Draaiboek periodeafsluiting inrichten
Bij de financiële periodeafsluiting zijn er vaste controles en taken die moeten worden uitgevoerd door verschillende afdelingen, voor én na het einde van de periode. Denk hierbij aan afletteren tussenrekeningen, onderhanden werk, btw-controles, aansluiten debiteuren/crediteuren, rekening-courantverhoudingen etc. Om alle taken zo goed mogelijk te faciliteren voor de periodeafsluiting gebruik je de finance auditor, het draaiboek, overlopende posten en het digitale dossier.
Het draaiboek voor de periodeafsluiting is een onderdeel van een periodeafsluitingsplan. Alle stappen die je wilt opnemen van het draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), workflows en overlopende posten) stel je samen in dit plan.
|
Inhoud |
Autorisatie
De voorbereiding bestaat uit enkele eenmalige acties.
Autorisatie voor Profit:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Selecteer de te autoriseren gebruikersgroep.
- Ga naar het tabblad: Menu
- Autoriseer de volgende menukeuzen:
- Algemeen / Beheer / Management tool
- CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem
- Algemeen / In & OutSite / Profiel
- Algemeen / Beheer / Draaiboek
- Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten
- Financieel / Periodeafsluiting / Periodeafsluitingsplan
- Ga naar het tabblad: Autorisatie
- Autoriseer de volgende tabbladen en acties:
- CRM / Dossier / Type dossieritem
- Algemeen / Beheer / Draaiboek
- Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten
- Financieel / Periodeafsluiting / Periodeafsluitingsregels
- De tabbladen in de eigenschappen van een draaiboekregel autoriseer je als volgt:
- Breid autorisatiefilters voor dossieritems uit met het type dossieritem Draaiboektaak (Profit).
- Je autoriseert de tabbladen en acties van Algemeen / Beheer / Draaiboek als volgt:
- Algemeen / Beheer / Draaiboek / Draaiboekregel
- Je autoriseert de tabbladen en acties van Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten als volgt. Deze autorisatie geldt ook voor voor cursussessies, tabblad Draaiboek.
Autorisatie voor het gebruiken van deze functionaliteit:
De pagina's voor het gebruik van de dossieritems/workflows zijn opgenomen in de meegeleverde functionaliteit Draaiboektaken raadplegen. Deze functionaliteit maakt standaard deel uit van de standaard autorisatierollen Medewerker (Profit) en Functioneel applicatiebeheer (Profit).
De pagina Draaiboekregels per periodeafsluiting is opgenomen in de standaard functionaliteit Periodeafsluitingen raadplegen. Deze is gekoppeld aan diverse standaard autorisatierollen, o.a. Financieel applicatiebeheer, Financieel management, Controlling of Functioneel applicatiebeheerder.
Type pagina activeren
De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.
Naam van het te activeren type pagina:
- Draaiboektaken
- Periodeafsluiting
Geplande taak inrichten
Workflows worden automatisch gegenereerd op basis van een geplande taak, deze moet je eenmalig inrichten.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
- Plan de taak Genereren draaiboektaken in.
Workflow inrichten
Je richt de workflows in van het meegeleverde type dossieritem Draaiboektaak (Profit) in. Dit type dossieritem geldt voor zowel CRM (voor cursussessies), als HRM (voor in- en uitdienst), als voor Financieel (voor periodeafsluiting). Je legt nu de workflows vast en in de volgende stap koppel je per profiel de juiste workflow.
Extra mogelijkheden:
Houd rekening met het volgende voordat je de workflows van Draaiboektaak (Profit) gaat inrichten.
- Bij het genereren van draaiboektaken ben je niet beperkt tot (de workflows van) het type dossieritem Draaiboektaak (Profit). Je kunt in de draaiboekregels namelijk ook profielen van eigen vrije typen dossieritems met de bestemming Periodeafsluiting gebruiken. Je kunt deze
bestemming instellen bij type dossieritem en mag geen andere verplichte bestemmingen hebben.Let op:
Bij een eigen type dossieritem kun je het veld Toelichting niet invullen in de dossieritems.
- In draaiboekregels kun je ook een vervolgactie koppelen, deze wordt zichtbaar als een aparte knop in de workflow. Hierdoor kan de gebruiker van de workflow een andere workflow starten of bijvoorbeeld een overzicht raadplegen.
Workflow Draaiboektaak (Profit) inrichten:
- Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
- Open het type dossieritem Draaiboektaak (Profit).
- De workflow heeft de bestemming Gebruikers draaiboektaak. Je kunt per draaiboektaak namelijk een gebruikersgroep koppelen. Dit zijn de gebruikers van de draaiboektaak. Je kunt in een workflow natuurlijk ook andere gebruikersgroepen koppelen, net zoals bij andere workflows.
- Een draaiboektaak kan ook een verantwoordelijke bevatten die gebruikt wordt in de workflow. Je kunt de verantwoordelijke vastleggen als je handmatig een draaiboektaak bij een periodeafsluiting toevoegt.
- In de workflow kun je per taak aangeven of de gebruiker de taak mag wijzigen. Profit gaat hierbij uit van de instelling op de workflowtaak, niet van de instelling in het profiel.
