thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Workflow met conditie

Je kunt een workflow toevoegen waarbij je condities vastlegt. Hierdoor kun je ervoor zorgen dat de workflow, afhankelijk van de conditie, op verschillende manieren wordt afgehandeld.

Lees eerst de aandachtspunten door.

Je kunt de twee velden vergelijken in een conditionele workflow.

Voorbeeld: Workflow met condities toevoegen

Je wilt de workflow voor declaraties optimaliseren, zodat op basis van de hoogte van de declaratie wordt bepaald hoe de workflow wordt afgehandeld:

  • < € 25: de declaratie wordt automatisch geaccordeerd.
  • € 25 t/m € 100: de leidinggevende accordeert de declaratie.
  • > € 100: Afdeling Controlling accordeert de declaratie.

Meer informatie:

Ins_Workflow met condities (10)

Stap 1: Gegevensverzameling toevoegen

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
  4. Ga naar het tabblad: Workflows.
  5. Open de eigenschappen van de workflow.

    Het is de bedoeling om een nieuwe declaratie correct af te handelen op basis van het declaratiebedrag, hiervoor moet het onderstaande gedeelte worden aangepast.

    Ins_Workflow met condities (20)

    Je voegt de condities toe aan de start van de workflow.

  6. Klik op: de start van de workflow, in dit voorbeeld Medewerker declaratie.

    Je opent nu de algemene eigenschappen van de workflow.

    Een conditie is altijd gebaseerd op een bepaalde veldwaarde. Daarom moet je eerst de gegevensverzameling toevoegen waarin dit veld voorkomt.

    In ons voorbeeld gebruiken we de gegevensverzameling Mutatie medewerker/declaratie, deze is al aanwezig.

  7. Selecteer een gegevensverzameling waar de velden in zitten waarvoor je een conditie wilt toevoegen, in dit voorbeeld Mutatie Medewerker/declaratie.
  8. Klik op: Voltooien.

Stap 2: Condities aanmaken

  1. Je voegt de velden voor de conditie toe aan de velden in gegevensverzameling. In dit voorbeeld willen we een conditie toevoegen op het declaratiebedrag. In de gegevensverzameling is dit het veld TotaalBedrag.

    Wijzig de naam van het veld TotaalBedrag in Declaratiebedrag.

  2. Klik op: Voltooien.
  3. Open het kader Conditie via de +.

    Je ziet nu de standaard meegeleverde condities Altijd en Geblokkeerd.

  4. Klik op: Ins_Workflow met condities (30) zodat je condities kunt toevoegen.
  5. Pas de omschrijving aan in Declaratie laag (< € 25).
  6. Ga naar het tabblad: Gegevensverzamelingen.
  7. Open de eigenschappen van Mutatie Medewerker/declaratie.
  8. Selecteer Geavanceerd filter.
  9. Selecteer het veld Declaratiebedrag onder Veldnaam.
  10. Selecteer de filterwaarde < en vul de waarde 25 in.

    Gebruik bij voorkeur een geavanceerd filter.

    Ins_Workflow met conditie (40)

  11. Klik op: OK.
  12. Voeg nog een conditie toe voor het goedkeuren door de leidinggevende.
  13. De omschrijving is Declaratie (€ 25 - <= € 100).
  14. Het geavanceerde filter ziet er als volgt uit:

    Ins_Workflow met condite (50)

  15. Klik op: OK.
  16. Voeg ten slotte de conditie toe voor het goedkeuren door de directie.
  17. De omschrijving is Declaratie hoog (> € 100).
  18. Het geavanceerde filter ziet er als volgt uit:

    Ins_Workflow met conditie (60)

Stap 3: Conditie koppelen aan actie

De condities voor het goedkeuren van de declaratie koppel je aan de juiste actie. In dit voorbeeld is dit de actie Akkoord. .

  1. Klik op de actie: Akkoord.
  2. Wijzig de omschrijving in Goedkeuren.
  3. Vul (eventueel) de toelichting in die je aan de gebruiker wilt tonen als hij op deze actie klikt.
  4. Selecteer <Einde workflow> bij Vervolgtaak.

    Als de declaratie automatisch wordt goedgekeurd is deze aanvraag direct gereed.

  5. Selecteer Conditioneel (zonder rechten op taak) bij Naar vervolgtaak als:.

    Afhankelijk van een conditie gaat de workflow automatisch naar het einde van de workflow.

  6. Selecteer Declaratie laag <€ 25 bij Conditie.

Stap 4: Conditie koppelen aan taak

De bestemming van de taak (wie moet de declaratie beoordelen) is afhankelijk van de conditie. Je legt dit vast via een conditionele bestemming bij de juiste workflowtaak. In dit voorbeeld is dit de taak Beoordelen.

  1. Klik op: Beoordelen.
  2. Vul (eventueel) de toelichting van de taak in.
  3. Klik op:Ins_Wortkflow Beoordelen inschrijving inrichten (10) achter Taak bestemd voor.

    Als de declaratie < € 25 is wordt deze automatisch goedgekeurd. Dit leg je als volgt vast:

  4. Plaats de groep Instuurder in het kader Bestemd voor.

    Je kiest hier voor Instuurder omdat de taak alleen bij de instuurder staat. Deze taak wordt automatisch goedgekeurd.

    Stel dat je Alle Profit gebruikers selecteert, en de taak kan niet automatisch uitgevoerd worden, dan staat de taak bij iedereen in zijn lijstje en mag iedereen de taak afhandelen.

  5. Selecteer de conditie Declaratie laag.

    Als de declaratie tussen de € 25 en € 100 is beoordeelt de leidinggevende de declaratie.

  6. De groep Leidinggevenden - instuurder staat al in het kader Bestemd voor.
  7. Selecteer de conditie Declaratie € 25 - <= € 100.

    Declaraties van meer dan € 100 worden beoordeeld door de directie.

  8. Plaats de gebruikersgroep Controlling in het kader Bestemd voor.
  9. Selecteer de conditie Declaratie hoog > € 100.

    Ins_Workflow met conditie (70)

  10. Klik op: OK.
  11. Klik op: Concept publiceren.

Je kunt aan een actie een vervolgtaak koppelen. Deze vervolgtaak kan een actie in de workflow zijn, het einde van de workflow of een nieuwe taak in de workflow.

Als bij een aanvraag meer informatie nodig is, voeg je de actie Afhandelen toe waarbij je de eerste actie van de workflow als vervolgtaak koppelt. De instuurder kan de informatie toevoegen en de workflow opnieuw insturen.

Je kunt instellen wanneer de actie naar de vervolgtaak gaat. Je kunt hierbij kiezen uit:

  • Na kiezen actie
  • Conditioneel (zonder rechten op taak): in dit geval wordt direct de actie uitgevoerd als de conditie WAAR is. Ook als de gebruiker geen rechten heeft op deze taak.
  • Conditioneel (rechten op taak): in dit geval moet de betreffende gebruiker rechten hebben op de eerste taak in de workflow én op de vervolgtaak . Dit doe je door de juiste rol te selecteren bij de bestemming. Verder moet Tonen in takenlijst aangevinkt zijn.
  • Na kiezen actie meerdere gebruikers

Meer informatie:

Direct naar

  1. Conditie toevoegen in workflow
  2. Eenvoudige definitie
  3. Geavanceerde definitie
  4. Workflow met conditie
  5. Aandachtspunten bij conditionele workflows
  6. Voorbeeld conditionele workflow met controles

Process

Workflow

Work area

InSite/OutSite