Rapportenset inrichten

Met rapportensets kun je in Profit een vaste set rapporten per werkgever genereren vanuit de Salarisverwerkingscockpit.

Inhoud

Beschrijving

Een rapportenset is een bundel rapporten. Als je een rapportenset afdrukt, drukt Profit de betreffende rapporten in één keer af. Hierdoor weet je zeker dat je de juiste rapporten afdrukt, en het versnelt het proces van de salarisverwerking.

Je gebruikt rapportensets, als je iedere periode dezelfde rapporten voorlegt aan:

  • Afdelingen

    Je legt bijvoorbeeld maandelijks de financiële rapporten uit Profit Payroll voor aan de financiële afdeling.

  • Werkgevers

    Je stuurt als accountantskantoor bijvoorbeeld maandelijks de rapporten uit Profit Payroll aan de werkgevers.

Profit kan rapportensets automatisch opslaan in het dossier van de werkgever, per e-mail verzenden of afdrukken na de verwerking of accordering van de verwerking. AFAS levert een aantal rapportensets standaard mee in Profit. Je kunt ook zelf een rapportenset toevoegen met Profit Payroll rapporten, maar je kunt ook rapporten van andere modules uit Profit opnemen in de rapportenset.

Geschikte rapporten voor rapportensets

Als je een rapport afdrukt, stel je via een filter de gewenste perioderegel(s) in. Als je een rapportenset afdrukt, geef je geen filter op. Profit drukt de betreffende rapporten namelijk direct af en hierdoor kun je geen filter opgeven. De volgende rapporten zijn geschikt voor het gebruik in rapportensets:

  • Voorblad rapportenset Payroll (Profit)

    Het voorblad bevat een inhoudsopgave van de afgedrukte rapporten en de status van de salarisverwerking (voorlopig of definitief).

  • Overzicht betalingen (Profit)

    Afhankelijk van de verwerkingsstatus drukt Profit een voorlopig of definitief overzicht af.

  • Verzamelloonlijst Fiscus, UWV en UWV (Cumulatief)
  • Loonstaat (Profit)
  • Loonstrook

    Voor de loonstrook selecteer je rapporttype Loonstrook. Het rapport van de loonstrook die je hebt geselecteerd bij de werkgever, wordt hierdoor gegenereerd in de rapportenset.

  • Jaarloonstrook (Profit)
  • Jaaropgaven

    Je kunt de rapporten Digitale jaaropgave (Profit) en Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) gebruiken.

  • Journaalposten

    Je kunt de rapporten Journaalposten (rekening) (Profit) en Journaalposten (rekening-tegenrekening) (Profit) gebruiken. De keuze van het rapport hangt af van de inrichting van de journalisering van de werkgever. Afhankelijk van de verwerkingsstatus wordt een rapport met voorlopige of definitieve journaalposten afgedrukt.

  • Loonaangifte

    Als je de loonaangifterapporten toevoegt, houdt Profit rekening met de geselecteerde periode. Profit neemt de loonaangifterapporten op, zodra je de loonaangifte voor de betreffende periode hebt geaccordeerd.

    Let op:

    Dit geldt niet voor het rapport Loonaangifte rapport - Betalingsoverzicht (Profit). Voordat je dit rapport opneemt in een rapportenset, kopieert en wijzig je deze eerst. Dit rapport heeft standaard betrekking op een heel jaar. Je filter in de rapportdefinitie in ieder geval op =[SVR Werkgever] en =[SVR Jaar].

Filtervariabelen toepassen in rapporten

Bij andere rapporten dan de bovenstaande stel je in de rapportenset per rapport een filter in. Dit filter vervangt het filter dat je normaal gesproken invult bij het afdrukken van het rapport. Als je het filter niet correct instelt, loop je het risico dat Profit de rapporten afdrukt van perioderegels die je niet hebt geselecteerd.

Je kunt de volgende filtervariabelen (filtertags) gebruiken:

  • Werkgever: =[SVR Werkgever]
  • Jaar: =[SVR Jaar]
  • Periode: =[SVR Periode]
  • Periodetabel: =[SVR Periodetabel]
  • Begindatum periode: =[SVR Periode begindatum]
  • Einddatum periode: =[SVR Periode einddatum]

Deze filtervariabelen kun je alleen gebruiken voor de rapportensets en niet als voorkeurwaarde in nieuw-wizards in Profit.

Voorbereiding

Rapportensets toevoegen

Je maakt rapportensets aan voor verschillende situaties waarin je deze nodig hebt. Je gebruikt bijvoorbeeld verschillende rapportensets bij het verwerken, accorderen en bij correctieperioden. Voor rapportensets die je afdrukt op basis van salarisverwerkingsregels, kun je alleen rapportensets gebruiken die geschikt zijn voor gebruik in Profit Payroll.

AFAS levert een aantal rapportensets standaard mee in Profit. Je kunt deze niet wijzigen, maar je kunt wel een nieuwe rapportenset toevoegen op basis van een standaard rapportenset.

Rapportenset toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Beheer / Rapportenset.
  2. Klik op: Nieuw.

    Je ziet de standaard rapportensets die AFAS meelevert.

  3. Selecteer de rapportenset waarvan je een kopie wilt maken.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Vul de velden in.

    Je kunt een definitiegroep koppelen aan de rapportenset, als alleen de gebruikers van de definitiegroep deze mogen gebruiken.

  6. Klik op: Volgende.

    Profit toont de rapporten in de rapportenset.

