beheer / Instellingen:

• Niet aangevinkt

  Profit bepaalt het aantal werkzame uren per medewerker op basis van het bovenliggende rooster. Dit zijn de dagen en uren die je vastlegt in de eigenschappen van het rooster.

• Aangevinkt

  Profit bepaalt het aantal werkzame uren per medewerker op basis van het werkrooster.

De onderstaande uitleg heeft alleen betrekking op berekening op basis van het werkrooster.

Stel, een medewerker met een werkrooster werkt de ene week 32 uur (vier dagen) en de andere week 40 uur.

De medewerker begint met een week van vier dagen, vervolgens een week van vijf dagen, etc. Dit betekent, dat de medewerker op 26 vrijdagen werkt.

De fulltime werkweek bevat 40 uur in de week. Het jaar 2023 heeft 2.080 werkbare uren (bij een 40-urige werkweek van 5 dagen).

• Perioderecht vakantie 2023 =  (1.872 / 2.080) * 208 = 187,2 (omgerekend naar uren:minuten 187:12).
• Perioderecht ATV 2023 =  (1.872 / 2.080) * 80 = 72,00

Feestdag

Als een feestdag op een roosterdag valt, dan telt deze mee in de berekening van het verlofrecht.

Voorbeeld:

1 januari valt op een donderdag en de medewerker werkt normaal op de donderdag. In dit geval telt 1 januari mee in de verlofrechtberekening.

Vermindering verlofrecht bij onbetaald verlof

Medewerkers bouwen geen verlofrechten op over onbetaald verlof, als onbetaald verlof wordt geboekt op een type verlof met het basisverloftype Onbetaald verlof. Dit is in overeenstemming met het Arbeidsrecht (stand van zaken 2008). Als een medewerker bijvoorbeeld ouderschapsverlof opneemt, kun je dit automatisch laten doorwerken in de verlofsaldi van type verlof (zoals vakantie of extra verlof op basis van leeftijd en/of dienstjaren).

Profit zal uren onbetaald verlof per verlofperiode in mindering brengen op het aantal werkbare uren van de medewerker in de verlofperiode. Hierdoor verlaagt Profit het verlofrecht van het type verlof dat op basis van HRM berekend wordt.

Verlofrecht op basis van feestdagenverlof (cao Ziekenhuizen of VVT)

Voor medewerkers die ook werken op feestdagen kan Profit extra verlof toekennen op basis van de sluitingsdagentabel. Bij deze medewerkers voeg je twee soorten type verlof toe: één voor het normale verlof (basisverloftype Verlof) en één voor het feestdagenverlof.

Let op: 

Feestdagenverlof is alleen van toepassing als je de cao Ziekenhuizen of VVT gebruikt.

Profit bepaalt het feestdagenverlof op basis van de feestdagen die in de sluitingsdagentabel zijn opgenomen, op basis van de onderstaande formule:

Extra verlofrecht = Aantal feestdagen * (Parttimepercentage * Aantal uren per week / dagen per week)

Profit gebruikt hierbij de volgende gegevens:

• Aantal feestdagen

  Het aantal feestdagen uit de sluitingsdagentabel tijdens de contractperiode van de medewerker en de verlofperiode.

• Parttimepercentage

  Uit het rooster van de medewerker.

• Aantal uren per week / aantal dagen per week

  Uit de werkweek in de cao/arbeidsvoorwaarde.

  Voorbeeld: 

  De sluitingsdagentabel in een bepaald jaar bevat vijf feestdagen (alleen feestdagen die niet in het weekend vallen).

  Voor en fulltimer (36 uur per week) die het hele jaar in dienst is, maakt Profit de volgende berekening:

  Extra verlofrecht = 5 * (1,00 * 36 / 5) = 36 uur.

  Als deze fulltimer uit dienst treedt op 31 maart, valt alleen nieuwjaarsdag nog in het dienstverband. Profit herberekent het extra verlofrecht:

  Extra verlofrecht = 1 * (1,00 * 36 / 5) = 7,2 uur.

Geen naar rato berekening bij in- of uitdiensttreding (cao Ziekenhuizen)

Profit berekent het verlofrecht naar rato bij in- en uitdiensttreding. In de cao Ziekenhuizen is ten aanzien van de verlofrechtberekening echter bepaald, dat de maand van indiensttreding als een volle maand moet worden beschouwd als de medewerker voor de 16e in dienst treedt. Hetzelfde geldt voor uitdiensttreding, als de medewerker na de 16e van de maand uit dienst treedt.

Bij uitdiensttreding gaat Profit uit van de datum van het einde van het dienstverband.. Je moet daarom de Uit dienst datum instellen voor een correcte berekening.

Je kunt inrichten dat Profit in een type verlof de afwijkende berekening volgens de cao Ziekenhuizen gebruikt.