Loopbaanhistorie toevoegen, raadplegen en aanpassen (Onderwijs)

Bij het in dienst melden van een medewerker worden automatisch loopbaanhistorieregels gegenereerd aan de hand van In dienst (i.v.m. dienstjaren). In Profit kun je per medewerker ook de loopbaanhistorie handmatig vastleggen. Daarnaast kun je loopbaanhistorieregels ook aanmaken via de UpdateConnector HrEmpCareerHistory.

Je kunt de loopbaanhistorie importeren met de importfunctionaliteit via: HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Loopbaanhistorie.

Bij medewerkers met een onderwijscao berekent Profit de datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) zonder overlap en op basis van kalenderdagen. Deze berekenmethode geldt ook voor In dienst (incl. rechtsvoorganger) en In dienst (i.v.m. signalering). Je kunt de loopbaanhistorie raadplegen, correcties verwijderen en zo nodig conversieregels beheren.

Activering en conversieregels

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar. Hiervoor moet je een activering inschakelen. Dit kan alleen als Onderwijs is geactiveerd in de licentie.

Naam van de in te schakelen activering:

• Loopbaanhistorie nieuwe berekenmethode onderwijs

Houd rekening met het moment waarop de wachtrijtaak wordt uitgevoerd. In een testomgeving start de wachtrijtaak direct. In een productieomgeving start deze taak 's nachts om 02:00. Na de conversie is er voor de medewerkers een nieuwe berekenmethode voor de loopbaanhistorie. Tijdens de conversie maakt Profit, indien nodig, één of meer conversieregels aan voor medewerkers met een onderwijs-cao, zodat de datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) gelijk blijft aan de situatie vóór de conversie. Open de omgeving opnieuw nadat de wachtrijtaak is voltooid. Doe je dit niet, dan is de juiste situatie niet zichtbaar.

Let op:

Controleer de loopbaanhistorie zorgvuldig voordat je conversieregels verwijdert. Looninrichting op stamgegevens zoals Dienstjaren en In dienst (i.v.m. dienstjaren) kan invloed hebben op de verloning. Is de inrichting van de loopbaanhistorie niet juist, dan kan dit gevolgen hebben voor de verloning.

Als de activering Loopbaanhistorie nieuwe berekenmethode aan staat, dan is voor de volgende onderdelen een nieuw paginaonderdeel Loopbaanhistorie beschikbaar:

• Onboarden
• Nieuw subdienstverband
• Nieuw nevendienstverband
• Contract wijzigen

Plaats het nieuwe paginaonderdeel zelf op de gewenste positie op de pagina.

Controleer daarnaast voor de volgende type profielen of de voorkeurwaarden en veldinstellingen voor het veld Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie juist zijn: Onboarden, Subdienstverband, Nevendienstverband en Contractwijziging.

Conversieregels controleren en verwijderen

Nadat de wachtrijtaak is uitgevoerd en je de omgeving opnieuw hebt geopend, controleer je de conversieregels. Per medewerker kunnen één of meer conversieregels aanwezig zijn. Deze regels zorgen ervoor dat de datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) dezelfde waarde behoudt als voor de conversie. Controleer daarom eerst of de regels juist zijn toegevoegd en verwijder vervolgens de conversieregels.

Conversieregels controleren en verwijderen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / Loopbaanhistorie.
2. Open de weergave Conversie loopbaanhistorie.
3. Controleer de velden Voor correctie en Na correctie.

   In de kolom Na correctie zie je de situatie nadat de conversieregel is verwijderd.

4. Selecteer de conversieregels die je wilt verwijderen.
5. Klik op: Meer acties / Verwijderen.

   De actie Verwijderen is beschikbaar en ondersteunt multi-select. De verwijdering kun je niet ongedaan maken.

Heeft een loopbaanregel die is gekoppeld aan een arbeidsverhouding een resultaat van 0, dan kan dit ook gevolgen hebben voor de bijbehorende dienstverbanden. Tijdens de conversie wordt in die situatie het vinkveld Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie uitgezet voor de bijbehorende dienstverbanden. Dit geldt voor medewerkers die ooit een onderwijscao hebben gehad.

Loopbaanhistorie toevoegen

Profit maakt per arbeidsverhouding automatisch een loopbaanhistorieregel aan. Je kunt ook handmatig de loopbaanhistorie vastleggen of achteraf wijzigen.