  7. Voeg een nieuw rapport toe aan de rapportenset.
    1. Klik op: Nieuw.
    2. Selecteer het rapport.

      Voor de loonstrook selecteer je rapporttype Loonstrook. Het rapport van de loonstrook die je hebt geselecteerd bij de werkgever, wordt hierdoor gegenereerd in de rapportenset.

    3. Klik op: Volgende.
    4. Vul het filter.
    5. Klik op: Voltooien.
  8. Verwijder een rapport uit de rapportenset.
    1. Selecteer het rapport.
    2. Klik op: Acties / Verwijderen.
    3. Klik op: Ja.
  9. Wijzig de volgorde van de rapporten.

    Profit drukt de rapporten per rapportenset af in de volgorde waarin je ze in de rapportenset opneemt.

  10. Klik op: Voltooien.

HRM instellingen voor rapportensets

Je bepaalt in Profit het moment waarop Profit de rapportenset automatisch genereert voor alle werkgevers. Profit kan dit na het verwerken of het accorderen van de salarisverwerking. Profit voert deze acties alleen uit, als je een rapportenset koppelt aan de werkgever.

Bij het genereren van het rapport Journaalposten (rekening) (Profit) kun je de velden onder Journaalpost en TWK selecteren. Bij het afdrukken van rapportensets kun je deze niet selecteren. In plaats daarvan bepaal je dit onder de instellingen. Profit houdt bij het genereren van het rapport Journaalposten (rekening) (Profit) in de rapportenset, rekening met deze instellingen. Deze instellingen gelden dan direct ook voor het rapport Overzicht betalingen (Profit).

HRM instellingen voor rapportensets onderhouden:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad: Rapportensets.
  3. Bepaal of Profit de rapportensets automatisch afdrukt bij het verwerken en accorderen.

    Je kunt rapportensets ook handmatig afdrukken vanuit de Salarisverwerkingscockpit.

  4. Vink Journaalpost en overzicht betalingen incl. correctieperioden aan.

    Als je dit aanvinkt, gebruikt Profit de instelling Journaalpost van hoofdperiode inclusief correctieperiode(s) bij het genereren van het rapport. Vink je dit niet aan, dan gebruikt Profit de instelling Journaalpost van geselecteerde verwerkingsregel.

    Tip:

    Als je een correctierun draait en alleen een journaalpost en overzicht wilt van de betalingen van de correctieperiode dan vink je dit veld niet aan.\

  5. Vink Journaalpost en overzicht betalingen incl. correcties uit voorgaande perioden aan.

    Als je dit aanvinkt, gebruikt Profit de instelling Journaalposten inclusief TWK mutaties gestart vanuit deze periode bij het genereren van het rapport. Vink je dit niet aan, dan gebruikt Profit de instelling Journaalposten alleen van deze periode.

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapportensets instellen per werkgever

Je stelt per werkgever de rapportensets in die Profit altijd na het verwerken en/of accorderen genereert. Hierdoor weet je zeker, dat je na elke verloning de juiste rapporten afdrukt.

Je bepaalt per werkgever de verstrekkingswijze van de rapportensets. Profit kan de rapportensets afdrukken en/of per e-mail versturen. Het is ook mogelijk om de rapportensets alleen te archiveren als dossieritem, en niet af te drukken of te verzenden per e-mail.

Je kunt in een bepaalde periode afwijken van de standaard ingestelde rapportensets. Je geeft dit aan onder de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan. Je kunt de rapportenset ook handmatig afdrukken, nadat een verwerking heeft plaatsgevonden.

Rapportensets instellen per werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Rapportenset.
  4. Selecteer de rapportensets die je standaard wilt genereren.

    Je kunt alleen rapportensets selecteren die geschikt zijn voor gebruik in Profit Payroll.

  5. Selecteer een contactpersoon in Contactpersoon rapportenset.

    Standaard verstuurt Profit de rapportenset aan de contactpersoon van de werkgever, die je opgeeft op het tabblad Contact. Profit vermeldt de gegevens van de contactpersoon op het voorblad van de rapportenset.

  6. Selecteer de verstrekkingswijze van de rapportenset.

    Als je de rapportenset per e-mail verstuurt, leg je ook de e-mail instellingen vast in het kader E-mailinstellingen. Het zakelijke e-mailadres leg je vast op het tabblad Algemeen.

    Voor het verzenden van de rapportensets per e-mail selecteer je een berichtsjabloon.

    Als je per loonstrook meerdere exemplaren wilt afdrukken, stel je dit bij Aantal exemplaren loonstrook in.

  7. Vink Opslaan in dossier aan.

    Profit slaat de rapportenset op in het dossier van de werkgever

  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Afwijkende rapportensets instellen in het salarisverwerkingsplan

Profit drukt normaal gesproken de rapportensets af die gekoppeld zijn in de eigenschappen van de werkgever op het tabblad Rapportensets. Wel kun je per periode afwijkende rapportensets opgeven in het salarisverwerkingsplan van de werkgever. Je kunt bijvoorbeeld aparte rapportensets gebruiken voor afwijkende situaties, zoals correctieperioden en vakantietoeslag.

Als je veel afwijkende rapportensets wilt koppelen, doe je dit het snelste via de salarisverwerkingscockpit.

Rapportensets koppelen via de salarisverwerkingscockpit:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
  2. Selecteer de periode.
  3. Klik op: Meer acties / Instellen rapportensets.
  4. Selecteer de afwijkende rapportensets.
  5. Klik op: Voltooien.
  6. Klik op: Ja.

Zie ook