Stappenplan: Starten met de Rabobankkoppeling (API-koppeling voor eigen bankrekening)
Je gebruikt dit stappenplan als je de Rabobankrekeningen van jouw organisatie wilt koppelen met de Rabo Boekhoudkoppeling (API-koppeling). Met deze bankkoppeling van de Rabobank kun je zelf meerdere keren per dag de actuele banktransacties ophalen. Ook kun je met deze bankkoppeling betaal- en incassobestanden verzenden.
Als je bijvoorbeeld als accountant, niet jouw eigen bankrekening, maar rekeningen van jouw klanten wilt overzetten naar de nieuwe Rabobankkoppeling volg dan dit stappenplan.
Volg onderstaande voorbereiding en stap 1 t/m 4 om de bankkoppeling te activeren en controleren.
Let op:
Op de site van de Rabobank vind je de volgende informatie: Als je via je boekhoudpakket toestemming hebt gegeven voor de diensten van Rabo BoekhoudKoppeling, kun je niet direct batches ondertekenen. Het duurt 1 tot 2 werkdagen voordat het nieuwe scherm zichtbaar is.
|
Inhoud |
Voorbereiding
- Ben je geautoriseerd om de koppeling te maken
Je kunt een koppeling maken als je binnen Rabo Business Banking Professional de rol 'Eigenaar' hebt met een eigenaarspas of de rol 'BeheerderPlus' hebt met autorisatie om rekeningen voor Rabo BoekhoudKoppeling te koppelen. Zie ook de site van de Rabobank.
- Controleer alle Rabobankrekeningen die moeten worden gekoppeld aan deze nieuwe Rabobankkoppeling. Deze moeten volledig in Small Business zijn ingericht, hierbij moet de bankrekening zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.
Controleer bij elk dagboek of de bankrekening niet aan twee dagboeken is gekoppeld. Bij gebruik van de API-koppeling mag een bankrekening namelijk maar aan één dagboek gekoppeld zijn.
Werk je met hoofd/subomgevingen, zorg dan dat de bankrekening(en) in de subomgeving zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.
- Als je eerder handmatig bankafschriften bij de bankrekening hebt ingelezen, controleer dan voordat je de nieuwe koppeling activeert of het bankafschrift van de voorgaande dag goed en volledig is ingelezen. Op de dag dat je de koppeling activeert synchroniseert Profit vanaf 00:00 uur via de nieuwe koppeling.
Meerdere omgevingen (hoofd-/subomgevingen)
- Werk je met meerdere omgevingen dan staat in de eigenschappen van het communicatieprofiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling) (RBI) in het veld Communicatieomgeving [Instelling van omgevingseigenschappen gebruiken]. Wil je hier van afwijken en een losse omgeving (hoofdomgeving), dan zet je de Communicatieomgeving op [Huidige omgeving].
- Werk je al met hoofd-/subomgevingen dan kun je ook met hoofd-/subomgevingen gaan werken voor de bankkoppeling en moet je het volgende instellen:
- Open de hoofdomgeving.
- Ga naar: Small Business / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
- Open het profiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling).
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
- Zet Communicatieomgeving op [Huidige omgeving].
- Klik op: OK.
- Open vervolgens de subomgeving. Voer onderstaande stappen uit voor elke subomgeving.
- Ga naar:Small Business / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
- Open het profiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling).
- Ga naar het tabblad:Algemeen.
- Zet Communicatieomgeving op de betreffende hoofdomgeving.
- Klik op: OK.
- Zorg dat de bankrekening(en) in de juiste omgeving zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.
Lees hier meer over de stappen voor het werken met hoofd/subomgevingen.
Stap 1: Rabobankkoppeling in AFAS Profit activeren
Je activeert de bankkoppeling in Profit zodat je een link naar een webadres (URL) krijgt. Dit webadres kun je hierna in je webbrowser ingeven.
Als je werkt met hoofd-/subomgevingen dan activeer je de koppeling vanuit de omgeving waar de bankrekening(en) toebehoren. Je genereert per omgeving, per bankpas (overeenkomst) 1 URL voor de betreffende rekeningen die je wilt activeren. LET OP! De URL link kan je maar 1 keer gebruiken.