Let op:

Een dienstverband telt mee voor de loopbaanhistorie, als je het veld Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie hebt aangevinkt op het tabblad Dienstverband in de eigenschappen van het contract.

Loopbaanregel toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Loopbaanhistorie.

   Profit toont de loopbaanregels. Profit genereert per arbeidsverhouding automatisch een loopbaanregel.

4. Klik op: Nieuw. 
5. Vul de begin- en einddatum in.
6. Selecteer de organisatie.

   Het is voor het toevoegen van een nieuwe loopbaanregel niet verplicht om een organisatie te selecteren. Je kunt ook de naam van de organisatie opgeven bij Naam.

7. Geef aan of de loopbaanregel meetelt voor de diensttijduitkering.

   Telt mee voor diensttijduitkering is standaard aangevinkt. Indien je dit veld uitvinkt zal de loopbaanregel niet meetellen voor de diensttijduitkering en niet van invloed zijn op de Datum in dienst (i.v.m. dienstjaren).

8. Vink Telt mee voor huidige werkgever/rechtsvoorganger aan

   Hierdoor telt de loopbaanregel mee bij de diensttijd van de huidige werkgever of de rechtsvoorganger.

9. Pas eventueel de velden onder Berekende arbeidsduur aan. Dit is alleen mogelijk als je de einddatum van de handmatige loopbaanregel vult.

   Let op:

   Door het aanpassen van de velden onder Berekende arbeidsduur, pas je de arbeidsduur van de loopbaanregel aan.

10. Klik op: Volgende.
11. Vink de soort tijden aan. Profit houdt bij het genereren van het afvloeiings- en jubileaoverzicht rekening met deze velden.

    Als je een loopbaanregel toevoegt, dan geldt het volgende:

    • Profit vinkt standaard Ambtstijd en Onderwijstijd aan.
    • Profit vinkt standaard Bestuurtijd aan, ook als je geen organisatie hebt geselecteerd. Wil je dat de loopbaanregel wordt meegenomen in het jubileaoverzicht? Dan moet je de juiste Organisatie selecteren en Bestuurtijd aanvinken. Bij handmatige loopbaanregels telt de regel alleen mee als Organisatie overeenkomst met de gekozen werkgever of een voorganger binnen een fusie.

      Bij loopbaanregels die zijn ontstaan uit een arbeidsverhouding wordt gekeken naar het onderliggende dienstverband; daar moeten Bestuurtijd en Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie aan staan.

    • Profit vinkt standaard Schooltijd aan, ook als je geen onderwijsinstelling hebt geselecteerd.
12. Klik op: Voltooien.

Loopbaanhistorie raadplegen

In de weergave Loopbaanhistorie raadpleeg je de loopbaanregels van de medewerker. Zo zie je welke regels bij de arbeidsverhouding horen, welke regels handmatig zijn toegevoegd en welke perioden meetellen voor de diensttijd. Je raadpleegt de loopbaanhistorie via:

• HRM / Medewerker / Overzicht / Loopbaanhistorie. In dit overzicht zie je de loopbaanhistorie van alle medewerkers in de omgeving.
• HRM / Medewerker / Medewerker. Open de eigenschappen van de medewerker en ga naar het tabblad: Loopbaanhistorie.

Berekening raadplegen

Gebruik het tabblad Berekening om te zien hoe In dienst (i.v.m. dienstjaren) is opgebouwd. Dit tabblad geeft alleen uitleg over dit veld. Je gebruikt dit tabblad bijvoorbeeld dus niet voor In dienst (incl. rechtsvoorganger). Het tabblad is zichtbaar als de loopbaanregel is gekoppeld aan een arbeidsverhouding, de medewerker ooit een onderwijscao heeft gehad en de activering Loopbaanhistorie nieuwe berekenmethode onderwijs aan staat.

Bovenaan de weergave zie je drie onderdelen: de uitgangsdatum, het totaal aantal dagen en de formule. Deze onderdelen vormen samen de basis van de berekening. Daaronder zie je de regels die meetellen in de opbouw. In de weergave zie je ook of perioden overlap hebben en of er sprake is van een correctie.

