Nieuwe omgeving aanvragen / Omgeving kopiëren

Je kan de volgende omgevingen kopiëren/ aanvragen:

• Testomgeving
• Demo-omgeving
• Template-omgeving
• Accept-omgeving

Andere mogelijkheden:

• Kopie van AFAS Online omgeving lokaal terugzetten (optie: 11. Downloadlink aanvraag verwerken).
• Omgeving elke week kopiëren als testomgeving
• Omgeving voor AFAS Support
• Omgeving terugzetten onder ander deelnemernummer (omgeving van de ene licentie kopiëren naar een andere licentie).

  Let op:

  Je kan geen omgeving kopiëren op de dag dat je overgaat naar een nieuwe Profit-versie (bijvoorbeeld van Profit 19 naar Profit 20). Dit geldt niet voor optie 12. Deze actie is beschikbaar tot 15:00 uur.

Nieuwe (test)omgeving aanvragen? Welke mogelijkheden zijn er?

De aanvrager van de omgeving krijgt een e-mailbericht als de nieuwe omgeving gereed is, als deze vertraagd is of als de omgeving niet kan worden aangemaakt. In het e-mailbericht vind je (indien van toepassing) ook aanvullende informatie.

Eenmalige voorbereiding:

In de instellingen bepaal je of nieuwe gebruikers in een testomgeving geblokkeerd moeten worden. Het voordeel van het blokkeren van gebruiker is dat geblokkeerde gebruikers niet meetellen voor de licentietelling van gebruikers.

Let op:

Deze instelling geldt alleen voor testomgevingen (methode 1 en 12), niet voor andere soorten omgevingen.

1. Ga naar: Small Business / Inrichting / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: AFAS Online.
3. Dubbelklik op Omgevingsaanvraaginstelling - Gebruikers blokkeren bij kopie als testomgeving.
4. Bepaal de instellingen:
   • Als je alle gebruikers wilt blokkeren, behalve de aanvrager:

     Zet Omgevingsaanvraaginstelling - Gebruikers blokkeren bij kopie als testomgeving of Omgevingsaanvraaginstelling - Gebruikers blokkeren bij kopie als acceptomgeving op Ja (=instelling aanvinken).

   • Als je alle gebruikers wilt blokkeren, behalve de de leden van een specifieke groep:

     Zet Omgevingsaanvraaginstelling - Gebruikers blokkeren bij kopie als testomgeving of Omgevingsaanvraaginstelling - Gebruikers blokkeren bij kopie als acceptomgeving op Ja (=instelling aanvinken).

     EN selecteer de gebruikersgroep bij Omgevingsaanvraaginstelling - Gebruikersgroep uitzonderen bij blokkeren. De leden van deze gebruikersgroep worden niet geblokkeerd in de nieuwe omgeving.

5. Klik op: OK.

Na het aanmaken van de omgeving kun je benodigde gebruikers deblokkeren.

Testomgeving aanmaken:

1. Open de omgeving waarvan je een kopie wilt laten maken.
2. Ga naar: Small Business / Omgeving / Aanvragen omgeving .
3. Klik op de actieknop: Nieuwe aanvraag.

   Is deze actie niet beschikbaar? Dan ben je niet geautoriseerd. Deel de autorisatie uit voor onderstaande acties.

   1. Ga naar: Small Business / Beheer / Autorisatie.
   2. Selecteer de gebruikersgroep.
   3. Ga naar het tabblad: Menu.
   4. Autoriseer de functie Small Business / Omgeving / Aanvragen omgeving .
   5. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
   6. Autoriseer de juiste acties. Bij de actie Nieuwe aanvraag kan een gebruiker alle typen aanvragen doen, bij de actie Support backup kan een gebruiker alleen een support backup aanvragen.

      

4. Klik op de drie puntjes (...) achter het veld Actie.
   Maak een keuze uit één van de opties. De meest voorkomende acties zijn hieronder uitgelicht. De overige opties vind je aan het einde van dit artikel. Je ziet alleen de keuzen waar je volgens je licentie recht op hebt.

   AFAS zal nooit een bestaande omgeving vervangen/overschrijven. De enige uitzondering hierop is actie 08, we raden af deze actie te gebruiken.

