Speciale acties in de fiscaal muterende workflow

In dit artikel staat de optimale werkwijze voor de fiscaal muterende workflow beschreven.

Bijlage

Je kunt een bijlage toevoegen aan het dossieritem. Deze bijlage, bijvoorbeeld een akkoordverklaring, is zichtbaar en wijzigbaar in de workflow.

Speciale acties

Je beschikt over verschillende speciale acties in de fiscaal muterende workflow:

• Accorderen aangifte
• Akkoordverklaring genereren
• Bijlage(n) ondertekenen
• Klaarzetten aangifte
• Klaarzetten akkoordverklaring
• Ondertekende bijlage(n) verwijderen
• Vrijgeven aangifte

  Let op:

  Het is technisch mogelijk om de speciale acties 'Klaarzetten aangifte' en 'Klaarzetten akkoordverklaring' geautomatiseerd (conditioneel) te doorlopen. Wij raden dit af omdat de acties fout kunnen gaan, bijvoorbeeld als er geen akkoordverklaring aan de huidige versie van de aangifte gekoppeld is. Klik deze acties altijd handmatig door, zodat je zeker weet dat het goed gaat.

Klik hier voor een praktijkvoorbeeld voor de inrichting van de muterende fiscale workflow.

Bijlage toevoegen

De akkoordverklaring wordt gegeneerd vanuit de workflow. Dit gebeurt vanuit de speciale actie Akkoordverklaring genereren. Hiermee wordt aan het dossieritem een bijlage toegevoegd. In de standaard dossieritems -85 Voortgang aangifte IB en -86 Voortgang aangifte Vpb is al ingesteld dat een bijlage bijgevoegd kan worden, via de speciale workflowactie.

Door de speciale actie Akkoordverklaring genereren te doorlopen opent automatisch een scherm met de beschikbare te genereren rapportages.
De beschikbare rapportages richt je in via Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen / Rapportage ter accordering. Voeg hier de rapporten en rapportensets toe die je gebruikt als akkoordverklaring. Die rapporten(sets) zie je verschijnen in de weergave als je de actie Akkoordverklaring genereren doorloopt.

Let op!

In de standaard meegeleverde workflows is het veld Dossieritem aanpassen nog niet aangevinkt.

De toegevoegde bijlage is zichtbaar in de workflow. Als je aangeeft dat gebruikers de bijlage mogen aanpassen dan beschik je in de workflow bij de bijlage over de knop Aanpassen.

Speciale actie - Akkoordverklaring genereren

Via de actie Akkoordverklaring genereren wordt automatisch een scherm geopend waar je de juiste rapportage kunt selecteren. Deze akkoordverklaring wordt als bijlage aan het dossieritem toegevoegd.

Controle toevoegen

De workflow mag pas door naar de cliënt als een bijlage is toegevoegd. Hiervoor voeg je een controle toe aan de eerste stap van de workflow.

Voeg de Gegevensverzameling Dossier toe. Klik onder Functievelden op Bijlage dossieritem.

Omzetten naar .PDF

Heb je de akkoordverklaring gecontroleerd? Dan kun je deze van .RTF formaat in de workflow converteren naar .PDF formaat. Hierdoor kan de bijlage niet meer bewerkt worden.

Voeg een normale Afhandelen actie toe na de taak Rapportage genereren. Deze noem je Rapport gegenereerd. De vervolgtaak is Aangifte versturen aan cliënt. Aan deze actie voeg je de controle toe:

Je voegt ook de speciale actie Akkoordverklaring genereren toe, bij deze taak vink je het veld Alle bijlagen converteren naar PDF aan.

Speciale actie - Klaarzetten aangifte

De speciale actie Klaarzetten aangifte in de fiscaal muterende workflow zet de aangifte IB/Vpb klaar.

In de standaard meegeleverde workflows is de aangifte beschikbaar maar niet toegevoegd. Dit komt omdat niet elk accorderingsproces deze actie nodig heeft in de workflow, als de akkoordverklaring bijvoorbeeld wordt ingescand (barcode scannen) dan wordt de aangifte automatisch klaargezet. Als je gebruik wilt maken van deze speciale actie moet je deze zelf toevoegen aan je workflow.

Met deze actie is het niet meer nodig de aangifte handmatig via Profit klaar te zetten. Met de speciale actie Klaarzetten aangifte wordt de akkoordverklaring uit de bijlage klaargezet voor de externe portal.

Na het uitvoeren van de actie Klaarzetten aangifte wordt bij de eerstvolgende keer Aanmaken elektronisch bericht het XBRL bericht aangemaakt.