De uitgangsdatum is de datum waarvan de berekening terugrekent. Heeft de laatste periode die meetelt geen einddatum, dan gebruikt de berekening de begindatum van deze periode als uitgangsdatum. Hebben alle perioden die meetellen een einddatum, dan gebruikt de berekening de laatste einddatum en telt daar één dag bij op. Die extra dag zorgt ervoor dat de laatste dag van de periode ook meetelt in de uitkomst. Als er geen perioden of loopbaanregels zijn die meetellen, kan er geen uitgangsdatum worden bepaald en blijft de berekening leeg.

Daarom zie je twee soorten formules terug:

• Bij een open periode zonder einddatum:

  In dienst (i.v.m. dienstjaren) = Uitgangsdatum - Totaal aantal dagen uit de loopbaan

• Bij een afgesloten periode met einddatum:

  In dienst (i.v.m. dienstjaren) = (Uitgangsdatum + 1) - Totaal aantal dagen uit de loopbaan

Voorbeeld met een einddatum:

Eindigt de laatste periode op 31-03-2026 en is het totaal 46 dagen, dan komt In dienst (i.v.m. dienstjaren) uit op 15-02-2026. De berekening is dan: (31-03-2026 + 1) - 46 = 15-02-2026.

Voorbeeld met een schrikkeljaar:

Een medewerker heeft twee arbeidsverhoudingen.

De eerste arbeidsverhouding loopt van 01-01-2000 tot en met 31-12-2000. Omdat 2000 een schrikkeljaar is, telt deze periode mee als 366 dagen.

De tweede arbeidsverhouding start op 01-01-2023.

Voor de berekening van In dienst (i.v.m. dienstjaren) trekt Profit de 366 dagen af van 01-01-2023. De uitkomst is dan 31-12-2021. De berekening is dan: 01-01-2023 - 366 dagen = 31-12-2021

In de weergave zie je standaard de regels die meetellen in de loopbaanopbouw. Wanneer je op het slotje klikt, dan zie je ook de regels die niet meetellen. In het veld Reden uitgesloten zie je waarom een regel niet wordt meegenomen.

Het veld Begin kan een afwijkende begindatum tonen. Dit gebeurt alleen als bij de gekoppelde loopbaanregel Afwijkende begindatum loopbaanhistorie aan staat én de afwijkende begindatum later ligt dan de begindatum van het dienstverband en eerder dan de einddatum. In dat geval toont Bron de waarde Dienstverband afwijkende datum.

Berekening raadplegen:

1. Open de eigenschappen van de loopbaanregel.
2. Ga naar het tabblad: Berekening.

   Je ziet hoe Profit de datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) berekent, inclusief dagen, overlap en correcties.

3. Klik op het slotje om ook uitgesloten regels te zien.

   Onder Reden uitgesloten zie je waarom een regel niet wordt meegenomen in de berekening. Dit kan één of meerdere van de volgende redenen zijn:

   • Voorgaande regels niet meetellen voor diensttijduitkering is aangevinkt
   • Telt mee voor diensttijduitkering is uitgevinkt
   • Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie is uitgevinkt.

   

In dienst (i.v.m. signalering) en In dienst (incl. rechtsvoorganger)

In de eigenschappen van het contract kun je de berekende in dienst datum voor signalering en de in dienst datum inclusief rechtsvoorganger raadplegen.

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Contract.
4. Open de eigenschappen van het contract.
5. Ga naar het tabblad: Arbeidsverhouding.
   • In dienst (i.v.m. signalering)

     Als de activering Loopbaanhistorie nieuwe berekenmethode onderwijs aan staat en de wachtrijtaak succesvol is uitgevoerd, berekent Profit deze datum op dezelfde manier als de datum In dienst (i.v.m. dienstjaren). Daarbij telt Profit zonder overlap en op basis van kalenderdagen.

   • In dienst (incl. rechtsvoorganger)

     Profit berekent deze datum op basis van de loopbaanregels waarin het veld Diensttijd huidige werkgever of rechtsvoorganger is aangevinkt.

Loopbaanhistorie aanpassen

Je past de loopbaanhistorie aan om foutieve gegevens te corrigeren. Je verwijdert regels of zet handmatige correcties terug. Gebruik een afwijkende begindatum als de loopbaanhistorie van een arbeidsverhouding pas later moet meetellen.

Let op:

Voer deze acties eerst uit in een testomgeving om het resultaat te beoordelen.