   Actie/ Code	Keuze	Toelichting
   01	Omgeving kopiëren als nieuwe testomgeving (Bijlagen bij dossieritems van de laatste 7 dagen. Denk aan facturen, loonstroken en documenten)	Met deze actie maak je een nieuwe testomgeving aan op basis van de back-up van afgelopen nacht. Voor testwerkzaamheden worden bijlagen bij dossieritems van de laatste 7 dagen opgenomen in de nieuwe omgeving, oudere bijlagen niet. Deze actie start aankomende nacht rond 03:00 uur. De nieuwe testomgeving krijgt een omgevingsnaam die begint met de letter T, bijvoorbeeld T12345AB en deze benader je via een aparte tegel. Bij een testomgeving krijg je standaard een test InSite: https://12345.insitetest.afas.online. Je kunt een productieomgeving elke week automatisch laten kopiëren als testomgeving. Je kunt een testomgeving niet overzetten naar een andere licentie.
   12	Omgeving nu kopiëren als testomgeving zonder dossierbijlagen (Bijlagen bij dossieritems van de laatste 7 dagen. Denk aan facturen, loonstroken en documenten) Let op! Deze actie is niet beschikbaar in een testomgeving.	Deze optie is hetzelfde als actie 01, alleen wordt deze actie direct gestart en uitgevoerd zodra dit mogelijk is.Omdat de actie direct wordt gestart kan dit invloed hebben op de performance van je omgeving. De meeste acties worden daarom 's nachts uitgevoerd. De nieuwe testomgeving krijgt een omgevingsnaam die begint met de letter T, bijvoorbeeld T12345AB en deze benader je via een aparte tegel. Bij een testomgeving krijg je standaard een test InSite: https://12345.insitetest.afas.online. Je kunt een testomgeving niet overzetten naar een andere licentie.

   Andere opties:

   Optie 02: Omgeving kopiëren voor Accept

   02

   Omgeving kopiëren voor Accept (Bijlagen bij dossieritems van de laatste 7 dagen. Denk aan facturen, loonstroken en documenten) (Alleen beschikbaar voor klanten met een Accept-licentie)

   Bij deze actie maak je een kopie van je huidige omgeving voor testdoeleinden. De nieuwe Accept-omgeving krijgt een omgevingsnaam die begint met de letter A, bijvoorbeeld A12345AB en benader je via een aparte tegel. Deze actie start aankomende nacht rond 03:00 uur. Aandachtspunt: Je geeft een gebruiker toegang tot de Accept-omgeving door het veld AFAS Accept aan te vinken in de eigenschappen van de gebruiker. Zorg dat de .admin-gebruiker ook Accept-toegang heeft.

   Optie 03: Omgeving kopiëren als nieuwe productie-omgeving zonder dossierbijlagen

   03

   Omgeving kopiëren als nieuwe productie-omgeving zonder dossierbijlagen

   Bij deze actie maak je een kopie van je huidige omgeving voor productie.Voor testwerkzaamheden worden bijlagen bij dossieritems van de laatste 7 dagen opgenomen in de nieuwe omgeving, oudere bijlagen niet. Deze actie start aankomende nacht rond 03:00 uur.

   Optie 04: Omgeving kopiëren als nieuwe productie-omgeving met dossierbijlagen

   04

   Omgeving kopiëren als nieuwe productie-omgeving met dossierbijlagen

   Bij deze actie maak je een volledige kopie van je huidige omgeving voor productie. De nieuwe omgeving is een omgeving met bijlagen bij dossieritems. Deze actie start aankomende nacht rond 03:00 uur.

   Optie 05: Nieuwe template-omgeving maken

   05

   Nieuwe template-omgeving maken

   Bij deze actie vraag je een omgeving aan op basis van de meest recente template die door AFAS is uitgeleverd. Je kunt een keuze maken uit templates die je volgens jouw licentie kunt aanvragen. Vul bij Voorkeur omgevingsnaam de code van twee letters in, als je de letters zelf wilt bepalen. Vervolgens zie je de gegenereerde code, deze begint altijd met de letter O, bijvoorbeeld O12345AB. Dit geldt ook als je de aanvraag doet vanuit een Test- of Acceptomgeving. Bij een Testomgeving zal de naam tijdens het aanmaken worden omgezet naar T12345AB en bij een Acceptomgeving zal de naam tijdens het aanmaken worden omgezet naar A12345AB. Deze actie start voor Productie-omgevingen om 18:00 uur in verband met performance. Voor Test- en Accept-omgevingen start deze direct. Belangrijk: De gebruiker die de aanvraag doet, moet in de bronomgeving rechten hebben op de Autorisatie tool en bij deze gebruiker moet een e-mailadres zijn ingevuld. Zo niet, dan wordt de aanvraag afgekeurd. De aanvragende gebruiker wordt toegevoegd als enige gebruiker in de nieuwe template-omgeving.

   Optie 06: Nieuwe demo-omgeving maken

   06

   Nieuwe demo-omgeving maken (niet beschikbaar in Small Business)

   Bij deze actie vraag je een demo-omgeving aan op basis van de meest recente demo-omgeving die door AFAS is uitgeleverd. Deze actie start direct. De demo-omgeving krijgt een omgevingsnaam die begint met de letter T, bijvoorbeeld T12345AB en benader je via een aparte tegel. Bij een demo-omgeving krijg je standaard: Een test InSite: https://12345.insitetest.afas.online. Een test OutSite: https://12345.outsitetest.afas.online. Belangrijk: De gebruiker die de aanvraag doet, moet in de bronomgeving rechten hebben op de Autorisatie tool en bij deze gebruiker moet een e-mailadres zijn ingevuld. Zo niet, dan wordt de aanvraag afgekeurd. De aanvragende gebruiker wordt toegevoegd als enige gebruiker in de nieuwe template-omgeving. Overige aandachtspunten: In de demo-omgeving zitten fictieve gebruikers. Deze gebruikers tellen mee voor je licentie. Blokkeer deze gebruikers eventueel via Algemeen / Beheer / Autorisatie tool. Als je met een fictieve gebruiker wilt testen, hernoem je deze eerst naar 12345.XXX (vervang 12345 door je eigen licentienummer). Vul vervolgens ook een e-mailadres in bij deze gebruiker.

   Optie 07: Reservekopie terugzetten als nieuwe omgeving

   07

   Reservekopie terugzetten als nieuwe omgeving Let op: Actie wordt direct gestart.

   Een eerdere back-up van jouw omgeving wordt teruggezet als nieuwe omgeving (Maximaal 30 dagen terug). AFAS maakt elke nacht na middernacht een back-up van jouw omgeving. Mocht je dus in de ochtend een fout gemaakt hebben, en je wilt terug naar de versie zoals deze was na middernacht, vul dan de datum van vandaag in. Deze actie start voor productie-omgevingen om 18:00 uur Voordat je de actie start: De bankkoppeling werkt niet meer in de nieuwe omgeving. Voor de ABN en ING exporteer je daarom de bankkoppeling VOORDAT je actie 07 start. Vervolgacties: Na het terugzetten herstel je de volgende instellingen. Ga snel aan de slag met de punten die belangrijk zijn voor je bedrijfsprocessen! InSite opnieuw koppelen/ publiceren. PCC opnieuw koppelen. Importeer de eerder geëxporteerde bankkoppeling. Communicatieprofielen deblokkeren. Geblokkeerde taken deblokkeren. App connectoren deblokkeren. E-mailinstellingen omgeving opnieuw vastleggen. Tokens voor de connectoren opnieuw uitdelen. Omgevingssleutel AFAS Pocket opnieuw genereren.

   Optie 08: Reservekopie terugzetten als vervanging van huidige omgeving

   08

   Reservekopie terugzetten als vervanging van huidige omgeving Kijk eerst of je actie 07 kunt gebruiken, dit is vaak voldoende. Actie 08 wordt direct gestart.

   Je huidige omgeving wordt verwijderd en een eerdere back-up van jouw omgeving wordt teruggezet onder de naam van de huidige omgeving. Als je deze actie kiest, kan AFAS contact met je opnemen, omdat je je werk sinds de laatste backup kwijtraakt. Deze actie start direct. Let op: Door deze keuze kun je gedurende een aantal uren - afhankelijk van de omvang van de reservekopie - niet werken in de omgeving. Door deze keuze wordt je huidige omgeving verwijderd. Alle mutaties - van welke soort dan ook - die je sinds de datum/tijd van de reservekopie hebt doorgevoerd, gaan verloren.   Vervolgacties: Na het terugzetten herstel je de volgende instellingen. Ga snel aan de slag met de punten die belangrijk zijn voor je bedrijfsprocessen! InSite opnieuw koppelen/ publiceren. Communicatieprofielen deblokkeren. Geblokkeerde taken deblokkeren. E-mailinstellingen omgeving opnieuw vastleggen.   Als je na het maken van de backup nog extra acties hebt uitgevoerd ten aanzien van de onderstaande onderdelen, dan werken deze niet door in de nieuwe omgeving. Voer de acties dan alsnog uit in de nieuwe omgeving. PCC opnieuw koppelen. App connectoren deblokkeren. Tokens voor de connectoren opnieuw uitdelen. Omgevingssleutel AFAS Pocket opnieuw genereren. Heb je bijvoorbeeld tokens uitgedeeld en de omgevingssleutel voor Pocket gegenereerd na het maken van de backup, dan moet je in de nieuwe omgeving ook tokens uitdelen en de omgevingssleutel voor Pocket genereren.

   Optie 09: AFAS Support backup maken

   09

   AFAS Support backup maken

   Deze actie gebruik je als door AFAS Support om een Support-backup wordt gevraagd. Via het incident krijg je een pincode om de aanvraag te voltooien.

   Optie 10: Usability Lab Backup maken

   10

   Usability Lab Backup maken

   Deze actie gebruik je als door het AFAS Usability Center om een backup wordt gevraagd. Via de aanvraag krijg je een pincode om de aanvraag te voltooien.

   Optie 11: Downloadlink aanvraag verwerken

   11

   Downloadlink aanvraag verwerken

   Deze actie is bedoeld voor accountants die een backup van een omgeving willen downloaden. Zie verder: Pincode aanvragen voor archiveren omgeving

5. Vul de letters van de nieuwe omgeving en de naam in.
   Als je de letters niet invult, dan wordt de eerstvolgende vrije lettercombinatie gebruikt. Ook als de bestaande lettercombinatie al bestaat, wordt de eerstvolgende vrije lettercombinatie gebruikt. Een bestaande omgeving wordt dus nooit vervangen/overschreven.
6. De nieuwe naam wordt getoond, waarbij rekening wordt gehouden met het type omgeving: productie-omgeving (O54160AZ), Testomgeving (T54160AZ) of Accept-omgeving (A54160AZ).
   
   
   Het aanpassen van naam of omschrijving is niet mogelijk bij de volgende acties:
   • 08 - Reservekopie terugzetten als vervanging van huidige omgeving
   • 09 - AFAS Support backup maken
   • 10 - Usability Lab Backup maken
   • 11 - Downloadlink aanvraag verwerken
7. Klik op: Voltooien.
8. In de kolom Status en Toelichting kun je de voortgang volgen. Hiervoor moet je de weergave opnieuw openen. Alleen het verversen van de weergave is niet voldoende.

Belangrijk na het aanmaken van de omgeving

1. Log in op de AFAS Online Portal.
2. Klik op de juiste tegel.
   1. Begint je nieuwe omgeving met de letter T? Dan open je de omgeving via de test-tegel.
   2. Begint je nieuwe omgeving met de letter O? Dan open je de omgeving via de normale productie-tegel.

   Als bij het inloggen niet de juiste omgeving getoond wordt, raadpleeg dan Nieuwe omgeving is niet zichtbaar. Hoe kan dit?

3. Voer indien nodig de volgende acties uit:
   • InSite opnieuw koppelen/ publiceren.
   • PCC opnieuw koppelen.
   • Communicatieprofielen deblokkeren in Small Business / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
   • Geblokkeerde taken deblokkeren in Small Business / Beheer / Geplande taak
   • Omgevingssleutel AFAS Pocket opnieuw genereren.
   • E-mailnstellingen omgeving opnieuw vastleggen.
   • Wil je de omgeving ook gebruiken om koppelingen in te richten? Deel opnieuw de tokens uit voor connectoren.
   • Ga naar HRM / Organisatie / Werkgever, tabblad Betaling. Als je een bestandslocatie had vastgelegd in een te kopiëren omgeving, dan is deze in de nieuwe omgeving vervangen door \\testwaarde. Vul zelf het juiste pad in. Kies hiervoor niet de bestandslocatie die je vanuit een productie-omgeving gebruikt, want dan kan het voorkomen dat testbestanden terecht komen in de map met betaalbestanden die echt voor betalingen gebruikt worden.