Inrichten fiscale workflow

Als de functionaliteit Muterende fiscale workflow is geactiveerd worden automatisch dossieritems toegevoegd bij het uitvoeren van de jaarovergang van de stamgegevens.

Je beschikt standaard over twee muterende workflows:

• -85: Voortgang aangifte IB (Profit)
• -86: Voortgang aangifte Vpb (Profit)

Je maakt een kopie van deze standaard meegeleverde workflows en past deze kopieën aan naar je eigen wensen. Vervolgens activeer je de typen pagina's in de eigenschappen van de site en daarna koppel je de juiste workflows bij de fiscale instellingen. Als alles goed staat voer je de jaarovergang van de stamgegevens uit. Nu wordt per cliënt, per jaar een dossieritem toegevoegd.

Fiscale workflow koppeling

Het komt voor dat binnen organisaties voor verschillende groepen van fiscale klanten een andere manier voor het verwerken van de aangiften wordt gehanteerd. Je kunt per cliëntengroep een workflow schema koppelen, dit doe je met de functie Workflow koppelingen. Hierdoor kun je de gewenste methode van het verwerken van aangiften (per cliëntengroep) hanteren.

Bij het aanmaken/onderhouden van een Cliënt IB en bij het aanmaken/onderhouden van een Cliënt Vpb kun je een cliëntengroep koppelen aan de cliënt.

Met behulp van deze menuoptie kun je een cliëntengroep aan een workflow schema koppelen.

Workflow koppeling:

1. Ga naar: Fiscaal / Workflow / Workflow koppeling.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de velden in. 
4. Klik op: Voltooien.

Knop Voortgang (workflow) is niet beschikbaar in cockpit van de client

Het kan voorkomen dat de knop Voortgang (workflow) mist in de cockpit van de client. Dat heeft te maken met de workflowkoppeling. Met de volgende stappen krijg je deze knop wel tevoorschijn

1. Ga naar: Fiscaal / Workflow / Workflow koppeling.
2. Klik op: Nieuw.
3. Geef de koppeling een naam.
4. Koppel een schema.
5. Vul de Omschrijving in.
6. Koppel een cliëntengroep.

   Zorg dat alle cliëntengroepen zijn gekoppeld.

7. Klik op: Voltooien.

Vrije tabel Status voortgang aangifte inrichten

Je kunt op verschillende manieren de workflowstappen doorlopen. De stappen die het meest worden gebruikt zijn vastgelegd in de vrije tabel Workflow statussen. Je kunt deze statustabel aanpassen door waarden toe te voegen en te verwijderen.

De volgende waarden zijn standaard aanwezig:

• Inplannen
• Meer informatie nodig
• Informatie toegevoegd
• In behandeling
• Rapportage genereren
• Aangifte versturen aan cliënt
• Aangifte versturen aan belastingdienst
• In afwachting
• Akkoord, definitief
• Afgehandeld

Vrije tabellen aanvullen

Voortgang aangifte IB / Vpb kopiëren

De standaard uitgeleverde workflow -85 Voortgang aangifte IB (Proft) is niet aanpasbaar. Als je een eigen workflow wilt gebruiken maak je een kopie van de standaard workflow. Deze kopie kan naar je eigen wensen worden ingericht.

Let op:

Als je geen gebruik maakt van de standaard meegeleverde workflow moet je je eigen workflow koppelen bij de instellingen van Fiscaal op het tabblad Algemeen.

Voor de standaard meegeleverde workflows geldt het volgende:

• bestemming ‘Cliënt IB of Vpb + fiscaal jaar’.
• je kunt een toelichting invullen en een bestand koppelen.
• het is niet mogelijk om de standaard uitgeleverde workflow aan te passen of te verwijderen.

Gekopieerde workflows kun je aanpassen naar eigen inzicht. Je hebt de volgende mogelijkheden:

• Eigen condities en controles toevoegen op de gegevensverzameling van de voortgangsgegevens van de cliënt IB en Vpb.
• Waarde toekennen aan velden
• Aangifte vrijgeven
• Automatisch vullen voortgangsgegevens

Kopie maken van workflow:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem -85 Voortgang aangifte IB of -86 Voortgang aangifte Vpb.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul de omschrijving in.
6. Selecteer gebaseerd op een bestaande workflow.
7. Selecteer de standaard meegeleverde workflow Voortgang aangifte IB (Profit).
8. Klik op: Voltooien.

Waarde toekennen aan

In deze gekopieerde workflow kun je stappen verwijderen, toevoegen en de naamgeving wijzigen. Ook de statussen kun je verwijderen, toevoegen of wijzigen.

Let op!

Met de functie ‘Waarde toekennen aan’ worden de velden in de voortgangsgegevens nooit overschreven met de opgegeven waarde (dit zal meestal de tag ‘[vandaag]’ zijn).

