Add a purchase order to a contract

You can add a purchase order to a contract if you are using the Profit Order management purchase process. This links the contract to the purchase order. In the purchase order, you can record the Contract number. If you work with Projects, you can also record the Project number and/or the Project phase. You must first configure this in the entry layout.

If you work with purchase quotations in Profit Order management, you can convert the purchase quotation to a purchase order, instead of using the procedure described below to add a purchase order.

Inkooporder toevoegen op een contract:

1. Go to: 
   • Financial / Contract management / Contract, tabblad Purchase order
   • Order Management / Purchase process / Purchase order
2. Click on: New. 
3. If multiple entry layouts are available then select an entry layout.

   You now see the entry layout.

4. Vul het ordernummer in als je geen gebruik maakt van autonummering.
5. Selecteer het contract bij Contract.

   Als je vanuit een contract een nieuwe inkooporder toevoegt is het contractnummer automatisch ingevuld.

   Profit vult automatisch de inkooprelatie en referentienummer van het contract in.

   De inkooprelatie heeft de status Creditor en mag niet geblokkeerd zijn. Profit neemt gegevens over uit de eigenschappen van de inkooprelatie. Dit zijn o.a. de VAT duty, Delivery address, Payment condition, Payment method, Currency en Automatic payment.

   Als je betalingsvoorwaarde bij het contract hebt ingevuld, dan wordt de Payment condition van het contract meegenomen in plaats van de inkooprelatie.

6. Vul eventueel de overige velden in de kop van de boekingslay-out.
7. Voeg de itemregels toe die je wilt inkopen.

   Als je bepaalde items niet kunt vinden, kan het zijn dat Profit slechts de artikelen waar de inkooprelatie aan gekoppeld is, toont. Raadpleeg de instelling in de boekingslay-out.

   You can use the Item properties action to open the properties of the item on the selected line.

   1. Click on: Copy order lines if you want to copy lines from an existing purchase quotation, goods receipt, or (basic) purchase order.
   2. Click on: Collect cost estimate lines if you want to copy lines from a cost estimate or work budget (Build activation).
8. Click on: Finish. 
9. Click on: Yes. Je drukt de order af.

See also:

• Purchase order in Order management
• Create a contract for the Construction sector