Profiel inrichten
Je maakt profielen aan voor het genereren van workflows op basis van draaiboektaken. Je hebt hiervoor aanmaak- en beoordelingsprofielen nodig.
Je kunt hierbij gebruik maken van de standaard meegeleverde profielen voor draaiboektaken of eigen profielen inrichten. Na het inrichten van de profielen koppel je per draaiboekregel één profiel.
Let op:
Dit onderwerp heeft betrekking op profielen van het type Draaiboek, deze horen bij het meegeleverde type dossieritem Draaiboektaak (Profit).
Je kunt ook eigen typen dossieritem (met een positief nummer) gebruiken, mits deze minimaal de bestemming Periodeafsluiting hebben en geen andere verplichte bestemmingen. Als je deze typen dossieritem wilt gebruiken, moet je ook hiervoor aanmaak- en beoordeelprofielen aanmaken.
In een aanmaakprofiel stel je in:
- Het beoordelingsprofiel
- De workflow die je wilt gebruiken (altijd een workflow van het type dossieritem Draaiboektaak (Profit)).
- De context voor o.a. de vrije velden.
In een beoordelingsprofiel stel je in:
- De context voor o.a. de vrije velden.
Meegeleverde profielen inrichten:
Er zijn meegeleverde profielen voor dit onderdeel. Kijk of je deze profielen kunt gebruiken en richt deze in.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
- Filter op het type draaiboek om te kijken welke profielen worden meegeleverd.
Eigen profielen inrichten:
Dit zijn de stappen om zelf profielen aan te maken en in te richten. Bij een aanmaakprofiel moet je altijd een beoordelingsprofiel koppelen, daarom beginnen je met het aanmaken van een beoordelingsprofiel.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
- Voeg een beoordelingsprofiel toe van het type Draaiboek.
- Klik op: Voltooien.
- Richt de context in.
- Voeg een aanmaakprofiel toe van het type Draaiboek.
- Koppel de workflow en het beoordelingsprofiel.
- Maak de contexten aan en koppel deze aan het profiel. In de context kun je instellingen vastleggen voor de vrije velden die je voor het draaiboek hebt aangemaakt.
Profielen autoriseren:
Bij elk nieuw profiel ontstaan ook een nieuwe InSite-pagina, controleer of deze correct geautoriseerd is.
Controleer ook of pagina-onderdelen uit de vrije inrichting correct geautoriseerd zijn.
Draaiboek periodeafsluiting aanmaken
Als je automatisch taken (workflows) wilt genereren voor de periodeafsluiting, richt je een draaiboek in. Dit draaiboek kun je overnemen bij het aanmaken van het periodeafsluitingsplan.
Binnen het draaiboek leg je regels vast voor een gebruikersgroep die vanuit het gekoppelde profiel zorgen voor workflow taken op het tijdstip dat in de regel opgegeven wordt. Dat kan zijn op basis van begin- of einddatum van de periode en het aantal dagen vooraf of achteraf.
Je kunt draaiboeken en draaiboektaken blokkeren, hierdoor worden deze niet gebruikt voor het genereren van workflows.
Draaiboek periodeafsluiting inrichten:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Draaiboek.
- Maak een draaiboek aan van het type Periodeafsluiting.
- Klik op: Voltooien.
- Open het draaiboek voor de periodeafsluiting.
- Ga naar het tabblad: Regels.
- Maak de draaiboektaken aan.
Elke draaiboektaak leidt tot één workflow bij de periodeafsluiting, als hierbij het draaiboek wordt gebruikt. De omschrijving van de workflow is de omschrijving van de draaiboektaak.
- Koppel een aanmaakprofiel aan de draaiboekregel. Bij het genereren van taken ontstaat er een dossieritem met een workflowtaak op basis van dit aanmaakprofiel. Je hebt hier de volgende mogelijkheden:
- Aanmaakprofiel dat gekoppeld is aan het type dossieritem Draaiboektaak (Profit). Selecteer dan ook de Gebruikersgroep voor wie deze taak bestemd is.
- Aanmaakprofiel dat gekoppeld is aan een eigen type dossieritem met de bestemming Periodeafsluiting. Het type dossieritem mag geen andere verplichte bestemmingen hebben.
- Je kunt per draaiboektaak een gebruikersgroep koppelen. Om de draaiboektaak in de workflow naar de Leden van deze gebruikersgroep te sturen, moet je in de workflowtaak de bestemming Gebruikers draaiboektaak selecteren. Je kunt in een workflow natuurlijk ook andere gebruikersgroepen koppelen, net zoals bij andere workflows.
- Koppel eventueel een vervolgtaak, dit wordt een aparte actie in de workflow.
- Bepaal bij Peildatum of het moment waarop de taak gegenereerd wordt, afhankelijk moet zijn van de Einddatum periode of de Begindatum periode. Met de andere velden bepaal je hoeveel tijd voor of na dit moment de workflow gegenereerd moet worden. Bepaal ook de Cyclus voor deze taak: per periode, per kwartaal, per half jaar of per jaar. Kies je bijvoorbeeld per kwartaal dan zal deze taak gegenereerd worden in periode 3, 6, 9 en 12.
