Voorbeeld ontvangst confronteren

In Profit Ordermanagement kun je ontvangsten confronteren met inkoopfacturen uit Profit Financieel. Hieronder volgt een uitgewerkt voorbeeld.

Let op: 

We gaan er in dit voorbeeld vanuit dat je de confrontatie al hebt ingericht.

Toevoegen ontvangst

Je hebt de PC behuizingen ontvangen.

Ontvangst toevoegen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Ontvangst. Dit is ook mogelijk via InSite.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Selecteer een boekingslay-out als je een keuzescherm krijgt.

   Neem de onderstaande gegevens over:

   

4. Klik op: Voltooien.
5. Sluit de boekingslay-out.
6. Zoek de ontvangst in de weergave.

De betreffende ontvangst heeft nu de status Actief.

Boeken inkoopfactuur

Bij de ontvangen goederen zat ook de inkoopfactuur. Deze factuur ga je boeken en confronteren in Profit Financieel.

• Ontvangst confronteren (uitvoeren)

Inkoopfactuur boeken en ontvangst confronteren vanuit Financieel:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Selecteer het inkoopboek.
3. Klik op: Voltooien. 
4. Neem onderstaande gegevens over:

   (Het Factuurnummer vul je niet zelf in).

   

5. Voltooi de regel.
6. Klik, na de melding of je wilt confronteren, op Ja. Deze vraag krijg je alleen als dit is ingesteld in de boekingslay-out Financiële mutaties (inkoopboek). Het is ook mogelijk dat je direct een scherm met mogelijk te confronteren ontvangsten ziet.

   

   Je ziet nu mogelijke ontvangsten om mee te confronteren.

7. Vink de regel met de datum van vandaag aan.
8. Klik op de actie: Ontvangst om de bijbehorende ontvangst te raadplegen.
9. Klik op de actie: Regels. Je ziet nu de regels van de ontvangst.
10. Wijzig eventueel het aantal of de prijs in de regel.
    • Klik op de actie: Prijs/korting als de prijswijziging structureel is en je de verrekenprijs, inkoopprijs of kostprijs van het artikel wilt wijzigen. Hiervoor moet je geautoriseerd zijn.
11. Klik op: Voltooien. Doe dit tot je terugkomt in het 'Invoeren boekingen'-scherm, met o.a. het factuurnummer.
12. Voltooi de eerste regel door op Enter te drukken.

    Het is mogelijk dat je nu de vraag krijgt of je een projectboeking wilt maken. Dit is een instelling in de grootboekrekening.

    Je ziet dat Profit extra regels toevoegt.

    

    Je ziet dat Profit vervolgens ook de btw-regel toevoegt.

13. Klik op: Voltooien. 

    Je ziet nu de vraag of het bijwerken van de boekingen akkoord is.

14. Klik op: Ja. 

Confronteren ontvangst <-> inkoopfactuur

Je kunt een ontvangst ook in Profit Ordermanagement confronteren met de inkoopfactuur. Dan moet je de inkoopfactuur al hebben toegevoegd in Profit Financieel en daar vervolgens Nee geantwoord hebben bij de vraag of je wilt confronteren (instelling boekingslay-out).

Ontvangst in Profit Ordermanagement confronteren:

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Confrontatie.
2. Selecteer de inkooprelatie.
3. Selecteer het factuurnummer van de factuur die je zojuist hebt geboekt (het nummer kan afwijken van de getoonde afbeelding).
4. Klik op de actie: F5. Selecteren.

   

5. Vink de bijbehorende ontvangst aan waarmee je de inkoopfactuur wilt confronteren.

   Je ziet in het kader erboven het confrontatieverschil.

6. Klik op: Voltooien. 

   Je krijgt nu een melding dat er een confrontatieverschil ontstaat van € 20,00 en de vraag of je volledig wilt confronteren.

   Let op: 

   Als je in de ordermanagement instellingen hebt aangegeven dat er geen sprake mag zijn van een confrontatieverschil of als het confrontatieverschil groter is dan de ingestelde maximale afwijking, wordt er geen journaalpost gemaakt van het confrontatieverschil. Profit voert in dat geval geen confrontatie uit en markeert de factuur direct als 'niet volledig geconfronteerd'.

   Het percentage maximale afwijking is niet bedoeld voor het verwerken van prijsverschillen. Dit moet je in de regels zelf wijzigen door de prijs per eenheid aan te passen.

7. Klik op: Ja.
8. Klik op: Annuleren.  Hiermee verlaat je het confrontatiescherm.

Journaliseren

Je gaat nu de journaalposten toevoegen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Journaliseren.
2. Selecteer de integratiesoorten die je wilt journaliseren (in ieder geval Voorraad).
3. Klik op: Volgende. 
4. Selecteer eventueel verkoop- en/of inkoopfacturen.
5. Klik op: Volgende. 
6. Vul de boekingsdatum in.
7. Klik op: Voltooien. 

Financiële mutaties

Om inzicht te hebben in de journaalposten die zijn gemaakt ga je naar:

Journaalpost prijsverschil:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Open de eigenschappen van de grootboekrekening Inkopen (5000).
3. Ga naar het tabblad: Mutaties.
4. Open de eigenschappen van de aangemaakte journaalpost; je ziet dat er een prijsverschil is geboekt ad. € 30,00:

   

Journaalpost confrontatieverschil:

1. Open de eigenschappen van de grootboekrekening Confrontatieverschillen (5100).
2. Ga naar het tabblad: Mutaties.
3. Open de eigenschappen van de aangemaakte journaalpost; je ziet dat er een confrontatieverschil is geboekt ad. € 50,00: