Integratie nacalculatie en salarisverwerking

Je kunt de nacalculatieregels in Profit Projecten meenemen in de salarisverwerking van Profit Payroll, ook als je geen gebruik maakt van Profit Projecten. Per werkgever bepaal je of Profit de nacalculatie integreert met de salarisverwerking.

Let op!

Voor bepaalde medewerkers met bepaalde roosters (Roostertype: 5 Uren per week) kan geen integratie plaatsvinden.

Beschrijving

Het proces voor het inrichten van de nacalculatie met de salarisverwerking ziet er als volgt uit:

De nacalculatieregels op urensoorten en/of werksoorten die gekoppeld zijn aan een looncomponent, beschouwt Profit in de nacalculatie als loonmutaties. Deze regels verwerkt Profit automatisch in Profit Payroll. Je kunt de nacalculatieregels ook eerst accorderen, vóórdat Profit deze meeneemt in Profit Payroll.

Let op: 

Bij de salarisverwerking in Profit Payroll ontstaan dus géén aparte loonmutaties. De nacalculatieregels zelf beschouwt Profit als loonmutaties.

Profit verdicht de nacalculatieregels. Dit betekent dat Profit het cumulatief van de boekingen voor een medewerker op de betreffende looncomponent berekent, en niet de losse boekingen.

Nacalculatie als loonmutaties kun je alleen gebruiken voor medewerkers met een geldig contract. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als je de medewerkers uitbetaalt op basis van gewerkte uren of als je de overwerkuren van medewerkers uitbetaalt.

De berekening van de nacalculatieregels in Profit Payroll is afhankelijk van de parameter die je koppelt aan de urensoort en/of werksoort:

• Alleen parameter 'Aantal'

  Profit berekent alleen het aantal.

• Alleen parameter 'Bedrag'

  Profit berekent alleen het bedrag.

• Parameter 'Aantal' en 'Bedrag'

  Profit berekent 'Aantal' x 'Bedrag'.

Voorbeelden

Voorbeelden van de berekening in Profit Payroll:

• Regel in uren (Aantal = aantal uren, Bedrag = uit te betalen per uur)

  De berekening is: Aantal uren x Uit te betalen per uur

• Regel in uren (Aantal = aantal uren, Bedrag = niet ingevuld)

  De berekening is: aantal uren waarbij Profit de vergoeding (bedrag) eventueel bepaalt via de rekenregel van een looncomponent.

• Regel niet in uren (Aantal = aantal kilometers, Bedrag = uit te betalen per kilometer)

  De berekening is: Aantal kilometers x Uit te betalen per kilometer

• Regel niet in uren (Aantal = 1, Bedrag = uit te betalen bedrag)

  De berekening is: 1 x Uit te betalen bedrag

Meerdere dienstverbanden

Als je Meerdere dienstverbanden hebt geactiveerd dan vul je het veld Dienstverband bij het boeken van de nacalculatie. Dit geldt alleen als de aan de urensoort gekoppelde looncomponent een parameter heeft die Profit per dienstverband berekent. Standaard vult Profit het in de periode geldende hoofddienstverband. Je kunt een ander dienstverband selecteren, voorwaarde is dat het dienstverband geldig is in de geselecteerde periode.

Cao inrichten (salaris o.b.v. projectnacalculatie)

Profit bepaalt de dagen gewerkt en de dagen niet gewerkt aan de hand van het rooster van de medewerker. Je kunt het aantal hiervoor ook bepalen op basis van projectboekingen. Je koppelt per cao de looncomponent en parameter waarop Profit het aantal dagen gewerkt en dagen niet gewerkt boekt.

Dit is afhankelijk van het volgende:

• Werkgever

  Je bepaalt per werkgever hoe het aantal dagen gewerkt en niet gewerkt wordt bepaald (op basis van het rooster of de nacalculatieregels). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners. Deze instelling geldt voor alle medewerkers van de werkgever.

• Meetellen in dagen per urensoort

  Je bepaalt per urensoort of de nacalculatieregels waarin de urensoort voorkomt, meetellen om het aantal dagen gewerkt te bepalen.

• Meetellen in dagen niet gewerkt per urensoort

  Je bepaalt per urensoort of de nacalculatieregels waarin de urensoort voorkomt, meetellen om het aantal dagen niet gewerkt te bepalen. Profit sluist de dagen door waarop de medewerker niet gewerkt heeft. Dit kan nodig zijn vanwege bepaalde vergoedingen waarop de medewerker alleen recht heeft als deze aanwezig is geweest. Hierbij kun je denken aan een onbelaste reiskostenvergoeding, kledingvergoeding, gereedschapvergoeding, etc.

