Extra bijlage verstrekken

Je kunt een extra bijlage uit het dossier van een relatie bij een offerte verstrekken. Dit gebruik je bijvoorbeeld om een ontwerp bij een offerte mee te sturen.

De extra bijlage moet worden opgenomen in het dossier van de relatie. Je kunt het daarin opnemen tijdens het toevoegen van de offerte of je kunt het al van tevoren opnemen in het dossier van de relatie. Als je de algemene voorwaarden altijd als extra bijlage mee wilt sturen kun je deze bijvoorbeeld massaal in het dossier van al de relaties toevoegen. Je gebruikt in alle gevallen een type dossieritem waarbij het koppelen van een bestand toegestaan is.

De maximale bestandsgrootte van de extra bijlage is 10MB.

Handmatig extra bijlage toevoegen tijdens toevoegen van het rapport:

1. Ga naar: Small Business / Facturering / Offerte.
2. Open de eigenschappen van de actieve offerte of voeg een nieuwe toe.
3. Ga naar het tabblad: Bijlage in de standaard boekingslay-out.
4. Selecteer bij Bijlage het dossieritem met de bijlage, als je de te verstrekken extra bijlage al als dossieritem hebt toegevoegd aan het dossier van de relatie.

   Als je de extra bijlage niet in het veld Bijlage kunt selecteren is het nog niet toegevoegd als dossieritem. Voeg dan eerst het dossieritem met de bijlage toe zoals hieronder is beschreven.

5. Klik op de actie: Bijlage toevoegen om de bijlage als dossieritem toe te voegen aan het dossier van de relatie.
   1. Selecteer bij Type dossieritem een type dossieritem waarbij een Bestand koppelen mogelijk is. Bijvoorbeeld Notitie.
   2. Vul bij Onderwerp een duidelijke tekst in. Deze tekst wordt getoond in het veld Bijlage. Bijvoorbeeld Definitieve tekening 
   3. Klik op: Volgende tot je een bestand kunt selecteren bij Bijlage.

      

   4. Selecteer bij Bijlage het bestand in het type dossieritem.
   5. Voltooi het dossieritem.

   Je bent nu terug in de boekingslay-out.

   

   Je ziet in het tabblad Bijlage nu bij het veld Bijlage de bijlage die je zojuist hebt toegevoegd met de omschrijving uit het dossieritem (en niet de naam van het bestand).

6. Klik op de actie: Bijlage tonen als je wilt zien of je het juiste bestand hebt gekoppeld.
7. Voltooi de offerte.

   Je kunt nu het rapport verstrekken via mail. De extra bijlage zal niet afgedrukt worden.

Verstrek het rapport met de extra bijlage via e-mail:

Een extra bijlage-bestand verstuurt Profit automatisch mee bij het verstrekken van het rapport als dat via e-mail gebeurt.

1. Selecteer de offerte.
2. Klik op de actie: Output. (E-mailen is ook mogelijk).
3. Vul de gegevens en klik op Volgende tot je bij de lijst met te verstrekken rapporten komt.
4. Selecteer het te verstrekken rapport met de extra bijlage.
5. Klik op de actie: E-mail voorbeeld.

   

   Je ziet dat de extra bijlage aan de standaard bijlage(n) is toegevoegd.

6. Voltooi de wizard.