Btw-aangifte controleren

Controleer de btw-aangifte voordat je deze definitief maakt.

De bedragen in de btw-aangifte zijn totalen van geboekte transacties.

Je kunt deze bedragen niet wijzigen. Ontdek je een fout, controleer dan de onderliggende transacties.

Het totaalbedrag van een icp-aangifte kan door afronding verschillen van het totaalbedrag van sectie 3b van de btw-aangifte. De bedragen worden naar beneden afgerond. Bij sectie 3b van de btw-aangifte is dat een telling over alle boekingen en dat totaalbedrag wordt afgerond. Bij de icp-aangifte gaat het om een telling per btw-nummer en dan afronden. De som van de icp-aangifte zal automatisch altijd iets lager zijn dan 3b. Dit is volgens wetgeving. Voor verdere uitleg of toelichting kun je het best contact opnemen met de Belastingdienst.

Je kunt kiezen om de btw-aangifte te controleren via de afdruk, een rapport, het dashboard Btw Recap of via de financiële mutaties.

Het is ook mogelijk om een foutieve btw-aangifte (en de corresponderende icp-aangifte) te verwijderen. Met de actie Verwijder laatste aangifte verwijder je de laatste btw-aangifte.

Werkwijze

• Btw-aangifte totalen controleren via afdruk
• Btw-aangifte totalen controleren via rapport
• Btw-aangifte controleren via analyse
• Btw-aangifte boekingen controleren en/of wijzigen

Btw-aangifte controleren via afdruk

Je kunt de totalen in een btw-aangifte controleren via een afdruk.

Aangifte afdrukken en controleren:

1. Ga naar: Small Business / Btw/icp / Btw/icp-aangifte.

   Je ziet een weergave met alle aangiften en per aangifte onder andere het af te dragen btw-bedrag. Als bij een aangifte het veld Icp is aangevinkt, is dit een icp-aangifte.

2. Open de eigenschappen van de aangifte.

   Je ziet de secties van de aangifte. De getoonde Aangifte van periode is afhankelijk van de aangifteperiode-instellingen: in geval van kwartaal de waarde 1 t/m 4, in geval van maand de waarde 1 t/m 12. De bedragen worden getoond in gehele getallen (naar beneden afgerond).

3. Klik op: OK.
4. Klik op de actie: Afdrukken.
5. Sluit het afdrukvoorbeeld.

Btw-aangifte totalen controleren via rapport

Je kunt de btw-boekingen ook controleren via twee meegeleverde rapporten.

Btw-boekingen controleren via rapport:

1. Ga naar: Small Business / Uitvoer / Rapport.
2. Filter eventueel op het woord Btw om alle btw-rapporten te zien.
3. Open het rapport:
   • Controleoverzicht btw-aangifte (Profit).

     Dit rapport toont alleen de afwijkingen in de berekening van de btw. Je ziet de verschillen tussen de btw-bedragen die door Small Business berekend zijn en de btw-bedragen die je hebt ingevuld.

   • Btw-aangifteoverzicht per boekjaar (Profit).

     Dit rapport toont de cumulatieven van de btw-aangiften in een specifiek boekjaar. Je gebruikt dit rapport om de btw-aangiften van een boekjaar te controleren. Het rapport drukt de informatie af die in een specifieke btw-aangifte ook afgedrukt wordt, alleen dan de cumulatieve waarden van het betreffende boekjaar.

Btw-aangifte controleren via dashboard Btw Recap

Je kunt de btw-aangifte controleren via het dashboard Btw Recap. Met behulp van dit dashboard controleer je of de btw-aangiften aansluiten bij de financiële mutaties, om zo eventuele verschillen te kunnen verklaren. Dit kun je toepassen als je een melding krijgt over verschillen tussen de btw-aangifte en de btw-grootboekrekeningen.

Je kunt de btw-boekingen ook controleren via twee meegeleverde rapporten. Small Business levert standaard twee rapporten en een dashboard mee voor de controle van de btw.

Btw-aangifte controleren via kolommenbalans

Als je de btw-aangifte controleert aan de hand van de kolommenbalans dan kan het voorkomen dat de btw-aangifte en het saldo van de btw-grootboekrekeningen op de kolommenbalans niet overeenkomen.

De btw-aangifte wordt opgebouwd op basis van de boekstukdatum = factuurdatum van de boekingen. Het saldo van de btw-rekeningen op de kolommenbalans wordt opgebouwd aan de hand van de boekingsdatum van de boeking. De boekingsdatum is de datum waarop het financiële feit betrekking heeft.

Op het moment dat bijvoorbeeld de boekings- en boekstukdatum binnen een factuur afwijken kunnen er verschillen ontstaan. Het kan zijn dat bij journaalposten de boekstukdatum verschilt van de boekingsdatum en deze in verschillende perioden vallen en daardoor ontstaan er verschillen tussen de aangifte en de kolommenbalans. Dit is eigenlijk niet met elkaar te vergelijken.