Nadat je de Rabobankkoppeling hebt vastgelegd kun je bankrekeningen hieraan toevoegen of ontkoppelen. Voor toevoegen volg je dezelfde stappen als bij het activeren van de bankkoppeling, waarbij je de gewenste rekeningen aanvinkt. Ontkoppelen ofwel stopzetten kan alleen via de website van de bank.
Stap 1: Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling) in Profit activeren:
- Start Small Business.
- Open de juiste omgeving waar de bankrekeningen die je wilt koppelen toebehoren.
- Ga naar: Small Business / Inrichting / Financieel / Bankrekening.
- Klik op de actie: Bankintegratie activeren.
- Selecteer Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling) bij Type.
- Klik op: Volgende.
Bij Webadres pagina zie je het webadres (URL-link) om de koppeling met de Rabobank te maken. Dit webadres leidt je naar een pagina van AFAS Online Bankintegratie. Dit webadres kun je in je webbrowser ingeven of in een e-mail laten versturen.
In dit geval is versturen via e-mail niet nodig, omdat je het webadres direct gaat gebruiken.
- Laat bij E-mail versturen op de waarde Geen e-mail versturen met webadres staan.
- Klik op het wereldbolletje
bij Webadres pagina om direct naar het webadres in je webbrowser te gaan. Je kunt ook het adres dat automatisch is ingevuld selecteren, in dit voorbeeld https://afas.online/rabobank/12345678ABCDEF, en kopiëren met Ctrl C om deze vervolgens zelf in je webbrowser te plakken met Ctrl V.
- Klik op: Voltooien.
Het webadres voor de activering is 168 uur (7 dagen) geldig. Activeer de bankkoppeling binnen deze tijd. Mocht je te lang hebben gewacht om het webadres te bezoeken, dan is dat geen probleem: start eenvoudig de activering opnieuw vanuit Small Business en doorloop bovenstaande stappen nog een keer.
Stap 2: Rabobankkoppeling aanmelden bij de bank
Je meldt de bankkoppeling aan bij de Rabobank met het webadres (URL) van AFAS Online die je in stap 1 hebt gekregen.
Stap 2: Bankkoppeling aanmelden bij de bank via het webadres van AFAS Online:
- Vul het webadres in je webbrowser of plak deze met Ctrl V als je deze had gekopieerd.
Dit hoef je niet in te vullen als je vanuit Profit op het wereldbolletje
hebt geklikt. Dan kom je direct op het webadres in je webbrowser. - Via het webadres kom je op de pagina AFAS Online Bankintegratie voor de koppeling met je Rabobank-account.
Vanaf deze pagina log je in bij je bank om de AFAS Online omgeving te koppelen. Bij een succesvolle koppeling kan de AFAS Online omgeving de rekeninginformatie ophalen bij één of meerdere rekeningnummers. Hier kun je altijd weer de koppeling ongedaan maken, AFAS Online haalt dan geen informatie meer op van jouw bankrekeningen.
- Klik op: Koppelen.
De inlogpagina van de Rabobank opent.
- Log in bij de Rabobank op de gebruikelijke wijze, met de Rabo Scanner, Reader of mobiele telefoon. Volg de stappen om AFAS Online toegang te geven, geef aan welke bankrekeningen je wilt koppelen en signeer deze instellingen.
- Vink de bankrekening(en) aan die je in Small Business wil activeren voor de Rabobank API-koppeling.
Als je al actieve bankkoppelingen hebt dan blijven deze bestaan en worden deze bankrekening(en) erbij toegevoegd.
- Klik op Volgende, signeer deze instellingen met je Rabo Scanner en klik op Ondertekenen.
- Je komt terug op AFAS Online portal.
Bij het succesvol koppelen van de rekeningen in het Rabobank-account, toont de pagina dat het gelukt is.
- Sluit dit scherm.
Na het succesvol voltooien is een zogenaamd token met de bevestiging van de koppeling met de betreffende bankrekeningen opgeslagen in de bankportal. Dit token moet je nog ophalen in Profit om de gegevens van betreffende bankrekening(en) in het communicatieprofiel in te stellen, door verzenden en ontvangen uit te voeren.
Stap 3: Rabobankkoppeling in communicatieprofiel bijwerken en controleren
Voor het ontvangen van de banktransacties (bankafschriften) via de bankkoppeling met de Rabobank wordt een communicatieprofiel gebruikt. Met Verzenden en ontvangen haal je in dit profiel het token met de bevestiging op van de bankportal in Small Business en je controleert de gegevens.
