thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

VFPF-aanlevering

Voor de sector Primair onderwijs is de aanlevering VF/PF beschikbaar. De aanlevering heeft als doel de vaststelling en invordering van de VF/PF-premies, het beoordelen en betaalbaar stellen van de vervangingsdeclaraties en het genereren van kengetallen op het gebied van verzuim in het Primair Onderwijs.

Let op:

Vanaf 01-01-2021 is de uitvoerder WWPlus. Voor de aanlevering richt je het nieuwe communicatieprofiel Communicatie met Vervangingsfonds / Participatiefonds in. Meer informatie hierover vind je hier.

Inhoud

Beschrijving

De aanlevering bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Dienstverbanden:

    Op basis van de geleverde informatie over het dienstverband stelt het Vervangingsfonds zelf de premies voor het Vervangingsfonds en Participatiefonds vast. Het Vervangingsfonds brengt dit in rekening via een factuur. De premies worden ook door Profit berekend.

    Alle dienstverbanden die verloond worden in het Primair Onderwijs moeten worden aangeleverd (cao PO en cao PO Bestuur). En daarmee ook de dienstverbanden die niet verzekerd zijn. Een bevoegd gezag (werkgever) die ERD is (Eigenrisicodrager) levert ook alle dienstverbanden aan. Ook een bevoegd gezag die ERD is moet een beperkte premie betalen.

  • Verzuimmeldingen (incl. schorsingen):

    Op basis van de geleverde informatie over de verzuimmeldingen en schorsingen (verlofboeking in Profit) stelt het Vervangingsfonds de kengetallen van het verzuim op. Ook hier geldt dat de selectie alle medewerkers omvat die verloond worden in het Primair Onderwijs.

  • Declaraties:

    De declaratie bevat gegevens over de afwezige en de vervanger. Op basis van de geleverde gegevens bepaalt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag. Het declaratiebedrag wordt teruggekoppeld met een retourbericht.

  • Poolvervangers:

    Op basis van de geleverde informatie over de poolvervangers stelt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag vast.

Aanlevering

Per werkgever is er één VFPF-aanlevering voor elke aanleverperiode. De aanlevering maak je als de maand voorbij is en moet uiterlijk 5 werkdagen na afloop van de maand zijn verstuurd.

Aansluiting

Het Vervangingsfonds berekent op basis van de aangeleverde gegevens zelf de premies en stuurt op basis daarvan een factuur. Er worden vanuit Profit geen betalingsbestanden aangemaakt. In de CAO Primair onderwijs zijn wel looncomponenten aanwezig om ook de premies te berekenen. Doordat het moment van accorderen van de verloning en het aanmaken van het bestand niet gelijk zijn, kunnen er verschillen ontstaan.

Het declaratiebedrag kunnen wij niet berekenen in de salarisberekening bij de vervanger, omdat het normbedrag (brutosalaris) gebaseerd wordt op de salaris van de afwezige. Dit gegeven is in de salarisberekening bij de vervanger niet beschikbaar.

Werkweek van 40 uur bij declaraties

Het vervangingsfonds hanteert een werkweek van 40 uur. Daarom moet je in Profit ook overgaan op een werkweek van 40 uur als je declaraties bij het Vervangingsfonds wilt indienen. Als je als aanleverende partij uitgaat van een werkweek van 38.86 uur, zal het uitgekeerde bedrag bij declaraties lager uitvallen. Lees hier alles over de conversie naar de 40-urige werkweek

Gespecificeerd rooster bij declaraties

Vanaf januari 2016 moet, voor het indienen van een declaratie, de vervanger in Profit een gespecificeerd rooster hebben. Voor de afwezige adviseren wij ook een gespecificeerd rooster vast te leggen.

Als het verzuim of verlof (schorsing) halverwege de werkdag begint en direct vervangen wordt, dan kan het bij een vervanging van meerdere weken noodzakelijk zijn om de eerste week een ander rooster vast te leggen dan de tweede week. Hetzelfde principe geldt als het verzuim of verlof eindigt halverwege de werkdag.

Als je gebruikt maakt van profielen in InSite, dan raden wij aan hiermee rekening te houden.

Verwachte einddatum

Voor de nieuwe VFPF-aanlevering is het belangrijk dat de verwachte einddatum van de verzuim goed bijgehouden wordt. Daarnaast is het van belang dat een gebruiker altijd na afloop van de maand nog een keer voor ‘Controleren’ kiest alvorens klaar te zetten. Zo wordt de meest actuele data in de aanlevering verwerkt. Aanleveren kan maar één keer per maand per werkgever.