Afwijkende begindatum vastleggen

Gebruik een afwijkende begindatum als de loopbaanhistorie van een arbeidsverhouding pas later moet meetellen. De periode tussen Datum in dienst en Afwijkende begindatum telt dan voor deze loopbaanregel niet mee bij de berekening van In dienst (i.v.m. dienstjaren). Andere handmatige loopbaanregels in dezelfde periode kunnen wel meetellen.

Je gebruikt deze velden alleen bij een loopbaanregel die is gekoppeld aan een arbeidsverhouding. Bij een handmatige loopbaanregel kan je Afwijkende begindatum loopbaanhistorie en Afwijkende begindatum niet invullen. Je gebruikt deze velden ook alleen voor medewerkers die aan een onderwijscao zijn gekoppeld.

Je gebruikt een afwijkende begindatum als de Datum in dienst (i.v.m. dienstjaren) niet gevuld kan worden. Dit kan zijn als er al eerdere loopbaanregels zijn die meetellen voor de berekening of als er binnen de arbeidsverhouding onderbrekingen zitten, omdat bij één of meer dienstverbanden Dienstverbanden meetellen bij loopbaanhistorie uit staat. Is Datum uit dienst gevuld, dan kun je geen afwijkende begindatum muteren.

Staat op de loopbaanregel van de arbeidsverhouding Voorgaande regels niet meetellen voor diensttijduitkering aan, dan blijft In dienst (i.v.m. dienstjaren) juist wel invulbaar. In die situatie leg je de afwijking dus niet vast met Afwijkende begindatum loopbaanhistorie, maar met In dienst (i.v.m. dienstjaren) op het tabblad Arbeidsverhouding in de eigenschappen van het contract. Profit vult daarna Afwijkende begindatum automatisch met dezelfde waarde. Je hoeft die datum niet apart vast te leggen in de loopbaanregel.

Afwijkende begindatum vastleggen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerken en ga naar het tabblad: Loopbaanhistorie.
3. Open de eigenschappen van de loopbaanregel.
4. Vink Afwijkende begindatum loopbaanhistorie aan.
5. Vul de afwijkende begindatum in.

   Vul een datum in die later ligt dan Datum in dienst en eerder dan Datum uit dienst van de arbeidsverhouding.

   Wijzig je later Datum in dienst naar een datum die later ligt dan de afwijkende begindatum, dan zet Profit Afwijkende begindatum loopbaanhistorie uit en maakt Profit Afwijkende begindatum leeg. Hetzelfde gebeurt als je Datum uit dienst wijzigt naar een datum die eerder ligt dan de afwijkende begindatum. Zet je In dienst (i.v.m. dienstjaren) weer gelijk aan Datum in dienst, dan maakt Profit de afwijkende begindatum ook leeg.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

   

De afwijkende begindatum werkt in de berekening als een nieuwe startdatum. Bij de arbeidsverhouding wordt de afwijkende begindatum gebruikt in plaats van Datum in dienst. Bij onderliggende dienstverbanden gebruikt Profit de laatste van twee datums: de begindatum van het dienstverband of de afwijkende begindatum.

Tijdens de conversie vult Profit de afwijkende begindatum loopbaanhistorie automatisch. Dit gebeurt per arbeidsverhouding als Correctie dagen een waarde groter dan 0 heeft. Profit bepaalt de afwijkende begindatum dan op basis van Datum in dienst + Correctie dagen.

Soort medewerker of dienstverband niet laten meetellen

In de loopbaanhistorie houdt Profit geen rekening met het soort medewerker. Als een periode niet moet meetellen voor de diensttijduitkering, bijvoorbeeld omdat de medewerker eerst stagiair was, dan leg je dit vast in de loopbaanhistorie.

Voorbeeld:

Een medewerker is vanaf 01-01-2025 in dienst als stagiair. Vanaf 01-01-2026 komt de medewerker vast in dienst. De periode als stagiair moet niet meetellen voor de diensttijduitkering. De datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) moet daarom op 01-01-2026 staan.

In het onderwijs meld je de medewerker in deze situatie meestal niet uit dienst. Je maakt een nieuw nevendienstverband aan voor het vaste dienstverband. Je kunt dit op twee manieren vastleggen:

• Je zet bij het dienstverband van de stagiair het veld Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie uit.
• Je geeft bij de loopbaanregel van het nieuwe dienstverband aan dat voorgaande regels niet meetellen voor de diensttijduitkering.

Welke optie je kiest, hangt af van de situatie.

Gebruik Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie als alleen het dienstverband van de stagiair niet moet meetellen. Eventuele eerdere loopbaanregels die wél moeten meetellen, blijven dan meetellen.

