Inkoopaanvraag via OCI met inkooporder via XML inrichten

Als je gebruik maakt van inkoopaanvragen via de OCI-koppeling kun je de uiteindelijke inkooporder via XML-order naar de inkooprelatie versturen.

De inrichting daarvoor wordt hieronder beschreven.

Als je in plaats van XML-inkooporders de inkooporder alleen als pdf via e-mail wilt verstrekken richt je dat in volgens deze beschrijving.

Beide methodes werken alleen als je de inkoopaanvraag hebt ingericht.

Autoriseren

Voor OCI moet je de menukeuze, de acties en tabbladen autoriseren. Bovendien kun je een gegevensfilter instellen op OCI-profielen, als dat bij jullie nodig is.

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie Profit inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Autoriseer menukeuze:  Algemeen / Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de acties en tabbladen:
8. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
9. Selecteer Ordermanagement - OCI-profielen bij Filtertype.
10. Stel eventueel filters in. Standaard staat het filter op volledige toegang. Dit geldt alleen voor de weergave in InSite.
11. Klik op: Sluiten.

InSite inrichten

1. Voeg het pagina-onderdeel OCI-profielen toe.

   De pagina Inkoopaanvraag moet toegevoegd zijn in InSite.

2. Autoriseer de pagina's.

Zie ook:

• Onderdeel uit bestaande pagina toevoegen

Contact opnemen met inkooprelatie

Neem contact op met de inkooprelatie.

Zonder contact met hen, lukt het niet om de inrichting te volbrengen!

Je ontvangt van hen alle benodigde gegevens.

Welke gegevens je nodig hebt hangt af van het type OCI-profiel (specifiek voor bepaalde inkooprelatie of het algemene Profit profiel). Zie hieronder.

Specifiek meegeleverd OCI-profiel van een inkooprelatie (bijv. Distrivers, Technische Unie):

Zie de lijst van meegeleverde OCI-profielen die geschikt zijn voor XML-order.

Je ontvangt van de inkooprelatie:

• gewone Gebruikersnaam en Wachtwoord voor de webshop. Let op:
• eventueel Gebruikersnaam export en Wachtwoord voor het terugsturen van de inkooporder als XML-order, als dit nodig is.
• eventueel het GLN nummer van de inkooprelatie. Dit vul je in in het OCI-profiel bij Voorkeurwaarden, veld Nr. debiteur (leverancier).

Per specifiek OCI-profiel levert Profit het Export-URL-adres mee, dus je hoeft dit niet zelf in te vullen.

Bij algemene Profit OCI-profiel

Bij het meegeleverde Profit OCI-profiel, dat niet de naam draagt van een specifieke inkooprelatie, moet je bij de inkooprelatie:

1. Vragen om de gewone Gebruikersnaam en het Wachtwoord.
2. Vraag na of het mogelijk is via XML-order inkooporders aan te leveren. Zo ja, vraag om de gegevens:
   • op welk internetadres dat mogelijk is. Het internetadres vul je vervolgens in bij Export-URL.
   • welke gebruikersnaam en wachtwoord eventueel nodig zijn. Deze vul je in bij Gebruikersnaam export en het bijbehorende Wachtwoord.

OCI-profiel voor XML-orders inrichten

Vul behalve de gegevens voor de OCI-koppeling ook de Export-instellingen en het GLN-nummer (nummer van de leverancier), voor zover nodig. Deze ontvang je van de inkooprelatie.

Het GLN vul je in bij Nr. debiteur (leverancier) bij de voorkeurswaarden/leveringsgegevens:

OCI-profiel inrichten voor XML-orders:

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
2. Zie verder: OCI-profiel inrichten

   Per inkooprelatie met wiens webshop je gaat koppelen via OCI leg je minstens één OCI-profiel vast. Dat mogen er ook meerdere per inkooprelatie zijn, bijvoorbeeld één voor iedere vestiging die je hebt, of per groep producten.

   Inkooprelatie toevoegen

   • Voeg de inkooprelatie toe in Profit als dit nog niet is gebeurd. Bijvoorbeeld Manutan.

   Neem contact op met de inkooprelatie

   Neem contact om met je inkooprelatie.

