AFAS Pocket inrichten voor CRM

Deze pagina beschrijft de inrichting van organisaties, personen en contactpersonen.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) zijn niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Organisaties, contactpersonen en personen

Je kunt organisaties, personen en contactpersonen raadplegen en aanmaken via Pocket. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Aandachtspunten:

• Als je de onderstaande stappen hebt uitgevoerd, dan heeft de Pocket-gebruiker twee menu-items in Pocket, namelijk Organisaties en Contactpersonen. Het menu-item Contactpersonen is voor zowel contactpersonen als personen die geen contactpersoon zijn.

  

• De filterautorisatie op personen en organisaties geldt ook in Pocket. Zie hieronder bij Autorisatie inrichten.
• De gebruiker kan organisaties, contactpersonen en personen toevoegen of wijzigen, als hij rechten heeft op de betreffende aanmaakprofielen. Zie hieronder voor het koppelen van deze aanmaakprofielen.
• De gebruiker ziet vrije velden bij een organisatie of persoon op het tabblad Extra in Pocket. Dit geldt alleen als minimaal één vrij veld gevuld is, anders is dit tabblad niet zichtbaar. Je ziet de veldgroepen die overeenkomen met de vrije tabbladen voor InSite. De autorisatie van de InSite-tabbladen geldt ook in Pocket.

  Uitgebreid voorbeeld van de vrije inrichting

  Je hebt in Algemeen / Beheer / Management tool twee InSite-tabbladen ingericht, namelijk Account en Cursus on site.

  

  In Pocket zie je de InSite-tabbladen als veldgroepen op het tabblad Extra.

  

• Je kunt geen nieuwe bankrekening bij een organisatie/persoon aanmaken in Pocket, dit kan alleen in Profit of InSite.

Inrichting:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: CRM-instellingen.

   Hier zie je de standaard zoekweergaven die in Pocket gebruikt worden.

3. Als je een eigen zoekweergave wilt toevoegen, klik je op Toon.

   Houd er rekening mee dat alleen de eerste vier velden van de weergave in Pocket gebruikt worden. De gebruiker kan ook zoeken in deze vier velden. Je kunt ook vrije velden toevoegen aan de weergave.

   

   Na het aanmaken van een eigen weergave koppel je deze in de instellingen.

4. Ga naar het tabblad: CRM-profielen.
5. Koppel de profielen die je wilt gebruiken voor het aanmaken van organisaties, personen en contactpersonen. Per type kun je één profiel koppelen en dit profiel wordt altijd gebruikt. Dubbelklik op een gekoppeld profiel als je de eigenschappen van het profiel wilt wijzigen.

   De gekoppelde aanmaakprofielen worden ook gebruikt voor het wijzigen van gegevens.

Autorisatie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
3. Onder CRM / Organisaties en personen richt je de filters in. Dit is een essentiële stap om ervoor te zorgen dat Pocket-gebruikers alleen de organisaties en personen zien die ze mogen zien. Voor meer informatie, zie Organisaties en personen autoriseren.
4. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
5. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden rechten moeten krijgen op de menu-items Organisaties en personen in Pocket.
6. Ga naar het tabblad: Pocket.
7. Autoriseer het onderdeel Contacten.

Organisaties, contactpersonen en personen

Medewerkers kunnen zich inschrijven op een cursus of aan de slag gaan met een cursusplanning. Een medewerker ziet zijn inschrijvingen op het tabblad Ingeschreven. Hier kan een medewerker zich eventueel uitschrijven. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf Profit 8 in combinatie met een nog vrij te geven versie van AFAS Pocket.

Autorisatie uitdelen:

Autoriseer de Pocket-gebruikers die het onderdeel Mijn cursussen mogen gebruiken.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikersgroepen.
3. Selecteer een gebruikersgroep.
4. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Cursussen en evenementen.

Inrichting:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Cursusinschrijving.
3. Als een Pocket-gebruiker geautoriseerd is, dan wordt het cursusaanbod altijd in Pocket getoond op de pagina Mijn cursussen. Je kunt de term Cursusaanbod aanpassen in een andere term, zoals Schrijf je in!
4. Gebruik het filter als je alleen specifieke cursussen wilt tonen. Bijvoorbeeld alleen cursussen van het type Medewerker.
5. Je kunt de cursusplanning tonen door Mijn cursusplanning tonen aan te vinken en ook hier kun je een andere omschrijving gebruiken.