Standaard worden alle transacties van alle bankrekeningen van de bankkoppeling naar de omgeving gestuurd waar je de koppeling hebt geactiveerd. Via het communicatieprofiel in de hoofdomgeving kun je bij de betreffende bankrekeningen de omgeving wijzigen, zodat de transacties in de goede omgeving terecht komen. Heb je bankrekeningen in meerdere omgevingen voor deze Rabobank-account (per deelnemersnummer), richt dit dan meteen juist in in het communicatieprofiel.
Meer informatie over de communicatie via de communicatieservice voor de bankkoppeling, lees je hier.
Stap 3: Bankkoppeling in communicatieprofiel bijwerken en gegevens controleren:
- Open de communicatie-omgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatie-omgeving in, niet per subomgeving.
Voor deze stap open je de hoofdomgeving als je met hoofd- en subomgevingen werkt. Werk je met één omgeving dan is dit je hoofdomgeving.
- Ga naar: Small Business / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
- Selecteer het profiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling).
- Klik op de actie: Verzenden en ontvangen.
- Klik op Ja om te bevestigen en het bericht voor dit profiel te ontvangen.
De bankrekeningen zijn bijgewerkt.
- Open het profiel.
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
Bij Communicatieomgeving staat standaard op huidige omgeving, [Instelling van omgevingseigenschappen gebruiken].
Dit kun je wijzigen als je met hoofd-/subomgeving werkt. De hoofdomgeving zet je op 'Huidige omgeving' en in de sub omgevingen verwijs je naar de hoofdomgeving.
- Ga naar het tabblad: Bankrekeningen.
Deze weergave toont de bankrekening(en) en de omgeving waarin de transacties worden opgehaald. De rekeningafschriften worden standaard ingelezen in de huidige omgeving (communicatie-omgeving).
- Controleer of bij de bankrekening de juiste omgeving staat ingesteld voor het inlezen van de transacties.
- Dubbelklik op de bankrekening als je de omgeving wilt wijzigen of het bankrekeningnummer wilt blokkeren.
Van een geblokkeerde rekening worden geen transacties opgehaald.
- Klik op: OK.
Na het succesvol ophalen van de gegevens bij het communicatieprofiel is de koppeling actief en zal vanaf dat moment de transacties ophalen. Controleer met de volgende stap eerst nog in de eigenschappen van de bankrekening of de bankkoppeling goed is toegevoegd.
Stap 4: Rabobankkoppeling in bankrekening controleren
Je controleert of de bankkoppeling is geactiveerd in de eigenschappen van de bankrekening.
Stap 4: Bankkoppeling in bankrekening controleren:
- Ga naar: Small Business / Inrichting / Financieel / Bankrekening.
- Open de eigenschappen van het bankrekeningnummer.
- Ga naar het tabblad: Bankintegratie.
Is de weergavebalk met de weergaven Bank/valuta-koppeling en Bankintegratie niet zichtbaar? Klik dan op: Bank/valuta-koppeling en selecteer Weergavebalk tonen.
- Open de weergave:
- Bank/valuta-koppeling
Deze weergave toont de bankrekening(en) met de BIS-koppeling.
Als je bent overgestapt van de 'oude' BIS-koppeling naar de nieuwe API-koppeling van de Rabobank moeten hier de vinkjes UIT staan bij Bankschrift inlezen en Incasso verzenden. Betaling verzenden blijft aan staan en zal bij de uitfasering van de BIS-koppeling door AFAS uitgezet worden. Hier dien je zelf geen actie op te ondernemen.
Eventuele Payroll betaalopdrachten worden tot aan Profit 21 nog met de BIS-koppeling verzonden. Ook als je de nieuwe koppeling hebt gemaakt terwijl je op Profit 20 zit. Zodra je bent overgezet naar Profit 21 gaan de betalingen automatisch via de nieuwe API-koppeling lopen als deze al in Profit 20 gekoppeld was. Heb je voor het eerst een bankkoppeling gemaakt in Profit 21, dan lopen de payroll bestanden direct via de nieuwe koppeling.
- Bankintegratie.
Deze weergave toont de bankrekening(en) met de nieuwe Rabobankkoppeling (API-koppeling).
