Samenvoegen organisatie met persoon

Onder bepaalde voorwaarden kun je een organisatie samenvoegen met een persoon.

Let op: 

Samenvoegen van een persoon en een organisatie kan alleen worden uitgevoerd als er geen typen gekoppeld zijn die specifiek zijn voor personen. Dit geldt voor Medewerker en Cliënt IB. Een persoon met type verkooprelatie samenvoegen met een organisatie mag dus wel.

Beschrijving

Voor het samenvoegen van een organisatie met een persoon worden de volgende voorwaarden gehanteerd:

• Een mag geen contactpersonen, afdelingen en afleveradressen hebben aangezien personen deze niet hebben.
• Een organisatie mag alleen worden samengevoegd met een persoon als er geen typen aan gekoppeld zijn die specifiek voor organisaties geldig zijn, met name Cliënt Vpb. (Verkooprelatie en Inkooprelatie als typen mag dus wel).
• Als bij de organisatie dossieritems zijn die ingestuurd zijn op organisatiespecifieke typen kan er niet worden samengevoegd. Alleen dossieritems waarbij dossieritems zijn gestuurd op organisatie/persoon en op inkoop- en verkooprelatie zijn toegestaan.
• Bron en doel mogen geen overeenkomstige typen hebben, zoals beide inkooprelatie en/of verkooprelatie. Hebben ze die wel, dan kun je evt. eerst deze typen samenvoegen.
• Als er bankrekeningnummers zijn toegevoegd bij de organisatie kan niet worden samengevoegd.

Welke gegevens worden overgenomen bij samenvoegen organisatie met een persoon?

De volgende gegevens worden overgenomen volgens deze methoden:

• Alleen de typen inkooprelatie en verkooprelatie worden overgenomen als ze bij de bron staan maar niet bij het doel. Een type van een bron wordt alleen overgenomen als het type niet voorkomt bij het doel. Als ze bij beide voorkomen wordt de hele samenvoegactie geannuleerd.
• Adressen: Alle adreswijzigingen van de bron worden overgenomen naar het doel als dezelfde datum/adres combinatie nog niet bestaat (adreshistorie).
• Telecommunicatie: Als een telecommunicatiegegeven niet voorkomt bij de bron maar wel bij het doel, dan wordt het communicatiegegeven overgenomen.
• Dossieritems worden allemaal overgenomen van de bronpersoon naar de doelorganisatie als ze daar nog niet voorkomen (zie ook controle hierboven).

Welke gegevens worden niet overgenomen bij samenvoegen organisatie met een persoon?

De volgende velden worden niet overgenomen:

• Velden: er worden geen velden overgenomen.
• Contacten worden niet overgenomen (persoon heeft geen contactpersoon, afleveradres of afdeling).
• Bankrekeningnummer: niet mogelijk, zie controle.

Organisatie met persoon samenvoegen

Bij het samenvoegen is het doel leidend als dezelfde gegevens (bv. naam en telefoonnummer werk) gevuld zijn bij de bron en het doel. Alle onderliggende gegevens en koppelingen zullen worden overgenomen door het doel als deze bij het doel nog niet bestaan.

Samenvoegen:

1. Ga naar: Small Business / CRM / Samenvoegen organisatie/persoon.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de bron.
4. Selecteer het doel.
5. Selecteer de manier van samenvoegen:
   • Direct samenvoegen: als je maar één bron en één doel wilt samenvoegen kun je beter deze optie selecteren.
   • Toevoegen aan lijst, later samenvoegen: hier kun je voor kiezen als je veel gegevens wilt samenvoegen. Je kunt de actie dan 's avonds starten. Als je deze optie kiest, selecteer je op het moment dat je werkelijk wilt gaan samenvoegen de regels die je wilt samenvoegen en klikt op de actie Samenvoegen. Daarna worden de organisaties en personen samengevoegd.
6. Klik op: Voltooien.

   Als je zojuist Direct samenvoegen hebt geselecteerd, worden de bron en het doel nu samengevoegd. Als er fouten zijn geconstateerd krijg je daar nu een melding van. Los de fouten op en start het 'Samenvoegen' nog een keer.

   Als je zojuist Toevoegen aan lijst, later samenvoegen hebt aangevinkt, zie je in de weergave nu een nieuwe regel met de geselecteerde bron en het doel.

7. Klik op: Nieuw.

   Je kunt nu meer regels toevoegen.

8. Selecteer de regels.
9. Klik op de actie: Samenvoegen.

   Je krijgt nu een melding. Als je veel regels hebt geselecteerd, kan het zijn dat het samenvoegen veel tijd in beslag neemt.

10. Klik op: OK.

    Nu worden de gegevens samengevoegd.