Met Waarde toekennen aan is het niet mogelijk om een waarde te overschrijven in de voortgangsgegevens van de cliënt. Je kunt deze waarde wel aanpassen door eerst een lege waarde toe te kennen aan het veld en vervolgens een nieuwe waarde toe te kennen.

Voorbeeld:

Als bijvoorbeeld ‘Verzoek gegevens cliënt’ gevuld is met 01-04-2023 en er worden extra gegevens opgevraagd op 17-04-2023, dan blijft standaard de waarde van 01-04-2023 staan. Door aan ‘Verzoek gegevens cliënt’ eerst een lege waarde toe te kennen en vervolgens de waarde 17-04-2023, zal de nieuwe waarde opgeslagen worden in de voortgangsgegevens van de cliënt.

Speciale acties:

In de workflow beschik je over speciale acties:

• Vrijgeven aangifte: nadat je hebt aangegeven dat de aangifte is gecontroleerd wordt de aangifte geblokkeerd. Je kunt de gegevens dan nog wel inzien maar niet meer aanpassen. Met de actie Vrijgeven aangifte kun je de aangifte wel weer bewerken. Met deze actie wordt het versienummer van de aangifte opgehoogd en kun je de aangifte weer uitwerken. Wij adviseren om aan het einde van de workflow de actie ‘Aangifte vrijgeven’ te zetten zodat de workflow altijd weer opengebroken kan worden.

  Let op:

  Als de aangifte wordt vrijgegeven vanuit Profit of de cockpit van de cliënt, dan gebeurt er niets met de workflow!

• Akkoordverklaring genereren: na het uitvoeren van deze actie wordt een bijlage aan de workflow toegevoegd in .DOCX formaat. Deze bijlage is zichtbaar én wijzigbaar.
• Klaarzetten akkoordverklaring: met deze speciale actie wordt de gegenereerde akkoordverklaring (of rapportage) klaargezet voor verzending naar de externe portal. Zet in de Autorisatie Tool de actie Versturen aangifte voor alle medewerkers op Niet toegestaan zodat de akkoordverklaring alleen nog klaargezet wordt via de muterende workflow en niet meer via een ander proces.
• Klaarzetten aangifte: de speciale actie zet de aangifte IB/Vpb klaar. Hierdoor hoef je de aangifte niet meer handmatig via Profit klaar te zetten.
  Is de accorderingswijze 'Accorderen via externe portal', dan wordt de akkoordverklaring uit de bijlage klaargezet voor de externe portal.
• Accorderen aangifte: met deze speciale actie kunnen cliënten via OutSite (door de workflow extern te zetten) de aangifte accorderen. Door gebruik te maken van deze actie kunnen cliënten via OutSite de aangifte accorderen. Je maakt dan geen gebruik meer van de workflows -13 Aangifte IB en -14 Aangifte Vpb. Deze actie muteert het elektronisch bericht, die krijgt daarna de status “Gereed om aan te maken”. Ook wordt het veld “Cliënt is akkoord” in de voortgangsgegevens bijgewerkt met de datum waarop op de knop geklikt is.

Automatisch vullen voortgangsgegevens

Een aantal voortgangsgegevens worden automatisch gevuld door de jaarovergang, bijvoorbeeld ‘Plandatum gereed’. Standaard wordt deze stap in de workflow conditioneel doorlopen en hoef je deze niet handmatig door te klikken. Dit werkt zo met alle velden, als het veld in de voortgangsgegevens al gevuld is. Als de workflow in een taak komt dan zal de taak conditioneel doorlopen worden en hoeft het niet handmatig gedaan te worden.

Let op:

Als de workflow in de status ‘Aangifte controleren’ staat en vervolgens wordt bij het sluiten van de aangifte ‘Gecontroleerd en akkoord’ ingevuld, dan zal de workflow blijven staan in de status ‘Aangifte controleren’ omdat de workflow in deze status kwam op het moment dat er nog geen waarde was ingevuld bij ‘Gecontroleerd en akkoord’!

Alle gegevens compleet

Als je hebt aangegeven dat de accountant ook gegevens moet aanleveren gaat de workflow pas een stap verder als alle gegevens zijn ontvangen. Dit is een conditionele stap. Als je hier helemaal geen gebruik van maakt kun je dit uit de workflow verwijderen.

Rechten

De workflow werkt standaard met rechten op basis van de toegekende Behandelaar / Beoordelaar / Adviseur / Vennoot bij de cliënt. Bij één van deze personen verschijnt de taak ook in de takenlijst. Als je niet taakgericht wilt werken maar op basis van een lijst, dan moet je hiervoor een eigen pagina toevoegen in InSite en daarin het sjabloon ‘Voortgang aangiften IB’ (of Vpb) opnemen.

