Periodeafsluiting financieel inrichten

De inrichting bestaat uit het samenstellen van een periodeafsluitingsplan, waarin je alle vaste stappen opneemt (draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), workflows en overlopende posten). Op basis hiervan kun je voor elke relevante periode een periodeafsluitingsregel aanmaken en hiermee ga je aan de slag om de feitelijke periodeafsluiting uit te voeren.

Autorisatie periodeafsluiting inrichten

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Je kunt ook gebruik maken van de meegeleverde autorisatierol Functioneel applicatiebeheerder, Financieel applicatiebeheer, Controlling, Journaalpost boeken of Financieel management.

Lees hier aanvullende autorisatie voor het draaiboek.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:

   

6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de acties:

   

   Autoriseer hierbinnen de betreffende acties en tabbladen. Klik op de + om de afzonderlijke acties en tabbladen hierbinnen te autoriseren.

8. Sluit de Autorisatie tool.
9. Klik op Ja bij de melding..

   De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Dagboek voor periodeafsluiting inrichten

Je koppelt het dagboek voor overlopende posten in de administratie instellingen.

Dagboek overlopende posten vastleggen:

1. Maak eventueel een apart memoriaaldagboek aan voor overlopende posten en koppel hieraan een aparte dagboekteller.
2. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie, tabblad Boeken overig.
3. Selecteer het dagboek voor het boeken van overlopende posten.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Dossier voor periodeafsluiting inrichten (Optioneel)

In het type dossieritem bepaal je aan welke bestemmingen een dossieritem kan worden toegevoegd. Voor de periodeafsluiting is een aparte bestemming op alle eigen vrije dossiersitems mogelijk. Deze bestemming is ook aanwezig bij de draaiboektaak.

Zorg ervoor dat er verder geen andere bestemming op verplicht staat bij het type dossieritem.

Bestemming(en) instellen voor vrij type dossieritem:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Bestemming.

   Hier vind je de standaard bestemmingen, gebaseerd op organisaties en personen.

4. Controleer of alle bestemmingen op Niet toegestaan of Optioneel staan.
5. Ga naar het tabblad: Bestemming Extra.
6. Selecteer de bestemming Periodeafsluiting.
7. Klik op: Acties / Verplicht.
8. Controleer of de andere bestemmingen op Niet toegestaan of Optioneel staan.
9. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Zie ook:

• Bestemming type dossieritem vastleggen

Draaiboek periodeafsluiting inrichten

Als je automatisch taken (workflows) wilt genereren voor de periodeafsluiting, richt je een draaiboek in. Dit draaiboek kun je overnemen bij het aanmaken van het periodeafsluitingsplan.

Binnen het draaiboek leg je regels vast voor een gebruikersgroep die vanuit het gekoppelde profiel zorgen voor workflow taken op het tijdstip dat in de regel opgegeven wordt. Dat kan zijn op basis van begin- of einddatum van de periode en het aantal dagen vooraf of achteraf.

Je kunt draaiboeken en draaiboektaken blokkeren, hierdoor worden deze niet gebruikt voor het genereren van workflows.

Draaiboek periodeafsluiting inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Draaiboek.
2. Maak een draaiboek aan van het type Periodeafsluiting.
3. Klik op: Voltooien.
4. Open het draaiboek voor de periodeafsluiting.
5. Ga naar het tabblad: Regels.
6. Maak de draaiboektaken aan.

   Elke draaiboektaak leidt tot één workflow bij de periodeafsluiting, als hierbij het draaiboek wordt gebruikt. De omschrijving van de workflow is de omschrijving van de draaiboektaak.

7. Koppel een aanmaakprofiel aan de draaiboekregel. Bij het genereren van taken ontstaat er een dossieritem met een workflowtaak op basis van dit aanmaakprofiel. Je hebt hier de volgende mogelijkheden:
   • Aanmaakprofiel dat gekoppeld is aan het type dossieritem Draaiboektaak (Profit). Selecteer dan ook de Gebruikersgroep voor wie deze taak bestemd is.
   • Aanmaakprofiel dat gekoppeld is aan een eigen type dossieritem met de bestemming Periodeafsluiting. Het type dossieritem mag geen andere verplichte bestemmingen hebben.
8. Koppel eventueel een vervolgtaak, dit wordt een aparte actie in de workflow.
9. Bepaal bij Peildatum of het moment waarop de taak gegenereerd wordt, afhankelijk moet zijn van de Einddatum periode of de Begindatum periode. Met de andere velden bepaal je hoeveel tijd voor of na dit moment de workflow gegenereerd moet worden. Bepaal ook de Cyclus voor deze taak: per periode, per kwartaal, per half jaar of per jaar. Kies je bijvoorbeeld per kwartaal dan zal deze taak gegenereerd worden in periode 3, 6, 9 en 12.