Omvang vervanging groter dan omvang afwezigheid vervanger

Eigenrisicodragerschap (ERD)

Je vult als je ERD bent, voor het bevoegd gezag de premiepercentage in. Deze heb je van het Vervangingsfonds gekregen. Deze premiepercentages vul je in op de volgende looncomponenten voor de cao Primair Onderwijs:

  • 161.174.020 'Vervangingsfonds (Verplicht)'
  • 161.174.021 'Vervangingsfonds (Vrijwillig)'

    Let op:

    Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.

Als een medewerker door het gekozen ERD-model voor een deel wel/niet declareerbaar is, dan voeg je een tweede vervangingsdienstverband toe waarin je het veld Declareren bij Vervangingsfonds aanvinkt/uitvinkt.

Niet meenemen in de aanlevering

In de aanleveringen moeten volgens het VF alle medewerkers mee die het tijdvak vanaf januari 2016 verloond worden (of werden) volgens de vigerende cao-po of de cao bestuurders po. Het gebruik van het veld Niet meenemen in VFPF-aanlevering in de eigenschappen van de instantie bij de medewerker is geheel op eigen verantwoordelijkheid.

Nr. aanstelling

In de webportal van VFPF kun je het nummer 'Nr. aanstelling' zien. In de VFPF-aanlevering geven wij het veld ‘Nr. aanstelling’ als volgt door:

  • De eerste 4 tekens is het dienstverbandnummer met voorloopnullen
  • De laatste 4 tekens is het nummer inkomstenverhouding met voorloopnullen

Correcties en intrekkingen

Als een onderdeel van de aanlevering van een medewerker is gewijzigd, dan levert Profit automatisch alle gegevens van het dienstverband van de medewerker opnieuw aan. Onderdelen van de aanlevering zijn dienstverbanden, verzuimmeldingen (incl. schorsingen), declaraties en poolvervangers.

Voorbeelden:

  • Als een declaratie wijzigt, dan wordt de gehele dienstverband van de afwezige opnieuw aangeleverd. In de structuur van het bestand zit de vervanger onder het dienstverband van de afwezige.
  • Als een declaratie met terugwerkende kracht wordt verwijderd, dan wordt het dienstverband ingetrokken in de aanlevering.

Termijnen van corrigeren

Iedere aanleverperiode controleert Profit de voorgaande perioden of er verschillen zijn ten opzichte van de eerder aangeleverde gegevens. Er zit wel een grens aan het aantal voorgaande perioden die Profit controleert:

  • Declaraties moeten binnen drie maanden na afloop van de maand waarop de declaratie betrekking heeft, aangeleverd zijn. Dit geldt ook voor het onderdeel 'Poolvervanging'. In afwijking tot deze drie maanden grens is de grens in Profit zes maanden.
  • Correcties op declaraties mogen alleen gecorrigeerd worden binnen drie maanden na afloop van de maand waarin de declaratie voor de eerste keer werd goedgekeurd. Dit geldt ook voor het onderdeel 'Poolvervanging'. In afwijking tot deze drie maanden grens is de grens in Profit zes maanden.
  • Voor de overige gegevens geldt dat Profit niet verder terugkijkt dan 12 maanden vóór het actuele leveringstijdvak. Uiteraard mogen er geen correcties plaats vinden voor 1-1-2016 of ingangsdatum aanlevering.

    Let op:

    Er is besloten dat declaraties over 2016 tot 12 maanden na afloop van de maand waarop het betrekking heeft, aangeleverd mogen worden. Dit geldt ook voor het onderdeel 'Poolvervanging'.

    In Profit mogen correcties op declaraties tijdelijk tot 12 maanden na afloop van de maand waarin de declaraties voor de eerste keer is goedgekeurd, worden gecorrigeerd. Dit geldt ook voor het onderdeel 'Poolvervanging'.

    Het Vervangingsfonds heeft inmiddels aanvullende regels gepubliceerd op haar website, neem deze goed door.

  • Correcties die gedaan zijn na de aanlevering van december neemt Profit in de aanlevering van januari van het volgende jaar mee.
    Wanneer je met Profit stopt in januari, adviseren wij om de aanlevering van december zo laat mogelijk aan te maken. Correcties na deze aanlevering zijn niet meer aan te leveren.