Meer informatie:

• Workflow inrichten
• Workflow onderhouden

Type pagina activeren

Je activeert de type pagina's Voortgang aangifte IB en Voortgang aangifte Vpb in de eigenschappen van de site.

Type pagina activeren:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site.
2. Open de eigenschappen van de site.
3. Ga naar het tabblad: Typen pagina.
4. Vink Geactiveerd aan achter het type pagina Voortgang aangifte IB en Voortgang aangifte Vpb.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Workflow koppelen in instellingen

In de fiscale systeeminstellingen is de workflow geselecteerd die gebruikt wordt voor het genereren van dossieritems. Standaard staan hier de meegeleverde workflows ingesteld. Als je kopieën hebt gemaakt van de standaard meegeleverde workflows dan moet je deze hier koppelen.

Dossieritem koppelen in instellingen:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
3. Selecteer onder Workflows voor IB en Vpb de workflow bij Muterende fiscales workflow die hierboven zijn benoemd.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Jaarovergang stamgegevens

Als je de workflow hebt gekopieerd, aangepast en gekoppeld kun je de jaarovergang uitvoeren van de stamgegevens IB en Vpb.

Per jaar, per cliënt wordt één dossieritem toegevoegd. Dit geldt zowel voor IB als voor Vpb.

Let op!

Nadat de voorbereiding gedaan is voor de overgang naar de muterende fiscale workflow kan je zelf bepalen of er met de workflow gewerkt wordt vanaf een bepaald jaar. Dit werkt door de jaarovergang van de stamgegevens. Pas als de jaarovergang gedaan is worden er dossieritems aangemaakt voor dat fiscale jaar. Als je bijvoorbeeld ook voor 2022 met de workflow wilt werken moet je dus ook de jaarovergang van 2021 - 2022 doen. Wil je dat niet dan hoef je niets te doen.

Nadat de jaarovergang van de stamgegevens voor bijvoorbeeld 2022 gedaan is, worden dossieritems bij cliënten, die nog geen dossieritem hebben voor 2022, automatisch toegevoegd op de volgende momenten:

• openen van de cockpit van het jaar 2022
• toevoegen van het fiscale jaar 2022
• toevoegen van een nieuwe cliënt met het jaar 2022
• toevoegen van het fiscale jaar 2022 met de update connector
• toevoegen van het fiscale jaar 2022 door middel van een import

Voor een cliënt die geblokkeerd is voor licentie wordt geen dossieritem toegevoegd.

Voorwaarden genereren dossieritems

Bij het genereren van dossieritems geldt een aantal specifieke voorwaarden. Als een cliënt niet voldoet aan één van de voorwaarden wordt er géén dossieritem aangemaakt. Bij de cliënt wordt wél een dossieritem toegevoegd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

Cliënt IB:

1. Het fiscale jaar bestaat bij de cliënt IB.

   Controleer dit via de eigenschappen van de cliënt IB op het tabblad 'Fiscaal jaar'.

2. De cliënt IB heeft nog geen technisch type dossieritem (workflow) voor het fiscale jaar.

   Het gaat om de technische type dossieritems -13 en -85. Technische type dossieritems zijn te herkennen aan het minteken voor het typenummer.

3. De cliënt IB heeft een BSN.

   Controleer dit in de eigenschappen van de cliënt IB op het tabblad 'Cliënt IB'.

4. De cliënt IB is niet geblokkeerd voor licentie.

   Controleer dit in de eigenschappen van de cliënt op het tabblad 'Cliënt IB'.

Cliënt Vpb:

1. Het boekjaar bestaat bij de cliënt Vpb.

   Controleer dit via de eigenschappen van de cliënt Vpb op het tabblad 'Boekjaar'.

2. De cliënt Vpb heeft nog geen technisch type dossieritem (workflow) voor het boekjaar.

   Het gaat om de technische type dossieritems -14 en -86. Technische type dossieritems zijn te herkennen aan het minteken voor het typenummer.

3. De cliënt Vpb heeft een Fiscaalnummer.

   Controleer dit in de eigenschappen van de cliënt Vpb op het tabblad 'Cliënt Vpb'.

4. De cliënt Vpb is niet geblokkeerd voor licentie.

   Controleer dit in de eigenschappen van de cliënt Vpb op het tabblad 'Cliënt Vpb'.

Jaarovergang uitvoeren:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Jaarovergang.
2. Selecteer de jaarovergang.

   Voor het jaar waarnaar je de jaarovergang uitvoert wordt een dossieritem toegevoegd. Dus bij de jaarovergang van 2021 -> 2022 wordt voor 2022 een dossieritem toegevoegd.

3. Vink Stamgegevens aan onder IB en onder Vpb.
4. Klik op: Voltooien.