Als je de nieuwe Rabobankkoppeling hebt geactiveerd én de eerste banktransacties hebt ingelezen moet hier het vinkje bij Bankafschrift inlezen AAN staan. Betaling verzenden en Incasso verzenden zijn automatisch aangevinkt als je een bestaande BIS-bankkoppeling hebt overgezet naar de nieuwe bankkoppeling en dit ook bij de BIS-koppeling was ingesteld. De instellingen worden overgenomen van de BIS instellingen.
Als de bankrekening niet eerder is gekoppeld en je wilt betalingen en/of incasso verzenden via de Rabobankkoppeling dan moet je dit zelf instellen. Dubbelklik hiervoor op de regel en vink Betalingen en/of Incasso aan.
Let op:
Na het succesvol koppelen worden de vinkjes in de weergaven pas geüpdatet, nadat je de actie Verzenden en ontvangen hebt uitgevoerd en de eerste banktransacties hebt ingelezen, of de actieknop 5 Ophalen transacties in Small Business / Boeken / Bankafschrift hebt uitgevoerd.
- Bank/valuta-koppeling
- Controleer de gegevens van de rekening in de betreffende weergave. Als je geen gegevens ziet is er geen bankkoppeling geactiveerd.
Hierna kun je de transacties ontvangen en verwerken via de bankkoppeling.
Let op:
Het kan 24 tot 48 uur duren voordat betaal- en incasso-opdrachten zichtbaar worden in de bankportal.
Veelgestelde vragen:
Krijg je een foutmelding? Bekijk een van onderstaande helpartikelen voor een oplossing:
- Fout bij verzenden via communicatieprofiel RBI: Error executing request.
- 'Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling)'. Error executing bankservice request. NotFound Not Found
- The communicationprofile RBI (Rabo Boekhoudkoppeling (API-koppeling)) is in use by another user
Banktransacties ontvangen en verwerken (API-koppeling)
Je ontvangt de transacties via een communicatiebericht in de communicatieservice in Small Business. Deze transacties worden verwerkt naar bankafschriften. Op basis van de aangeleverde set aan transacties wordt voor elke dag een bankafschrift (dagafschrift) aangemaakt.
Je ontvangt alleen een bankafschrift als er mutaties zijn geweest op de bankrekening.
Banktransacties ontvangen
Je kunt (meerdere malen per dag) de transacties van de gekoppelde bankrekeningen ophalen op de volgende manieren:
- Automatisch, met een geplande taak voor Communicatieservice verzenden en ontvangen. Hiermee plan je de taak om de berichten op te halen, op welke dagen en op welk tijdstip.
- Handmatig, via het menu Communicatieservice:
- Ga naar: Small Business / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.
- Ga vervolgens naar: Small Business / Communicatieservice / Communicatiebericht, selecteer het bericht met het bankafschrift dat je wilt verwerken en klik op de actie:Verwerken bericht.
Meer informatie: Bericht met bankafschrift ontvangen via de communicatieservice
- Handmatig om real-time actuele transacties op te halen, via het menu Bankafschrift:
- Ga naar: Small Business / Boeken / Bankafschrift
- Klik op de actie: Ophalen transacties om actuele transacties op te halen (deze knop is alleen beschikbaar als het communicatieprofiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling) in de omgeving/subomgeving gedeblokkeerd is).
Banktransacties verwerken
Je verwerkt het bankafschrift dat je hebt ontvangen op de gebruikelijke manier.
Als je meerdere malen per dag transacties ophaalt, dan worden deze transacties toegevoegd aan het bestaande dagafschrift met dezelfde transactiedatum, dit blijft in dit geval dus 1 dagafschrift. Mocht je een bankafschrift al hebben verwerkt en worden er transacties toegevoegd dan wijzigt de status van het bankafschrift van Verwerkt naar Onderhanden, zodat je de nieuw toegevoegde transacties kunt verwerken.
Let op:
Werk je met bank transactiecodes om bepaalde transacties tijdens het inlezen van bankafschriften automatisch op een bepaalde grootboekrekening te boeken, dan heb je nieuwe transactiecodes nodig. Maak de benodigde nieuwe transactiecodes aan via het bijbehorende menu of tijdens het verwerken van een bankafschrift. Heb je veel transactiecodes dan kun je deze ook via exporteren/importeren inlezen.
Klik hier voor meer informatie over het verwerken via deze bankkoppeling