thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied

Delegatie van workflow/takenpakket

Een manager kan nieuwe MSS-workflows insturen voor zijn medewerkers en hij kan workflows afhandelen die zijn ingestuurd door medewerkers. Als een medewerker bijvoorbeeld een verlofaanvraag instuurt, dan keurt zijn manager deze goed.

Komt een manager niet toe aan deze zaken? Dan kun je zijn 'takenpakket' voor workflows overdragen aan een medewerker, bijvoorbeeld een senior teamlid, een meewerkend voorman. etc. Hiervoor gebruiken we de term Delegatie. Hierdoor krijgt het betreffende senior teamlid dus rechten om 'namens de manager' MSS-workflows in te sturen en workflows af te handelen.

Door een delegatie in te stellen wordt niet alleen een set workflows overgedragen, maar ook de bijbehorende medewerkerautorisatie. Anders kun je de betreffende workflows immers niet uitvoeren, omdat je onvoldoende rechten zou hebben.

Nieuw in Profit 12

Je kunt deze functionaliteit alleen gebruiken voor HRM-workflows. Ook zijn er eisen aan de inrichting van het organigram en de autorisatie, zoals je hieronder kunt lezen.

Inhoud

Beschrijving

Een delegatie is een takenpakket dat je aan een medewerker kunt koppelen. Hierdoor maak je deze medewerker verantwoordelijk voor bepaalde workflows voor een specifieke afdeling of afdelingen. De medewerker kan dan nieuwe workflows insturen en workflows beoordelen!

Als een medewerker een delegatie krijgt, wordt ook de autorisatie verruimd, zie de aparte toelichting hieronder. Als je eenmaal een delegatie hebt gemaakt, kun je deze aan meerdere medewerkers koppelen, waardoor je de overdracht van takenpakketten op een consistente manier kunt regelen.

Bij een delegatie kan het takenpakket van een leidinggevende bijvoorbeeld worden overgedragen naar een medewerker van 'zijn' afdeling. Dit is echter niet verplicht. Je kunt het takenpakket ook overdragen op een medewerker van een andere afdeling.

Voorbeeld

Cas de Graaf is leidinggevende van OBS De Regenboog. Hij wil zijn workflows t.a.v. verlof en verzuim van alle medewerkers van De Regenboog laten uitvoeren door Monica Bello.

Je maakt een delegatie (=takenpakket) voor verlof en verzuim. Monica Bello krijgt deze delegatie op haar actieve functieregel voor de organisatorische eenheid OBS De Regenboog. Ook pas je de workflows aan, zodat de taken bij de gedelegeerden in de takenlijst komen. Hierdoor krijgt Monica voortaan alle workflows voor verlof en verzuim van de organisatorische eenheid onder OBS De Regenboog.

De overige workflows, zoals voor salaris- en functiewijzigingen, gaan nog wel naar Cas.

In dit voorbeeld krijgt Monica een delegatie voor haar eigen organisatorische eenheid. Een medewerker kan echter ook een delegatie krijgen voor een organisatorische eenheid waar hij zelf niet in zit.

Workflows

De taken komen alleen bij de gedelegeerde in beeld als de betreffende workflows hiervoor zijn ingericht. Er zijn namelijk speciale bestemmingen voor gedelegeerden.

Autorisatie op organisatorische eenheid

Om delegaties te gebruiken moet je de activering Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling ingeschakeld hebben en dit werkt ook door in de autorisatie van delegaties. Door het toekennen van een delegatie op een functieregel ontstaat namelijk 0% formatieregel bij de medewerker/functie.

Voorbeeld:

Monica Bello krijgt een delegatie op de organisatorische eenheid Medewerkers OBS De Regenboog. Hierdoor ontstaat bij Monica een extra 0% formatieverdeelregel op OBS De Regenboog. Hierdoor hoort zij m.b.t. de filterautorisatie dus bij twee afdelingen, namelijk:

  • 100% Medewerkers OBS De Regenboog (=eigen afdeling)
  • 0% OBS De Regenboog (=delegatie)

Hierdoor krijgt zij rechten op medewerkers van OBS De Regenboog voor het afhandelen van workflows. Zonder deze rechten kan ze haar workflows voor deze medewerkers niet openen/afhandelen in InSite.

De bovenstaande opzet is gebaseerd op het vullen van autorisatiegroepen op basis van selecties (in de Autorisatie tool). Je kunt de autorisatie natuurlijk ook handmatig toekennen.

Delegatieregels die ontstaan door delegaties worden alleen gebruikt voor de autorisatie, ze tellen niet mee voor de kostenverdeling en worden ook nergens getoond in Profit.

Autorisatie op InSite-pagina's

De medewerker die een delegatie heeft, moet ook rechten hebben op de relevante MSS-pagina's. Deze rechten moet je zelf uitdelen, bijvoorbeeld door deze rechten te koppelen aan een specifieke gebruikersgroep. Vervolgens plaats je automatisch gebruikers in deze gebruikersgroep via een selectie, zoals hierboven wordt toegelicht.

Werkwijze

Process

Autorisatie

Work area

InSite/OutSite