   

   

Zie ook:

• Draaiboek periodeafsluiting aanmaken

Periodeafsluitingsplan aanmaken

De inrichting bestaat uit het samenstellen van een periodeafsluitingsplan, waarin je alle vaste stappen opneemt. Op basis van dit plan kun je voor elke relevante periode een periodeafsluiting aanmaken en hiermee ga je aan de slag om de feitelijke periodeafsluiting uit te voeren.

Je kunt naar wens meerdere plannen maken, waardoor je een plan per administratie kunt aanmaken of per type rechtsvorm. Of bijvoorbeeld een periodeafsluitingsplan voor de holding en een voor de werkmaatschappijen.

Je kunt een periodeafsluitingsplan blokkeren, hierdoor wordt deze niet gebruikt en kun je de administratie(s) opnemen in een ander plan.

Periodeafsluitingsplan aanmaken:

1. Ga naar: Financieel / Periodeafsluiting / Periodeafsluitingsplan
2. Klik op: Nieuw.

   Of als je een periodeafsluitingsplan wilt toevoegen dat lijkt op een bestaande, kun je met de actie Kopiëren een kopie maken met een andere omschrijving. Dat is handig als dit plan lijkt op een bestaande en verwijder je regels die niet van toepassing zijn en voeg benodigde regels toe. Je moet wel nog aangeven voor welke administraties dit plan is.

3. Geef een omschrijving voor het plan op.
4. Klik op: Volgende.
5. Vink de administratie(s) aan waarvoor het periodeafsluitingsplan geldt.

   Je ziet alleen administraties die nog niet in een ander periodeafsluitingsplan zijn opgenomen. Een administratie kan namelijk uiteraard maar in één plan voorkomen. De administraties binnen het plan moeten dezelfde periodetabel hebben, bijvoorbeeld Maand.

   Je kunt hier geen administraties toevoegen op basis van administratiesets, omdat administraties kunnen voorkomen in meerdere administratiesets en bij periodeafsluitingsplannen is dit niet toegestaan. Daarnaast bevat een administratieset vaak ook een holding en in de periodeafsluiting zullen er voor de holding vaak andere en minder controles en draaiboekregels van toepassing zijn, dan voor een werkmaatschappij.

6. Klik op: Volgende.
7. Vink de finance auditregels aan die je wilt opnemen. Je ziet alleen de auditregels die niet geblokkeerd zijn.

   Per periode kun je de belangrijkste controles laten uitvoeren, waarbij je in een aantal gevallen de tolerantie afwijking kunt opgeven in de auditregel.

   Tip: Neem alleen de auditregels op die je voor de periodeafsluiting nodig hebt. De Finance Auditor functionaliteit blijft verder hetzelfde werken.

8. Klik op: Voltooien.
9. Open het periodeafsluitingsplan.
10. Ga naar het tabblad: Overlopende posten.

    Voeg aan dit tabblad de overlopende posten toe die je als vaste stap wilt opnemen. Bijvoorbeeld een post van kosten waarvan nog inkoopfacturen van ontvangen moeten worden of een post voor oninbare debiteuren.

    1. Klik op Nieuw om een nieuwe overlopende post te definiëren.

    

    1. Selecteer een administratie bij Administratie als de overlopende post alleen voor die administratie geldt of laat dit veld leeg als de overlopende post voor alle administraties is die in dit plan zitten.

       Het dagboek voor deze posten wordt overgenomen uit de administratie instellingen.

    2. Geef een herkenbare Omschrijving op en eventueel een aanvullende Toelichting.
    3. Geef de Periode op. Je kunt per post bepalen of deze elke maand moet worden gegenereerd, of alleen per kwartaal (= 3 periodes), half jaar of jaar.
    4. Vink Tegenboeken volgende periode aan als de overlopende post direct moet worden tegengeboekt in de volgende periode.
    5. Klik in de Regels

       Je legt de boekingsregels vast, maar niet de bedragen. De bedragen vul je pas in als je de periodeafsluiting feitelijk uitvoert.

    6. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Ga naar het tabblad: Draaiboekregels.

    Voeg aan dit tabblad de draaiboekregels toe die je als vaste voorkeur stappen wilt opnemen. Dit zijn de workflows, de draaiboektaken, die zullen worden gestart op het moment dat je een periodeafsluiting aanmaakt.

    • Klik op de actie: Toevoegen draaiboek om alle draaiboekregels uit het draaiboek over te nemen. Hiervoor moet je een apart type draaiboek voor periodeafsluiting hebben gemaakt.
    • Klik op Nieuw om een losse draaiboekregel aan te maken voor dit afsluitingsplan. Deze komt dan niet in het draaiboek zelf terecht, maar alleen in dit plan. Je kunt dan, naast een Gebruikersgroep, ook een Verantwoordelijke vastleggen die gebruikt wordt in de workflow.

    

12. Klik op: Opslaan en sluiten.