   Van hen zul je de Gebruikersnaam en Wachtwoord ontvangen voor toegang tot de webshop. Het kan zijn dat de leverancier in zijn systeem nog aanpassingen moet doen om de OCI-koppeling met jouw organisatie goed te laten werken.

   Als je de inkooporder via XML-order naar de inkooprelatie verstuurt, kan het zijn dat je van hen ook een Gebruikersnaam export en het Wachtwoord ontvangt. Bij een zelfgemaakte OCI-koppeling lees je hier meer over hoe je de gegevens samenstelt.

   OCI-profiel toevoegen

   Bij OCI-profiel koppel je de inkooprelatie. Profit wijzigt automatisch de verstrekkingswijze bij de inkooprelatie.

   1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
   2. Klik op: Nieuw.
   3. Selecteer bij Inkooprelatie de inkooprelatie met wie je de OCI-koppeling wilt vastleggen.
   4. Wijzig de Omschrijving. Deze omschrijving zie je terug in InSite als je moet selecteren welke definitie geldt.

      Profit zal standaard de naam van de inkooprelatie overnemen naar de omschrijving. Je kunt echter meerdere OCI-profielen per inkooprelatie hebben. Het is daarom verstandig een onderscheidende omschrijving te hebben.

      Je voegt bijvoorbeeld één profiel per vestiging in. Vul dan als omschrijving Manutan Amsterdam en bij een volgende Manutan Utrecht in zodat de gebruiker eenvoudig een keuze kan maken.

   5. Selecteer bij OCI-definitie de definitie die bij de inkooprelatie hoort.

      Een OCI-definitie is een per inkooprelatie gecertificeerde koppeling met AFAS die een beschrijving van de velden bevat.

      Let op:

      Als je een meegeleverde OCI-definitie selecteert van een inkooprelatie, worden de gegevens automatisch gevuld. Deze gegevens kun je niet wijzigen.

      Bij het selecteren van de standaard OCI-definitie Profit moet je zelf alle gegevens van het profiel invullen. Deze definitie is bedoeld voor kleinere inkooprelaties die geen eigen gecertificeerde koppeling hebben, maar zich aan de Profit-standaard willen conformeren.

      Een OCI-definitie bevat een importdefinitie en een exportdefinitie. In de importdefinitie staat hoe Profit het OCI-bericht van de inkooprelatie verwerkt tot artikelen, eenheden en inkoopaanvraagregels. In de exportdefinitie staat de opbouw van de ‘XML-order’ (de digitale inkooporder) die Profit verstrekt aan de inkooprelatie.

   6. Klik op: Volgende.
   7. Vul, als je de Profit-OCI-definitie aan het inrichten bent, de Productie-URL (verplicht) en de Test-URL (optioneel) in. Voor deze definitie moet je de gegevens van de inkooprelatie ontvangen.

      Voor de OCI-definities per inkooprelatie hoef je niets in te vullen, Profit levert deze gegevens standaard mee.

   8. Vul de Gebruikersnaam en het Wachtwoord in die je ontvangen hebt.
   9. Vink Test-URL toepassen aan als je nog in de testfase bent. Deze moet je na het testen, op het moment van live gaan weer uit zetten.
   10. Vul de velden bij Export instellingen als je nu een OCI-profiel met XML-order aan het inrichten bent en je wilt de inkooporders via XML-order aanleveren bij de inkooprelatie.

       

       1. Vul bij Export-URL een adres in als dit niet verschijnt zodra je de OCI-definitie selecteert. Je bent dan waarschijnlijk de Profit OCI-definitie aan het inrichten. Het adres zul je dan van de inkooprelatie ontvangen. Bij de OCI-definities per inkooprelatie is dit veld al gevuld als aanleveren via XML-order mogelijk is.
       2. Vul bij Export-Test-URL het adres in waarmee je kunt testen. Als dit niet verschijnt, vraag dan je inkooprelatie.
       3. Vul eventueel deGebruikersnaam export en het bijbehorende Wachtwoord in als je die hebt ontvangen van de inkooprelatie voor het aanleveren van de XML-order. Als de inkooprelatie deze bepaalt, worden deze met het OCI-profiel opgehaald.
       4. Vul de Shared Secret in als je die bent overeengekomen met de inkooprelatie.