Cao-instellingen vastleggen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde
4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
5. Selecteer bij Integratie nacalculatie met Payroll (dagen) de looncomponent en parameter waarin je het aantal dagen gewerkt wilt wegschrijven.
6. Selecteer bij Integratie nacalculatie met Payroll (dagen niet gewerkt) de looncomponent en parameter waarin je het aantal dagen niet gewerkt wilt wegschrijven.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op: 

   Je maakt een kopie van de template looncomponent 100.000.901 'Loondagen niet gewerkt Template' om te gebruiken als looncomponent waarin het aantal dagen niet gewerkt moet worden weggeschreven.

Werkgever inrichten (salaris o.b.v. projectnacalculatie)

Je bepaalt per werkgever of je de projectnacalculatie wilt overnemen in Profit Payroll. Bij werkgevers waarbij je het overnemen van de nacalculatie inschakelt, bepaal je ook hoe Profit aan het aantal dagen komt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners.

Werkgeversinstellingen vastleggen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Integratie.
4. Vink Integratie nacalculatie met Payroll aan.

   Profit neemt alle nacalculatieregels mee in de salarisverwerking. Zodra je dit veld bij minimaal één werkgever aanvinkt, heeft dit de volgende consequenties:

   • Profit kenmerkt alle nieuwe nacalculatieregels voor de integratie met Profit Payroll.
   • De bestaande nacalculatieregels blijven ongewijzigd.
   • Wijzigingen in reeds ingevoerde nacalculatieregels hebben geen invloed op de integratie met Profit Payroll.

   Het aantal gewerkte dagen in de periode bepaalt Profit op basis van het aantal dagen waarop gewerkt is, dit zijn het aantal dagen waarop je uren boekt.

   Als je alleen ESS/declaraties gebruikt voor het uitbetalen van onkosten of overuren, vink je dit veld ook aan. Zo niet, dan gebruik je ESS/declaraties alleen om het saldo tijd-voor-tijd bij te houden op basis van urenboekingen. Bij dat specifieke proces speelt de verloning geen rol.

5. Bepaal hoe Profit het aantal gewerkte dagen voor fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners moet bepalen:
   • Dagen voor parttimers o.b.v. urenregistratie
   • Dagen voor fulltimers o.b.v. urenregistratie
   • Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie

   Als Profit voor een bepaalde categorie medewerkers het aantal dagen moet bepalen op basis van de projectnacalculatie, vink je het betreffende veld aan. Zo niet, dan bepaalt Profit het aantal dagen op basis van het rooster. Profit bepaalt of een medewerker een fulltimer, parttimer of uurloner is op de volgende manier: In de loonberekening controleert Profit of de medewerker een uurloon heeft. Als dit het geval is, dan is de medewerker een uurloner. Als dat niet het geval, dan kijkt Profit naar het parttimepercentage. Als deze 100% is, dan is de medewerker een fulltimer. Bij een ander percentage is de medewerker een parttimer.

   Je vinkt deze velden niet aan als sprake is van ESS/declaraties.

   Voorbeeld:

   De fulltime medewerkers krijgen een regulier salaris via Profit Payroll. Je vinkt Dagen voor fulltimers o.b.v. urenregistratie niet aan.

   De uurloners verloon je op basis van nacalculatieregels uit de projectadministratie. Je vinkt Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie wel aan.

   De uurloners verloon je via Profit Payroll (dus niet op basis van de projectnacalculatie). Profit bepaalt het aantal dagen niet automatisch. Je boekt dan zowel het aantal uren als het aantal dagen als loonmutatie in Profit Payroll. Je vinkt Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie niet aan.

Uren-, werk- en kostensoorten inrichten (salaris o.b.v. projectnacalculatie)

Je koppelt per urensoort een looncomponent. Nadat je een looncomponent hebt gekozen koppel je een parameter voor het boeken van aantallen en/of bedragen.

Je kunt ook een looncomponent koppelen aan een werksoort. Als in de nacalculatie een regel in uren geboekt wordt, dan moet de regel altijd een urensoort bevatten. Als in de nacalculatie een regel niet in uren geboekt wordt, bevat de regel altijd een werksoort.