Premie participatiefonds en poolvervangers per 1-8-2018

Voor poolvervangers moet vanaf 1-8-2018 ook premie worden berekend. Looncomponent 161.174.022 'Participatiefonds' is aangepast, zodat deze wordt berekend als het veld Poolvervanger in de eigenschappen van het contract van de medewerker is aangevinkt.

In de VFPF-levering leveren wij voor poolvervangers nog steeds aansluitingsvorm 'Niet aangesloten' aan. Het Vervangingsfonds interpreteert op basis van de levering dat voor poolvervangers wel premie participatiefonds berekend moet worden.

VFPF-aanlevering toevoegen, controleren en verzenden

Zodra een salarisverwerking in de Salarisverwerkingscockpit voorlopig is verwerkt, voegt Profit automatisch een regel toe voor de VFPF Aanlevering.

Deze regel controleer je voordat je de aanlevering verzend.

Aanlevering controleren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / VFPF-aanlevering.
  2. Selecteer de aanlevering.

    De aanlevering kan de volgende status hebben.

  3. Klik op de actie: Controleren.

Aanlevering raadplegen

  1. Open na het controleren de aanlevering.
  2. Open de weergave:
    • Declaraties

      De declaratie bevat gegevens over de afwezige en de vervanger, onder anderen de afwezigheids- en vervangingsuren. Op basis van de geleverde gegevens bepaalt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag. Het declaratiebedrag wordt teruggekoppeld met een retourbericht.

    • Dienstverbanden

      Op basis van de geleverde informatie over het dienstverband stelt het Vervangingsfonds zelf de premies voor het Vervangingsfonds en Participatiefonds vast. Het Vervangingsfonds brengt dit in rekening via een factuur. De premies worden ook door Profit berekend.

      Alle dienstverbanden die verloond worden in het Primair Onderwijs moeten worden aangeleverd (cao PO en cao PO Bestuur). En daarmee ook de dienstverbanden die niet verzekerd zijn. Een bevoegd gezag (werkgever) die ERD is (Eigenrisicodrager) levert ook alle dienstverbanden aan. Ook een bevoegd gezag die ERD is moet een beperkte premie betalen.

    • Poolvervangers

      Op basis van de geleverde informatie over de poolvervangers stelt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag vast.

    • Verzuimmeldingen (incl. schorsingen)

      Op basis van de geleverde informatie over de verzuimmeldingen en schorsingen (verlofboeking in Profit) stelt het Vervangingsfonds de kengetallen van het verzuim op. Ook hier geldt dat de selectie alle medewerkers omvat die verloond worden in het Primair Onderwijs.

Status per signaal

Elke weergave bevat een status en deze wordt gevoed vanuit de retourberichten. Er kunnen meerdere retourberichten binnenkomen omdat het Vervangingsfonds meerdere 'Cases' in behandeling heeft. Op basis van de aangeleverde gegevens kan het Vervangingsfonds via de retourberichten de volgende statussen doorgeven:

  • afgekeurd
  • Case bij VF

    Het Vervangingsfonds vraagt extra informatie op of controleert informatie bij externe bronnen.

  • goedgekeurd

    Als bijvoorbeeld de declaratie is goedgekeurd stelt het Vervangingsfonds op basis van de geleverde informatie het declaratiebedrag vast. Het declaratiebedrag wordt via het retourbericht teruggekoppeld. De retourinformatie wordt ingelezen in Profit en bij de bijbehorende declaratie is voor de gebruiker in de weergave Declaraties het declaratiebedrag zichtbaar.

Als het signaal van het Vervangingsfonds op een declaratie terecht is, dan vink je het veld Declareren bij Vervangingsfonds uit in de eigenschappen van het contract van de medewerker. Als je het veld niet uitvinkt, gaat mogelijk de declaratie de volgende periode weer mee. Als je dit veld uitvinkt, dan controleer je de waarde in het veld Verzekering.

Als de afkeuring niet terecht is door bijvoorbeeld een verkeerde waarde in een veld, dan gaat na het aanpassen van de waarde de declaratie de volgende periode vanzelf weer mee.

Aanlevering verzenden:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / VFPF-aanlevering.
  2. Selecteer de aanlevering.
  3. Klik op de actie: Klaarzetten.

    Je zet de aanlevering klaar voor verzending via de communicatieservice. In de communicatieservice kun je de aanlevering verzenden.

    Als een fout optreedt tijdens het verzenden, dan hoef je de aanlevering niet opnieuw kaar te zetten. In dit geval kun je de status van de verzending herstellen in de communicatieservice en daarna opnieuw verzenden.

Process

Aanlevering

Work area

Payroll