          Zie ook: Shared secret in OCI-koppeling

       5. Vink, als je wilt testen, Export-Test-URL aan. Als je deze niet aanvinkt, gebruikt Profit als adres de gegevens bij Export-URL.
   11. Klik op: Volgende.

       Vervolgens vul je de voorkeurswaarden in die Profit in de inkoopaanvraag in InSite invult.

       

   12. Selecteer bij Voorkeur artikelgroep de artikelgroep waar Profit de artikelen die je via de webshop bestelt, moet opslaan.

       Dit zijn bestaande artikelgroepen. Je kunt ook van tevoren een specifieke artikelgroep toevoegen, of na opslaan van dit profiel, in dit OCI-profiel wijzigen.

   13. Vul de voorkeurswaarden bij de verbijzonderingsas-velden in. In dit voorbeeld zijn dat de vestiging en de afdeling namens welke de inkoopaanvraag ingediend wordt. Dit zal ook vaak Kostenplaats zijn.
   14. Selecteer eventueel een contract bij Contract.
   15. Selecteer eventueel bij Boekingslay-out een speciale boekingslay-out die je hebt toegevoegd voor dit OCI-profiel (gebaseerd op Aanpassen mijn inkoopaanvraag InSite). Deze toont Profit aan de instuurder zodra deze de inkoopaanvraag in InSite ziet na het bestellen op de website van de leverancier.
   16. Selecteer eventueel voorkeurswaarden bij de velden voor de levering van de artikelen.
   17. Vul eventueel bij Nr. debiteur (leverancier) de code in die je van de leverancier hebt ontvangen. Als het gegeven verplicht is wordt het in de koppeling gebruikt.

       Het kan bij een aantal koppelingen zijn dat je hier het GLN-nummer moet invullen. Dit is alleen nodig bij OCI met XML-orders zoals voor de Technische Unie.

   18. Klik op: Volgende.
   19. Selecteer een afbeelding. Standaard levert Profit per OCI-definitie een logo van de inkooprelatie mee. Deze wordt in InSite getoond als knop zodat de gebruiker direct herkent waar hij moet klikken voor het doen van zijn bestelling.
   20. Klik op: Voltooien.

   Zodra je het OCI-profiel hebt toegevoegd, voegt Profit bij de inkooprelatie als de verstrekkingswijze de verstrekking XML-order toe. Deze wordt gebruikt om de inkooporder te verstrekken.

   Als in het OCI-profiel de Export-URL ontbreekt, zet Profit de verstrekkingswijze automatisch op E-mail PDF.

   Als je het OCI-profiel verwijdert, wordt ook de verstrekkingswijze automatisch verwijderd. Overigens kun je het niet meer verwijderen als er al mutaties op het profiel zijn.

   OCI-profielen kun je ook kopiëren.

Als je een bestaand OCI-profiel vervangt omdat verstrekken via XML-order nu wel mogelijk is, moet je het oude profiel blokkeren en na toevoegen van het nieuwe OCI-profiel bij de inkooprelatie de verstrekkingswijze op XML-order instellen.

Inkooprelatie instellen/controleren voor verstrekkingswijze XML-order

Zodra je het OCI-profiel waarbij de Export-URL is gevuld, hebt toegevoegd, voegt Profit bij de inkooprelatie als verstrekkingswijze de verstrekking XML-order toe. Deze wordt gebruikt om de inkooporder te verstrekken.

Als je een bestaand OCI-profiel vervangt omdat verstrekken via XML-order nu wel mogelijk is, moet je het oude profiel blokkeren en na toevoegen van het nieuwe OCI-profiel bij de inkooprelatie de verstrekkingswijze op XML-order instellen.

