Document met versiebeheer toevoegen

Je kunt per documentsjabloon bepalen of je versies van documenten wilt bijhouden. Hierdoor ontstaat bij elk document een historie van oude versies van het document.

De mogelijkheden voor het bewerken van een document met versies zijn anders dan het bewerken van een document zonder versies.

Document met versiebeheer toevoegen:

1. Open Profit.
2. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Documentsjabloon.
3. Klik op: Nieuw.
4. Vul de omschrijving in.
5. Vul de omschrijving meervoud in.

   Beide omschrijvingen moeten uniek zijn. De omschrijving meervoud wordt gebruikt voor het overzicht dat bij het documentsjabloon hoort.

6. Selecteer een waarde bij Gebaseerd op.

   Je selecteert hier een documentsjabloon waarvan je de inrichting wilt overnemen.

7. Selecteer een waarde bij Type portal. Hiermee geef je aan of je het document wilt insturen in InSite, OutSite of beide.

   Je kunt hier alleen een waarde selecteren als het documentsjabloon gebaseerd is op het Standaard Document (Profit).

8. Klik op: Voltooien.

   Je opent nu de eigenschappen van het documentsjabloon.

9. Selecteer een waarde bij Reacties.

   Met deze waarde geef je aan of er reacties ingestuurd mogen worden op het document en via welke portal. Als je hier aangeeft dat er reacties mogelijk zijn via InSite en je hebt het Type portal OutSite geselecteerd, krijg je een melding.

10. Selecteer een waarde bij Workflow als je het document aan een workflow wilt koppelen.
11. Vink Versies bijhouden aan.

    Let op:

    Je kunt dit veld niet meer uitvinken, als er documenten op basis van de geopende documentsjabloon zijn.

12. Vink Maximaal één document actief aan als je van een sjabloon maar één document wilt tonen.
13. Vink Kenmerken verplicht bij documenten aan als je wilt dat deze kenmerken worden ingevuld bij het toevoegen van het document.
14. Klik op: Opslaan en sluiten.