Deze actie werkt onafhankelijk van de accorderingswijze die is ingesteld. Dit houdt in dat het bestand aangemaakt en vervolgens met de actie Verzenden en ontvangen verzonden wordt. Afhankelijk van de accorderingswijze kan er dan verzonden worden naar de externe portal, maar ook naar de Belastingdienst.

Speciale actie - Accorderen aangifte OutSite

Met de speciale actie Accorderen aangifte kunnen cliënten via OutSite (door de workflow extern te zetten) de aangifte accorderen.

In de standaard meegeleverde workflows is de actie beschikbaar maar niet toegevoegd. Dit komt omdat niet elk accorderingsproces deze actie nodig heeft in de workflow, als de akkoordverklaring bijvoorbeeld wordt ingescand (barcode scannen) dan wordt de aangifte automatisch klaargezet. Als je gebruik wilt maken van deze speciale actie moet je deze zelf toevoegen aan je workflow.

Wordt de aangifte geaccordeerd via OutSite?

Als je de aangiften wilt accorderen via OutSite dan:

• moet de accorderingswijze 0: Akkoordverklaring (post) zijn. Er wordt bij "Accorderen aangifte" niet gecontroleerd of er een akkoordverklaring aanwezig is. Deze controle kan je zelf toevoegen aan de workflow door bijvoorbeeld op de aanwezigheid van een bijlage te controleren.
• voeg je de speciale acties Genereren akkoordverklaring en Accorderen aangifte toe aan de workflow, mogelijk ook met "Bijlage ondertekenen" om de akkoordverklaring digitaal te laten ondertekenen.
• gebruik je de acties Klaarzetten akkoordverklaring en Klaarzetten aangifte NIET
• maak je geen gebruik van de workflows -13 Aangifte IB en -14 Aangifte Vpb.

Na het uitvoeren van de actie Accorderen aangifte wordt het elektronisch bericht gemuteerd, die krijgt de status “Gereed om aan te maken”. Ook wordt het veld “Cliënt is akkoord” in de voortgangsgegevens bijgewerkt met de datum waarop op de knop geklikt is.

Als de taak bij de cliënt staat voor akkoord en in de workflow geef je aan dat de aangifte vrijgegeven moet worden, dan gaat de workflow weg van OutSite en staat deze weer intern. Dit is het grote voordeel van één workflow gebruiken!

Let op!

In de cockpit van de cliënt en in Profit is het ook mogelijk om de aangifte vrij te geven. Hiermee worden de datumvelden in de voortgangsgegevens van de cliënt meteen gemuteerd, maar de muterende workflow wordt niet bijgewerkt (verandert niet van status). Dit is al zo sinds het begin van de muterende workflow. Met autorisatie kan je regelen dat het in de praktijk niet voorkomt dat deze acties gebruikt worden als je ook gebruik maakt van de muterende workflow.

Speciale actie - Klaarzetten akkoordverklaring

Met de speciale actie Klaarzetten akkoordverklaring in je workflow wordt de gegenereerde akkoordverklaring (of rapportage) klaargezet voor verzending naar de externe portal. Zet in de Autorisatie Tool de actie ‘Versturen aangifte’ voor alle medewerkers op Niet toegestaan zodat de akkoordverklaring alleen nog klaargezet wordt via de muterende workflow en niet meer via een ander proces.

Let op!

Alleen als je gebruik maakt van accorderingswijze 3: Accorderen via externe portal (aangifte versturen via portal), dan is het advies om de speciale acties Klaarzetten akkoordverklaring en Klaarzetten aangifte automatisch na elkaar af te handelen, zodat de gebruiker maar één keer hoeft te klikken. Vervolgens worden de rapportage en het XBRL-bericht klaargezet voor de externe portal.

Voor de actie Klaarzetten akkoordverklaring voeg je een taak toe waarin je het veld Alle bijlagen converteren naar PDF aanvinkt anders wordt het .RTF bestand klaargezet voor de externe portal.

In onderstaand schema is dit veld aangevinkt bij de actie Akkoordverklaring akkoord, converteren naar .PDF.

Speciale actie - Vrijgeven aangifte

Nadat je hebt aangegeven dat de aangifte is gecontroleerd wordt de aangifte geblokkeerd. Je kunt de gegevens dan nog wel inzien maar niet meer aanpassen. Met de actie Vrijgeven aangifte kun je de aangifte wel weer bewerken.

Standaard is deze speciale actie toegevoegd aan elke workflowactie na de taak Aangifte versturen aan cliënt en als allerlaatste stap van de workflow, zodat je de aangifte op elk gewenst moment kunt vrijgeven. Na het vrijgeven van de aangifte komt de aangifte terug in de stap Aangifte verwerken.