• Het verschil tussen boekings- en boekstukdatum (3:20 min)

Btw controleren via weergave Financiële mutaties:

Eventuele verschillen die je hebt geconstateerd in het dashboard Btw Recap kun je nader bekijken via de weergave Financiële mutaties.

1. Ga naar: Small Business / Grootboek / Financiële mutaties.
2. Voeg een nieuwe weergave toe met de velden: Boekstukdatum en Datum boeking. Noem deze weergave Financiële mutaties (afwijkingen).
3. Filter via het snelfilter op het jaar van het boekstukdatum in de kolom Boekstukdatum (of Boekstuk ), bijvoorbeeld 2019.
4. Filter nogmaals via het snelfilter op het jaar van de boekingsdatum in de kolom Datum boeking, bijvoorbeeld 2019.

Btw-aangifte boekingen controleren en/of wijzigen

Je kunt een btw- en/of icp-aangifte controleren tot op het niveau van de journaalpost of de eigenschappen van de factuur. Je kunt daar eventueel gegevens wijzigen.

Je kunt vanuit de bedragen in de aangifte doorklikken om te zien welke boekingen hieraan ten grondslag liggen.

Let op:

Wees voorzichtig met het wijzigen van journaalposten. De betreffende facturen zijn al verzonden of door jou ontvangen. Raadpleeg de onderliggende boekingsstukken, zoals facturen, voordat je een wijziging doorvoert. Na het wijzigen van een journaalpost verwijder je de btw-aangifte en voeg je deze opnieuw toe. Bij een definitieve aangifte gaan de gewijzigde journaalposten in de eerstvolgende btw-aangifte mee.

Boekingen op aangifte raadplegen en eventueel wijzigen:

1. Ga naar: Small Business / Btw/icp / Btw/icp-aangifte.
2. Ga naar het tabblad: Btw-aangifte.
3. Open de eigenschappen van de aangifte (dubbelklikken).

   

4. Klik op de actie: Btw-sectie.

   Je ziet nu de stamgegevens van de geselecteerde sectie. Op het tabblad Algemeen zie je o.a. hoe de sectie berekend wordt. Op het tabblad Gekoppelde btw-codes zie je de btw-codes die meetellen in de sectie. Op het tabblad Gekoppelde secties zie je of er andere secties aan deze sectie gekoppeld zijn.

5. Klik op: OK.
6. Open in de weergave de eigenschappen van een btw-sectie van deze aangifte om de boekingen daarop te controleren.
7. Open de eigenschappen van de regel van de btw-code (dubbelklikken).

   Je ziet nu de weergave Btw-boekingen met alle btw-boekingen op de geselecteerde btw-code.

8. Sluit het scherm Btw-boekingen en het eigenschappenscherm van de btw-sectie zodat je terugkomt in het eigenschappenscherm van de aangifte.
9. Ga naar het tabblad: Controle.

   Dit tabblad toont een weergave van de boekstukken ter controle van de btw-berekening. In deze weergave zie je of de btw correct geboekt is door de vergelijking van geboekte btw met theoretisch berekende btw van de boekstukken die zijn opgenomen in de aangifte. Op een afrondingsverschil na zou dit moeten kloppen, of door jou verklaarbaar moeten zijn. Tevens maakt deze weergave inzichtelijk welke boekstukken met de aangifte meegaan (datum, boekstuknummer en factuurnummer).

   Je kunt de weergave op dit tabblad aanpassen en velden/kolommen toevoegen, bijvoorbeeld het veld administratie als je meerdere administraties hebt. Dan kun je de administratie van de betreffende boekingen zien in de weergave.

   

   Je ziet de weergave Financiële mutaties met alle financiële regels van een mutatie. Hiermee heb je inzicht in de financiële mutaties van de journaalpost.

   Let op:

   De weergave Btw-boekingen toont de boeking zoals deze ten tijde van de aangifte was. De weergave Financiële mutaties toont de huidige situatie (standaard functionaliteit om de boeking te wijzigen). Deze weergaven kunnen verschillen als je een boeking hebt gewijzigd na het toevoegen van de btw-aangifte. Het kan dan voorkomen dat je in de weergave een regel ziet met de waarde 0 in de kolom btw-bedrag, terwijl in de journaalpost die hieronder zit wel een btw-bedrag is geboekt.

10. Je kunt eventueel de mutatie bewerken met Wijzig journaalpost of Eigenschappen factuur. Wees hier voorzichtig mee want de betreffende facturen zijn al verzonden of door jou ontvangen.
11. Als je journaalposten of facturen hebt gewijzigd, moet je de huidige aangifte verwijderen en een nieuwe toevoegen. Als de aangifte al definitief was, gaan de gewijzigde journaalposten met de volgende aangifte mee.