Handmatig conceptregels toevoegen

Je kunt handmatig regels toevoegen aan een concept.

Bij Methode verwerking selecteer je een van onderstaande manieren waarop Profit met de regel moet omgaan.

Vanaf Profit 21 zijn de statussen Plusregel afgeboekt (PB) en Voorschotregel afgeboekt (VB) toegevoegd. De actieknop Verwijderen in het boekingsprogramma bestaat niet meer.

Controleer je analyses en rapporten en pas deze aan indien nodig. Filter de nieuwe verwerkingsmethodes PB en VB uit je analyses en rapporten. Zie hiervoor onderstaande afbeeldingen.

• Voorschotregel factureren (V):

  Factureer de regel als van het concept een factuur wordt gemaakt. Deze factuurregel beschouwt Profit dan als een voorschot en deze zal achteraf worden verrekend. Profit:

  • neemt de regel mee naar de factuur én
  • genereert in het concept een nieuwe regel met daarin het gefactureerde bedrag met een omgekeerd teken.

  Voorbeeld:

  Als de oorspronkelijke regel dus een positief bedrag bevat, dan krijgt de nieuwe regel in het concept een negatief bedrag (en omgekeerd). Hierdoor kun je het voorschot op een volgende factuur automatisch verrekenen.

• Plusregel factureren (P):

  Factureer de handmatig toegevoegde regel als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na genereren van de factuur zie je de regel niet meer in het concept, het is dan toegevoegd aan de factuur.

• Plusregel doorschuiven (PD):

  Factureer de plusregel nog niet als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en wordt de regel niet toegevoegd aan de factuur. Doordat de regel zichtbaar blijft in het concept, kun je de regel later alsnog factureren.

• Voorschotregel doorschuiven (VD):

  Hiermee geef je aan dat de voorschotregel nog niet gefactureerd moet worden als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en wordt de regel niet toegevoegd aan de factuur. Doordat de regel zichtbaar blijft in het concept, kun je de regel later alsnog factureren.

• Plusregel afboeken (PA):

  Factureer de plusregel niet als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en krijgt de status Plusregel afgeboekt (PB). De regel wordt niet toegevoegd aan de factuur. Op overzichten van de conceptregels zie je welke regels zijn afgeboekt aan de status PB (vanaf Profit 21).

  In de standaard boekingslay-out voor conceptfactuur is het veld Reden afboeking toegevoegd, gekoppeld aan de vrije tabel Reden afboeking. Bij het Afboeken van conceptregels is het veld Reden afboeking verplicht. Je kunt dit veld niet uit de boekingslay-out verwijderen.

  Als je een eigen boekingslay-out gebruikt voor conceptfactuur kun je de velden Methode verwerking en Reden afboeking in de Boekingslay-out toevoegen (maar niet verwijderen) via: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.

  Als je via meerdere regels tegelijk wilt afboeken dan doe je dit als volgt: selecteer de eerste af te boeken regel, kies voor de actie Afboeken en vul een reden in. Vervolgens selecteer je daarna de regels die om dezelfde reden afgeboekt moeten worden en klik je dan op de actie Afboeken.

• Voorschotregel afboeken (VA):

  Hiermee geef je aan dat de voorschotregel niet gefactureerd moet worden als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en krijgt de status Voorschotregel afgeboekt (VB). De regel wordt niet toegevoegd aan de factuur. Op overzichten van de conceptregels zie je welke regels zijn afgeboekt aan de status VB (vanaf Profit 21).

• Verplaatst af

  Concept verwerkingsmethode = Overgeboekt (M). De verwerkingsdatum valt in de periode. Bij het voltooien van de actie Detailregels in een boekingslay-out met conceptregels.

• Verplaatst bij

  Concept. De aanmaakdatum valt in de periode. Bij verwerken tijdens voltooien van functie Detailconceptregels.

Voor verdichte concepten geldt hierbij het volgende:

• Een handmatig toegevoegde verdichte regel krijgt altijd verwerkingsmethode Plusregel factureren, dit kun je niet handmatig wijzigen; de verwerkingsmethode wordt echter wel automatisch gewijzigd in Factureren als bij het genereren van concepten nieuwe detailregels met verwerkingsmethode Factureren worden toegevoegd.
• Een handmatig toegevoegde detailregel krijgt verwerkingsmethode Plusregel factureren maar dit kan handmatig worden gewijzigd in Voorschotregel factureren; verwerkingsmethode Voorschotregel factureren kan ook weer handmatig terug worden gezet naar Plusregel factureren, Plusregel doorschuiven, Plusregel afboeken, Voorschotregel factureren, Voorschotregel doorschuiven of Voorschotregel afboeken.
• Als bij een verdichte regel met verwerkingsmethode Plusregel factureren geen detailregels bestaan, wordt de verdichte regel verwijderd.
• Als er geen detailregels zijn met verwerkingsmethode Factureren, Plusregel factureren of Voorschotregel factureren én er is minimaal één detailregel met verwerkingsmethode Doorschuiven, Plusregel doorschuiven of Voorschotregel doorschuiven dan wordt de verwerkingsmethode in de verdichte regel op Doorschuiven gezet. Als er geen nacalculatieregel aanwezig is dan blijft de verwerkingsmethode Plusregel factureren.
• Als er geen detailregels zijn met verwerkingsmethode Factureren, Plusregel doorschuiven, Voorschotregel factureren, Doorschuiven of Voorschotregel doorschuiven én er is minimaal één detailregel met verwerkingsmethode Afboeken, Plusregel afboeken of Voorschotregel afboeken dan wordt de verwerkingsmethode van de verdichte regel op Afboeken gezet. Als er geen nacalculatieregel aanwezig is dan blijft de verwerkingsmethode Plusregel factureren.

Bij het genereren van de factuur geldt bij verdichting voor de handmatige conceptregels het volgende:

• Als een detailregel verwerkingsmethode Plusregel factureren of Voorschotregel factureren heeft én de bijbehorende verdichte regel heeft verwerkingsmethode Factureren of Plusregel factureren, dan wordt de detailregel overgenomen en als afgehandeld beschouwd (verwerkingsmethode wordt gewijzigd in Gefactureerde plusregel, verwerkingsmethode Voorschotregel factureren wordt Gefactureerde voorschotregel).
• Als een detailregel verwerkingsmethode Plusregel factureren of Voorschotregel factureren heeft én de bijbehorende verdichte regel heeft verwerkingsmethode Doorschuiven, dan wordt de detailregel niet overgenomen naar de factuur en wordt de verwerkingsmethode Plusregel doorschuiven of Voorschotregel doorschuiven.
• Als een detailregel verwerkingsmethode Plusregel factureren of Voorschotregel factureren heeft én de bijbehorende verdichte regel heeft verwerkingsmethode Afboeken, dan wordt de detailregel omgezet  naar verwerkingsmethode Plusregel afboeken of Voorschotregel afboeken en bij factureren definitief uit het concept verwijderd.
• Een verdichte regel met verwerkingsmethode Plusregel factureren wordt altijd overgenomen en als afgehandeld beschouwd (verwerkingsmethode wordt gewijzigd in Gefactureerde plusregel).

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Of een Doorschuiven, Plusregel doorschuiven of Voorschotregel doorschuiven regel bij de verwerking dezelfde verwerkingsmethode houdt of wordt gewijzigd naar respectievelijk Factureren, Plusregel factureren of Voorschotregel factureren is afhankelijk van de instelling voor Doorgeschoven regels factureerbaar stellen. Als deze aan staat geeft Profit alle doorgeschoven regels automatisch vrij voor facturering.