Het kan uiteraard voorkomen dat je een looncomponent koppelt (of een koppeling verwijdert), terwijl er nog regels aanwezig waren voor de integratie. Profit zal dan vragen hoe je deze wilt afhandelen:

• Je koppelt een looncomponent

  Hierdoor kan het gebeuren, dat bepaalde regels in aanmerking komen voor integratie, terwijl dit voordien niet het geval was. Als je de regels automatisch accordeert voor Payroll, dan moet je de nieuwe inrichting bevestigen. Als je de regels niet automatisch accordeert voor Payroll, is dit niet het geval. In die situatie moet je de regels namelijk alsnog handmatig accorderen, waardoor je via deze weg de controle behoudt op de te integreren regels.

  Of je al dan niet automatisch accordeert voor Payroll, bepaal je in de instellingen van de omgeving.

  Voorbeeld: 

  Er zijn uren geboekt op de urensoort Overwerk, maar de integratie is niet ingericht.

  Als je de integratie van deze urensoort alsnog inricht door een looncomponent/parameter te koppelen, zal Profit nagaan of er nog regels zijn die alsnog geïntegreerd kunnen worden. In dit geval gaat het om de regels waarin de urensoort Overwerk is gebruikt. Als Profit deze regels aantreft, kun je deze alsnog integreren.

• Je verwijdert een koppeling

  Hierdoor kan het gebeuren, dat bepaalde regels niet meer in aanmerking komen voor integratie, terwijl dit voordien wel het geval was. Als je deze koppeling verwijdert, dan worden nacalculatieregels die nog geaccordeerd moeten worden in 'Accorderen voor Payroll' verwijderd en ook de TWK verloning zal dan componenten terugdraaien!

  Deze wijziging heeft geen betrekking op regels die reeds voor Payroll geaccordeerd zijn.

• Je wijzigt een koppeling

  Als je een andere looncomponent/parameter selecteert, zal dit leiden tot TWK-mutaties. Het opnieuw accorderen van de betreffende nacalculatieregels is niet nodig.

Urensoorten inrichten

Je richt de urensoorten in voor het doorbelasten van uren vanuit de nacalculatie naar Profit Payroll.

Je kunt de koppeling tussen urensoort en de looncomponent importeren via HRM / Beheer / Import Payroll / Urensoort / Looncomponent.

Eigenschappen urensoort inrichten:

1. Ga naar:
   • Projecten / Project / Urensoort.
   • HRM / Payroll / Inrichting / Urensoort, als je geen gebruik maakt van Profit Projecten.
2. Open de eigenschappen van de urensoort.
3. Vink Meetellen in normuren aan als je wilt dat deze urensoort bij de controle op normuren bij het boeken van een aantal methoden voor nacalculatie, meetelt.
4. Ga naar het tabblad: Integratie.
5. Vink Alleen uurloners integreren met Payroll aan.

   Profit verwerkt de urenboekingen van parttimers en fulltimers niet in Profit Payroll. Als je dit veld niet aanvinkt, verwerkt Profit alle medewerkers die boeken op deze urencode in Profit Payroll.

6. Vink Meetellen in dagen aan.

   Profit gebruikt urenboekingen op deze urensoort voor het bepalen van het aantal dagen in Profit Payroll.

   Controleer ook de inrichting per werkgever.

7. Vink Meetellen in dagen niet gewerkt aan, als Profit urenboekingen op deze urensoort moet gebruiken voor het bepalen van het aantal dagen niet gewerkt in Profit Payroll.

Urensoort koppelen aan looncomponent:

1. Ga naar: 
   • Projecten / Project / Urensoort
   • HRM / Payroll / Inrichting / Urensoort, ls je geen gebruik maakt van Profit Projecten.
2. Selecteer de urensoort.
3. Klik op de actie: Integratie Payroll.

   Profit toont een weergave met alle cao's.

4. Selecteer per cao de looncomponent en de parameters.

   Let op: 

   Je mag geen parameter selecteren die is ingesteld op Berekening per arbeidsverhouding; hierop wordt een controle uitgevoerd.

   • Parameter aantal is de parameter waarin je het 'Aantal' uit de nacalculatieregel overneemt.
   • Parameter kostprijs is de parameter waarin je de 'Vergoeding' uit de nacalculatieregel overneemt.

   Let op: 

   In de boekingslay-out Nacalculatie per regel zijn dit respectievelijk de regelvelden Aantal en Kostprijs.

5. Klik op: Voltooien.

Werksoort aan looncomponenten koppelen

Je kunt per werksoort voor iedere cao een looncomponent koppelen.

Je kunt de koppeling tussen werksoort en de looncomponent importeren via HRM / Beheer / Import Payroll / Urensoort / Looncomponent.

Werksoort aan looncomponenten koppelen:

1. Ga naar: Projecten / Item / Werksoort.
2. Selecteer de werksoort.
3. Klik op: Acties / Integratie Payroll.

   Profit toont een weergave met alle cao's.

4. Selecteer per cao de looncomponent en de parameters.

   Let op: 

   Je mag geen parameter selecteren die is ingesteld op Berekening per arbeidsverhouding; hierop wordt een controle uitgevoerd.

   • Parameter aantal is de parameter waarin je het 'Aantal' uit de nacalculatieregel overneemt.
   • Parameter kostprijs is de parameter waarin je de 'Vergoeding' uit de nacalculatieregel overneemt.

   Let op: 

   In de boekingslay-out Nacalculatie per regel zijn dit respectievelijk de regelvelden Aantal en Kostprijs.

5. Klik op: Voltooien.

Kostensoort aan looncomponenten koppelen

Je kunt per kostensoort voor elke cao een looncomponent koppelen.

Kostensoort aan looncomponenten koppelen:

1. Ga naar:
   • Projecten / Item / Kosten.
   • HRM / Payroll / Inrichting / Kosten, als je niet beschikt over Profit Projecten.
2. Selecteer de kostensoort.
3. Klik op: Acties / Integratie Payroll.

   Profit toont een weergave met alle cao's.

4. Selecteer per cao de looncomponent en de parameters.

   Let op: 

   Je mag geen parameter selecteren die is ingesteld op Berekening per arbeidsverhouding; hierop wordt een controle uitgevoerd.

   • Parameter aantal is de parameter waarin je het 'Aantal' uit de nacalculatieregel overneemt.
   • Parameter kostprijs is de parameter waarin je de 'Vergoeding' uit de nacalculatieregel overneemt.

   Let op: 

   In de boekingslay-out Nacalculatie per regel zijn dit respectievelijk de regelvelden Aantal en Kostprijs.

5. Klik op: Voltooien.

Einddatum urenregistratie (verschoven periode)

Je kunt in Profit Payroll bij de salarisverwerking gebruik maken van het werken met 'Verschoven perioden'. Hiermee kun je de geboekte ziekte- en verlofuren vanuit de nacalculatie, maar ook de gewerkte uren van uurloners, van een hele of gedeeltelijke voorgaande periode standaard in de daaropvolgende periode van de salarisverwerking meenemen. Hiermee is het mogelijk om het ontstaan van TWK-mutaties in dit verband te voorkomen.

Zo kun je bijvoorbeeld de ziekte-uren van januari of de periode van half januari tot half februari, verlonen in februari. De genoemde perioden zijn hier dus de 'Verschoven perioden'. Voor het toepassen van 'Verschoven perioden' vul je Einddatum urenregistratie in de perioderegels van het salarisverwerkingsplan. Hiermee worden de uren meegenomen die liggen tussen de einddatum van het vorige salarisverwerkingsplan en het huidige.

Standaardwerking einddatum urenregistratie

Voorbeeld:

Situatie:

• In januari staat de einddatum urenregistratie op 24-01.
• In februari staat de einddatum urenregistratie op 24-02.

Gevolg:

• Hierdoor worden alle declaraties van 25-01 tot en met 24-02 meegenomen in februari.
• Declaraties geboekt op 23-01 zorgen voor een TWK op periode 1
• Declaraties geboekt op 25-02 gaan mee in de verwerking van periode 3.

Jaarovergang einddatum urenregistratie

Voorbeeld:

Situatie:

• In december is de einddatum urenregistratie 24-12.
• In januari van het nieuwe jaar is de einddatum urenregistratie op 24-01.

Gevolg:

• Hierdoor worden alle declaraties tussen 24-12 en 24-01 meegenomen in periode 1 van het nieuwe jaar.
• Declaraties geboekt nog op 23-12 zorgen niet voor een TWK. Een TWK gaat niet over het jaar heen, daarom moet je een correctieperiode aanmaken op het oude jaar.
• Declaraties geboekt op 25-01 komen mee in de verwerking van periode 2 van het nieuwe jaar.

Stel dat je alle declaraties van het oude jaar wil verwerken in het oude jaar. Dan maak je een correctieperiode aan op het oude jaar met de einddatum urenregistratie van 31-12. Als er daarna nog declaraties binnenkomen en geaccordeerd worden voor of op 31-12, dan maak je een correctieperiode aan voor periode 12 van het oude jaar.

