Ouderschapsverlof en zwangerschapsverlof in Payroll
Als je het ouderschapsverlof of zwangerschapsverlof wilt meenemen in de salarisverwerking, dan kun je gebruik maken van standaard looncomponenten. Voor het gebruik van de juiste looncomponenten houd je rekening met de volgende situaties:
- Ouderschapsverlof (onbetaald verlof)
- Ouderschapsverlof (betaald verlof) werkgever betaalt medewerker door
1. Ouderschapsverlof (onbetaald verlof)
In de Profit CAO en Basis CAO zijn hiervoor de volgende looncomponenten aanwezig:
- 100.000.124 'Ouderschapsverlof dagen'
- 100.000.223 'Ouderschapsverlof uren'
- 100.001.111 'Vermindering salaris (Uit dagen ouderschapsverlof)'
- 100.001.112 'Vermindering salaris (Netto uit dagen ouderschapsverlof)'
- 100.001.113 'Vermindering salaris (Uit uren ouderschapsverlof)'
- 100.001.114 'Vermindering salaris (Netto uit uren ouderschapsverlof)'
Let op:
Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.
Je boekt de uren en/of dagen per week op de looncomponenten die onder de groep Dagen/uren vallen. Je boekt dit als vaste loonmutatie voor de medewerker.
Profit past geen gewogen berekening toe, als de begindatum van de ouderschapsverlof dagen of uren na de eerste dag van de periode ligt. In dit geval boek je handmatig de werkelijke uren of dagen voor de medewerker.
2. Ouderschapsverlof (betaald verlof) werkgever betaalt medewerker door
Eerst dien je het salaris te verminderen (zie bovenstaand), vervolgens kan het doorbetaalde bedrag geboekt worden.
In de Profit CAO en Basis CAO zijn hiervoor de volgende looncomponenten aanwezig:
- 100.001.043 'Betaald ouderschapsverlof'
Ouderschapsverlof en de dagtabel
Ouderschapsverlof is een vorm van onbetaald verlof. De medewerker krijgt hierdoor een gebroken tijdvak wat inhoudt dat de dagtabel toegepast wordt. Dit kan je oplossen door gebruik te maken van looncomponent 100.000.143. Deze looncomponent bepaalt of er sprake is van onbetaald verlof dat invloed heeft op de bepaling van de dagtabel.
Tot en met 2018:
Deze looncomponent neemt de waarde over van grondslag 100.000.698 ‘Onbetaald verlof dagen’.
Vanaf 2019:
De onbetaalde dagen zijn opgesplitst in drie categorieën met bijbehorende grondslagen.
- Wachtdagen: deze hebben tot en met 2020 invloed op de bepaling van de dagtabel want zijn incidenteel van aard. Volgens de Belastingdienst geldt dit niet meer vanaf 2021.
- Onbetaalde (verlof)dagen: deze hebben standaard invloed op de bepaling van de dagtabel. Vaak zullen de looncomponenten in deze grondslag worden gebruikt voor kortdurend verlof en hebben ze daarom invloed op de bepaling van de dagtabel. Moet dit niet, omdat er sprake is van langdurend verlof, dan zet je parameter ‘Onbetaalde (verlof)dagen zijn kortdurend’ op ‘Nee’. Dit kan je doen op cao, werkgever of medewerker niveau.
- Levensloopverlof en ouderschapsverlof: deze hebben standaard geen invloed op de bepaling van de dagtabel. Vaak zullen de looncomponenten in deze grondslag worden gebruikt voor langdurend verlof en hebben ze daarom geen invloed op de bepaling van de dagtabel. Moet dit wel, omdat er sprake is van kortdurend verlof, dan zet je parameter ‘Levensloopverlof en ouderschapsverlof is kortdurend’ op ‘Ja’. Dit kan je doen op cao, werkgever of medewerker niveau.
Bij onbetaalde dagen voor een medewerker die minstens 5 dagen per week werkt wordt de dagtabel toegepast. Vanaf 2019 wordt er onderscheid gemaakt tussen onbetaalde dagen die van incidentele aard zijn (zoals wachtdagen) en onbetaalde dagen die van meer structurele aard zijn (zoals ouderschapsverlof). Looncomponent 100.000.143 'Onbetaalde dagen t.b.v. toepassing dagtabel' is toegevoegd en looncomponent 100.006.520 'Toepassing dagtabel' is aangepast.
Vanaf 2019:
De onbetaalde dagen zijn opgesplitst in drie categorieën met bijbehorende grondslagen.
- Wachtdagen: deze hebben altijd invloed op de bepaling van de dagtabel want zijn incidenteel van aard.
- Onbetaalde (verlof)dagen: deze hebben standaard invloed op de bepaling van de dagtabel. Vaak zullen de looncomponenten in deze grondslag worden gebruikt voor kortdurend verlof en hebben ze daarom invloed op de bepaling van de dagtabel. Moet dit niet, omdat er sprake is van langdurend verlof, dan zet je parameter ‘Onbetaalde (verlof)dagen zijn kortdurend’ op ‘Nee’. Dit kan je doen op cao, werkgever of medewerker niveau.
- Levensloopverlof en ouderschapsverlof: deze hebben standaard geen invloed op de bepaling van de dagtabel. Vaak zullen de looncomponenten in deze grondslag worden gebruikt voor langdurend verlof en hebben ze daarom geen invloed op de bepaling van de dagtabel. Moet dit wel, omdat er sprake is van kortdurend verlof, dan zet je parameter ‘Levensloopverlof en ouderschapsverlof is kortdurend’ op ‘Ja’. Dit kan je doen op cao, werkgever of medewerker niveau.
Meer informatie over de werking is te vinden in de toelichting van de betreffende looncomponenten.
Raadpleeg het artikel Dagtabel of periodetabel toepassen of bekijk het Handboek loonheffingen voor meer informatie.
Zie ook
- Ouderschapsverlof inrichten als verlofsoort
Overlijdensuitkering
Als de medewerker is overleden, dan kan je aan de nabestaanden een overlijdensuitkering uitbetalen.
In de Profit CAO en Basis CAO zijn hiervoor de volgende looncomponenten aanwezig:
- 100.008.007 'Overlijdensuitkering'
- 100.002.050 'Overlijdensuitkering belast'
Let op:
Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.
Onbelaste overlijdensuitkering
Met de looncomponent 100.008.007 'Overlijdensuitkering' kun je een bedrag aan onbelaste overlijdensuitkering boeken als loonmutatie.
Deze boek je in de laatste periode van het contract van de medewerker.
Een eenmalige uitkering bij overlijden is tot maximaal driemaal het loon over een maand vrijgesteld. Voor het gedeelte boven driemaal het loon over een maand boek je op looncomponent 100.002.050 'Overlijdensuitkering belast'.
Belaste overlijdensuitkering
Met de looncomponent 100.002.050 'Overlijdensuitkering belast' kun je een bedrag als belaste vergoeding bij de medewerker boeken.
Voor de regels rondom de overlijdensuitkering kan je het handboek loonheffingen raadplegen.
Zie ook: