Documentlay-out aanmaken, bewerken en opslaan

Dit onderwerp beschrijft de stappen van het toevoegen, bewerken en opslaan van een documentlay-out. Je begint in Profit met het kopiëren van een documentlay-out en het aanpassen/uitbreiden van gegevensverzamelingen. Vervolgens bewerk je de indeling van het document in Microsoft Word en je slaat het document op in Profit.

Documentlay-out aanmaken

Met Profit worden standaard documentlay-outs meegeleverd, herkenbaar aan de toevoeging (Profit) in de naam van het rapport. Je kunt deze documentlay-outs niet wijzigen. Wel kun je een documentlay-out kopiëren en de kopie aanpassen.Bij het aanmaken van een document zijn er twee belangrijke keuzen:

• Bekijk eerst waarvoor je de nieuwe documentlay-out wilt gebruiken. Zie ook het overzicht van de mogelijkheden.

  Let op:

  Wil je aan de slag met een nieuwe documentlay-out? Kijk eerst of de documentlay-out geschikt is!

  Ga je bijvoorbeeld een documentlay-out koppelen in een workflow, maak dan eerst de documentlay-out aan en kijk dan of je deze in de workflow kunt koppelen. Als dit zo is, dan ga je verder met het opzetten van de documentlay-out.

• De te kopiëren documentlay-out bevat een hoofddocument met een vaste gegevensverzameling. Je kunt de 'hoofdgegevensverzameling' wijzigen (door velden toe te voegen, een filter in te stellen, etc.), maar je kunt deze gegevensverzameling niet vervangen door een andere. Controleer altijd of de juiste gegevensverzameling aan de documentlay-out gekoppeld is. Ga pas verder met het 'finetunen' als je zeker weet dat je de juiste hoofdgegevensverzameling hebt.

Documentlay-out kopiëren:

1. Ga naar: Small Business / Uitvoer / Document.
2. Selecteer de juiste documentlay-out, dit hangt af van de toepassing. Als je een document/brief wil aanmaken via een dossieritem in Profit, selecteer dan een documentlay-out die begint met de aanduiding [Dossier.

   Overzicht meegeleverde documentlay-outs en bestemmingen

   Je kunt bij een nieuw dossieritem automatisch een document genereren, als bij het type dossieritem het veld Genereren document aangevinkt is.

   Beschikbare documenten:

   • [Dossier medewerker/persoon] Brief organisatie

     Dossieritem met samenvoegdocument toevoegen bij organisaties (debiteuren en crediteuren)

   • [Dossier medewerker/persoon] Brief persoon

     Dossieritem met samenvoegdocument toevoegen bij personen (debiteuren, crediteuren en personen)

   

3. Klik op de actie: Kopiëren.
4. Vul de omschrijving in.
5. Klik op: Voltooien.

   Je ziet het eigenschappenscherm van de documentlay-out.

Nieuwe documentlay-out testen:

Om zeker te zijn dat de nieuwe documentlay-out gebaseerd is op het juiste type, kun je deze eventueel eerst testen.

Als je een document/brief wil aanmaken via een dossieritem in Profit, maak dan een nieuw dossieritem aan. Dit dossieritem moet geschikt zijn voor het aanmaken van het document. Kijk of je de documentlay-out kunt selecteren in de laatste stap van de 'nieuw dossieritem wizard'. Na het voltooien van de wizard moet er een samenvoegdocument ontstaan dat wordt opgeslagen bij het dossieritem en dat via het dossieritem geraadpleegd kan worden.

Gegevensverzamelingen beheren

In het eigenschappenscherm zie je de gegevensverzamelingen die aan de documentlay-out gekoppeld zijn. Deze kun je uitbreiden met de velden die je nodig hebt, je kunt de gegevensverzamelingen niet verwijderen en je kunt geen gegevensverzamelingen toevoegen.Zie ook:

• Gegevensverzameling wijzigen (ook als je de lay-out open hebt)
• Samenvoegbrieven (output) sorteren
• Tips en trucs

Documentlay-out openen in Word

Je opent de documentlay-out in Microsoft Word op je werkstation of terminal server. Controleer of je werkstation voldoet aan de eisen die bij de Voorbereidingen beschreven zijn.

1. Klik op: Acties (F8) / Ontwerp document.

   

   De functie Small Business / Uitvoer / Mijn bestanden start automatisch.

2. Dubbelklik op het bestand.
3. Sla het bestand op een lokale schijf op.
4. Open het bestand in je lokaal geïnstalleerde versie van Microsoft Word.

Zie ook:

• Bestanden opslaan

Document indelen en opmaken

De documentlay-out is geopend in Microsoft Word.

Let op:

Je kunt documenten generen via een workflow in InSite en OutSite. In deze documenten worden de velden van de gegevensverzameling Afzender niet gebruikt.

Document indelen en velden invoegen:

1. Deel eerst het document in en zorg ervoor dat de tekst (grofweg) goed staat. Dit is niet verplicht, maar het is makkelijker om een opzet te hebben voordat je velden invoegt.
2. Klik in het document op de plaats waar je een Profit-veld wilt invoegen.
3. Klik op: PROFIT DOCUMENT / Invoegen.
4. Klik op de gegevensverzameling en dan op het veld.

   

5. Het veld wordt ingevoegd op de cursorpositie.

   

Documentlay-out tussentijds opslaan in Profit:

1. Klik op PROFIT DOCUMENT / Opslaan in Profit.

   

Voorbeeld-document genereren:

Je kunt je werk controleren door een samenvoegdocument te maken. De document-lay-out wordt samengevoegd met gegevens uit Profit.

Let op:

Gebruik het voorbeeld-document alleen om het samenvoegen en de uiteindelijke lay-out te controleren. Gebruik voor het genereren van brieven altijd de daarvoor bestemde functies.

1. Klik op PROFIT DOCUMENT / Voorbeeld.

   

   Er ontstaat een apart voorbeeld-document.

2. Sluit het voorbeeld-document als je klaar bent.

Zie ook:

• Velden toevoegen aan de gegevensverzameling
• Subdocument aanmaken

Documentlay-out sluiten en opslaan

1. Klik op het sluitkruisje.

   

2. Bevestig dat je de document-lay-out wilt opslaan in Profit.