Inkooprelatie instellen/controleren voor verstrekkingswijze XML-order:

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie.
2. Open de eigenschappen van de inkooprelatie voor wie je het OCI-profiel hebt gekoppeld. Bijvoorbeeld Technische Unie.
3. Ga naar het tabblad: Digitaal.
4. Controleer of daar voor het type rapport Inkooporder de verstrekkingswijze XML-order is ingesteld. Wijzig deze anders of voeg deze toe:
5. Klik op de actie: Onderhouden.
6. Selecteer de verstrekkingswijze XML-order als deze niet staat ingesteld.
7. Klik op: Voltooien.

Deblokkeer communicatieprofiel

1. De XML-order wordt opgebouwd op basis van exportdefinitie van de OCI-definitie van het OCI-profiel van de inkooporder. Profit verzendt de XML naar de Export-url uit het OCI-profiel. Dit is dus per inkooprelatie anders en daarom vul je geen verbindingsgegevens in.

Communicatieprofiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
2. Open het communcatieprofiel: Digitale inkooporders.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Verwijder de vink bij Geblokkeerd.
5. Ga eventueel naar het tabblad: .
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Artikelgroepen koppelen

Als je niet wilt dat alle bestelde artikelen in de voorkeur artikelgroep terechtkomen, maak je een koppeling tussen de productgroepen van de inkooprelatie en je eigen artikelgroepen. Op die manier bepaal je per artikelgroep in welke andere artikelgroepen de artikelen van de webshop terechtkomen en dus ook waar de kosten e.d. geboekt worden in Profit Financieel.

Je kunt op verschillende manieren omgaan met vanuit de inkooprelatie in Profit opgenomen artikelen.

Je kunt ook een nieuwe artikelgroep toevoegen waar je alle nieuwe artikelen in laat opnemen en van daaruit kun je ze ook telkens aan een artikelgroep toevoegen.

OCI-Artikelgroepen koppelen aan bestaande artikelgroepen in OCI-profiel

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
2. Open de eigenschappen van het OCI-profiel waarin je OCI-artikelgroepen wilt koppelen, anders dan aan de Voorkeur artikelgroep.
3. Ga naar het tabblad: Artikelgroep.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul een code in bij OCI-artikelgroep.
6. Selecteer bij Artikelgroep een bestaande eigen artikelgroep.
7. Klik op: Voltooien.
8. Doe dit voor alle artikelgroepen die je wilt koppelen.
9. Sla de wijzigingen op.

Lees hier meer over de artikelen die toegevoegd worden.

(Vrije) velden toevoegen

In de gegevensverzamelingen vind je het veld Bron met daarin de vermelding OCI als het artikel afkomstig is uit de OCI-koppelingen. Je kunt dit veld bijvoorbeeld opnemen in een weergave.

Je kunt eventueel vrije velden toevoegen op het OCI-profiel. Bijvoorbeeld om een eigen classificering te gebruiken zoals Categorie, met keuzes als Kantoorartikelen, etc.

Dit doe je in de functiegroep Inkoopproces, bestand OCI-profiel.

Alleen voor OCI-profielen die gebaseerd zijn op de Profit-definitie kun je ook vrije velden toevoegen voor Item, Artikel en Inkoopaanvraagregels.

Zie ook:

• Vrije velden toevoegen

Zie ook

• Inkoop op website inkooprelatie (OCI)
• OCI-koppeling testen
• OCI- Inkooporder via cXML

  Met de OCI-koppeling kun je een inkooporder via cXML versturen naar de leverancier.

  Dit moet je eerst inrichten.

  Zodra je via Output of via de workflow voor het verstrekken van de inkooporder via cXML het gekozen zal Profit altijd een inkooporder in cXML aanmaken en opslaan. Dit wordt niet beïnvloed door de status van verzending. Ook als de inkooporder niet succesvol is verzonden, kun je deze toch terugvinden en raadplegen.

  Inkooporder downloaden:

  1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  2. Selecteer en open de regel van de inkooporder.
  3. Ga naar het tabblad: Bijlage.
  4. Klik op de actie: Opslaan bijlage.
  5. Sla de inkooporder lokaal op je computer op.

  Nu kun je de inkooporder raadplegen en delen met anderen.

  Klik hier voor verdere uitleg van de inkooporder in cXML-formaat per bijhorende definitie.

• OCI-response en Punchout
• OCI-profiel aanvullen/wijzigen