Als je dit niet wilt, laat je de einddatum urendeclaraties staan op de originele datum.

Voorkomen TWK mutaties

Als je de TWK-mutaties wilt voorkomen, kun je bijvoorbeeld 31 december als einddatum vastleggen in de salarisverwerking van januari en 31 januari in februari. Op deze manier betaal je de uren een maand later uit, maar voorkomt TWK-mutaties voor de ziekte- en verlofmutaties.

Declaraties en verschoven perioden

Declaraties houden net als nacalculatieregels rekening met de einddatum urenregistratie. Hierbij wordt rekening gehouden met de datum 'aangevraagd op'. Profit houdt dus geen rekening met de datum 'goedgekeurd op'. Een declaratie met een datum 'aangevraagd op' die ligt voor de einddatum urenregistratie en goedgekeurd wordt na deze datum levert een verwerking met TWK op.

Toelichting gebruik Einddatum urenregistratie

• Bij nieuwe perioderegels is deze datum standaard gevuld met de waarde die je vult bij Gepl. datum accorderen. Als je na voorlopig verwerken nog medewerkers ziek meldt, moeten deze medewerkers opnieuw worden berekend voordat je kunt accorderen.
• Het veld Einddatum urenregistratie is verplicht, als je Integratie nacalculatie met Payroll hebt aangevinkt op het tabblad Integratie van de werkgevereigenschappen.
• Als Uurloners onderdrukken niet is aangevinkt, worden voor zowel vastloners als uurloners de geboekte uren tot en met de Einddatum urenregistratie meegenomen in de salarisverwerking.
• Als Uurloners onderdrukken is aangevinkt:
  • neem je alle uren van vastloners mee in de hoofdperioderegel, en wordt de Einddatum urenregistratie gebruikt.
  • verwerk je alle uren van uurloners in een aparte correctieregel van diezelfde periode.
    In deze aparte correctieregel vink je Uurloners onderdrukken niet aan en wordt de einddatum van de periode gebruikt. De einddatum van de periode wordt gebruikt omdat uitgesteld verlonen van uurloners wordt gebruikt om alle uren van de periode nog mee te kunnen nemen met de huidige periode. Deze uren worden vaak ofwel per dag geboekt, ofwel cumulatief op de laatste dag van de periode. De salarisverwerking vindt dan meestal direct plaats in het begin van de volgende periode.
    Verloon je de uren van uurloners niet (via een aparte correctieregel), dan kan niet begonnen worden met het verlonen van de nieuwe periode.
• Bij een medewerker die uit dienst gaat zal Profit de nacalculatie uren meenemen die na de Einddatum urenregistratie vallen, als de nacalculatie uren zijn geaccordeerd voor Profit Payroll.

  Let op:

  Bij het beëindigen van een dienstverband zal Profit niet automatisch de geaccordeerde nacalculatieregels afrekenen.

Meenemen uren bij verschoven perioden in afwijkende situaties

• Als je voor het eerst met het salarisverwerkingsplan gaat werken, vindt de salarisverwerking van de eerste periode bij het gebruik van verschoven perioden plaats vanaf de begindatum van de periode tot en met de Einddatum urenregistratie.
• In januari van het ieder opvolgend nieuw boekjaar neemt Profit de uren van december van het voorgaande boekjaar mee. Dit is dus niet in het eerste boekjaar dat je start met Profit.

Tellen SV-dagen

De situatie kan zich voordoen dat bij het gebruik van verschoven perioden, meer SV-dagen geteld worden dan in de huidige periode vallen. Profit compenseert dit automatisch met een negatief aantal gewerkte dagen voor de huidige periode.

Voorbeeld: 

Als in de maandverloning van februari de ziektedagen van januari worden meegenomen, en een medewerker was januari geheel ziek, dan ontstaan in februari 22 SV-dagen. Februari heeft echter maar 20 SV-dagen. Profit vermindert het aantal SV-dagen in dit geval met -2. Per saldo wordt zo toch het juiste aantal van 20 SV-dagen voor februari toegepast.

Einddatum urenregistratie vastleggen:

1.  HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
4. Open de eigenschappen van de perioderegel.
5. Vul de einddatum in bij Einddatum urenregistratie.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

• Verlof naar nacalculatie
• Verzuim naar nacalculatie
• Tijd-voor-tijd
• Declaraties
• Urensoorten toevoegen
• Werksoorten toevoegen
• Einddatum urenregistratie (verschoven periode)