Praktijkvoorbeeld - Voorbeeld inrichting muterende fiscale workflow

Inrichting

De dossieritems -85 en -86 voor de IB en Vpb kun je bewerken om je proces naar eigen inzicht in te richten.

Onderstaand stappenplan en schema is het gouden pad:

1. De 'Beoordelaar' reviewt de aangifte en als de beoordelaar akkoord is wordt de aangifte ‘Gecontroleerd en akkoord’.
2. Vervolgens krijgt de ‘Beoordelaar’ de mogelijkheid om een akkoordverklaring te genereren en als bijlage aan de workflow toe te voegen.
   • De beoordelaar klikt op de speciale actie Akkoordverklaring genereren en selecteert de rapportage of rapportenset die voor de cliënt van toepassing is.
   • De akkoordverklaring wordt vervolgens gegenereerd en automatisch als bijlage aan de workflow toegevoegd, in .RTF formaat.
3. De ‘Beoordelaar’ opent de akkoordverklaring en past deze eventueel aan.
4. Als de akkoordverklaring goed is zet de ‘Beoordelaar’ de akkoordverklaring om naar .PDF.
5. Afhankelijk van de accorderingswijze van de cliënt heb je nu de volgende opties:
   • Wordt de akkoordverklaring geaccordeerd op de externe portal en de aangifte verzonden via Profit?

     Dan is de volgende actie Klaarzetten akkoordverklaring; de akkoordverklaring wordt dan in de map ‘Postvak UIT’ gezet bij de eerstvolgende keer ‘Aanmaken elektronisch bericht’.

     Vervolgens wordt het proces van ‘Accorderen via de externe portal’ verder doorlopen.

   • Wordt de akkoordverklaring per post verzonden?

     Druk dan de akkoordverklaring af en stuur deze naar de cliënt.

     Als de cliënt akkoord is stuurt deze de akkoordverklaring terug, die kan ingelezen worden met ‘Barcode inscannen’.

   • Wordt de akkoordverklaring geaccordeerd op de externe portal en de aangifte ook verzonden via de externe portal?

     Dan is de eerstvolgende actie ‘Klaarzetten akkoordverklaring’.

     De actie daarna is ‘Klaarzetten aangifte’.

     De akkoordverklaring en het elektronische bericht worden dan in de map ‘Postvak UIT’ gezet bij de eerstvolgende keer ‘Aanmaken elektronisch bericht’.

   • Wordt de aangifte geaccordeerd via OutSite?

     Dan voeg je de speciale acties Akkoordverklaring genereren en Accorderen aangifte aan de workflow toe, mogelijk ook met "Bijlage ondertekenen" om de akkoordverklaring digitaal te laten ondertekenen.

     De acties Klaarzetten akkoordverklaring en Klaarzetten aangifte gebruik je in dit geval niet.

   

Bovenstaande afbeelding toont het proces vanaf het moment dat de aangifte gecontroleerd en akkoord gegeven wordt (de eerste stap). Daaraan voorafgaand wordt het standaardproces gebruikt.

In het voorbeeld komen vervolgens de volgende taken en acties:

• Rapportage genereren (speciale actie 'Akkoordverklaring genereren').

  Met deze stap voeg je de optie om een akkoordverklaring te selecteren toe. De akkoordverklaring wordt gegenereerd en als bijlage aan de workflow toegevoegd.

  1. Selecteer het document dat je wil insturen als akkoordverklaring. Kun je hier geen document selecteren, richt het dan eerst in.

  Na deze stap gaat de workflow door naar de volgende taak.

• Geef een bestemming op voor de taak 'Akkoordverklaring akkoord, converteren naar PDF'.
• De actie 'Vrijgeven aangifte' zet de aangifte terug naar 'Aangifte verwerken', verhoogt het versienummer van de aangifte en zet deze weer in bewerkmodus.
• De actie ‘Rapportage gereed (PDF)’ is een normale workflowactie.

  De rapportage staat klaar in .RTF formaat, dit maakt het mogelijk nog aanpassingen te doen.

  Doe hier geen inhoudelijke aanpassingen, omdat dit niet wordt opgeslagen in de aangifte zelf. Wil je wel inhoudelijke aanpassingen doen? Geef de aangifte dan vrij, pas de aangifte aan en genereer de akkoordverklaring opnieuw.

  Als je akkoord bent met hoe de rapportage eruit ziet, klik je op deze actie. De rapportage wordt dan omgezet naar .PDF en de workflow gaat door naar de volgende taak.

  Vink bij deze taak 'Alle bijlagen converteren naar PDF' aan. Als je dit niet doet worden bij het klaarzetten van de aangifte .RTF bestanden verzonden in plaats van .PDF bestanden.

• Geef een bestemming op bij de taak 'Rapportage naar externe portal'.
• Met de actie 'Klaarzetten akkoordverklaring' wordt de akkoordverklaring in de bijlage van de workflow klaargezet om naar de externe portal verzonden te worden. Na deze actie gaat de workflow door naar de volgende taak. Met de eerstvolgende keer ‘Aanmaken elektronisch bericht’ wordt het bestand daadwerkelijk in de map ‘Postvak Uit’ geplaatst voor de externe portal.
• Geef een bestemming op bij de taak 'Aangifte naar externe portal' (zowel accorderen als verzenden via externe portal).
• Met de actie 'Klaarzetten aangifte' wordt de aangifte (het elektronisch bericht) klaargezet. Met de eerstvolgende keer ‘Aanmaken elektronisch bericht’ wordt de aangifte aangemaakt en afhankelijk van de accorderingswijze wordt deze ook direct in de map ‘Postvak Uit’ geplaatst voor de externe portal. Na deze stap gaat de workflow naar de volgende taak.
• Evaluatie: vanaf hier gaat het standaard proces wat in de standaarduitlevering van de workflow zit weer verder.