Gebruik Voorgaande regels niet meetellen voor diensttijduitkering als alle voorgaande loopbaanregels vóór het nieuwe dienstverband niet moeten meetellen.

Correcties op een handmatige loopbaanregel

Bij een handmatige loopbaanregel kun je de loopbaanduur corrigeren. Zo pas je het resultaat in Jaren, Maanden en Kalenderdagen aan. Dit kan alleen als de handmatige loopbaanregel een einddatum heeft.

Bij een loopbaanregel die is gekoppeld aan een arbeidsverhouding is dit onder de activering Loopbaanhistorie nieuwe berekenmethode onderwijs niet mogelijk. Dit is een wijziging ten opzichte van de situatie zonder deze activering. Profit houdt bij de berekening van de datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) ook geen rekening meer met handmatige correcties op de loopbaanduur van loopbaanregels die zijn gekoppeld aan een arbeidsverhouding.

Correctie op een handmatige loopbaanregel toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / Loopbaanhistorie.
2. Open de handmatige loopbaanregel.
3. Wijzig het resultaat in Jaren, Maanden en Kalenderdagen.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Profit berekent de loopbaanduur met maanden van 30 dagen. Daardoor kan het resultaat afwijken van wat je verwacht op basis van kalendermaanden.

Voorbeeld van een correctie

Een handmatige loopbaanregel loopt van 01-01-2019 tot en met 31-12-2026. Zonder correctie telt de hele periode mee. Je corrigeert daarna het resultaat, zodat alleen de laatste 4 jaar meetellen. Voor de bepaling van In dienst (i.v.m. dienstjaren) sluit Profit dan aan op de periode 01-01-2023 tot en met 31-12-2026. Profit gebruikt dus het deel van de handmatige loopbaanregel dat past bij het gecorrigeerde resultaat.

Correctie arbeidsduur en loopbaanregel verwijderen

Correcties in de arbeidsduur, die handmatig zijn toegevoegd op loopbaanregels kun je verwijderen.

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / Loopbaanhistorie.
2. Selecteer de betreffende loopbaanregel.
3. Klik op: Meer acties / Verwijder correctie arbeidsduur.

   De actie Verwijder correctie arbeidsduur heeft geen invloed op het veld Correctie dagen. Het veld Correctie dagen bevat het verschil tussen de datum in dienst (i.v.m. dienstjaren) en datum indienst. Als de medewerker uitdienst wordt gemeld, dan wordt deze waarde verwerkt in het resultaat van de berekende arbeidsduur.

Loopbaanregels die een correctie hebben door het uitzetten van het vinkveld Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie worden door Profit niet gezien als correctie tenzij je daar ook weer een correctie hebt aangebracht.

Voorbeeld 1:

Een medewerker heeft een handmatige loopbaanregel van 01-09-2026 tot en met 31-12-2026. In deze loopbaanregel pas je het resultaat aan van 4 maanden naar 1 maand. Als je deze loopbaanregel selecteert en op de actie 'Verwijder correctie arbeidsduur' klikt, wordt de waarde aangepast naar 4 maanden.

Voorbeeld 2:

Een medewerker heeft één dienstverband per 01-09-2026 en gaat uitdienst per 31-12-2026 waarbij het vinkveld 'Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie' uit staat. De medewerker heeft ook een subdienstverband van 01-11-2026 tot en met 30-11-2026 waarbij het vinkveld 'Dienstverband meetellen bij loopbaanhistorie' aan staat.

In de bijbehorende loopbaanregel is het resultaat niet aangepast. Profit heeft daarom 30 dagen berekend. Wanneer deze loopbaanregel wordt geselecteerd en op de actie "Verwijder correctie arbeidsduur" wordt geklikt, dan wordt de waarde van 30 dagen niet aangepast.

Loopbaanregel verwijderen

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / Loopbaanhistorie.
2. Selecteer één of meer loopbaanregels.
3. Klik op: Meer acties / Verwijderen.
   • Je verwijdert alleen handmatige regels of conversieregels.
   • Je kunt regels gekoppeld aan een arbeidsverhouding niet verwijderen.

Rekenvoorbeelden

In de onderstaande voorbeelden zie je hoe Profit de datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) onder de activering Loopbaanhistorie nieuwe berekenmethode onderwijs bepaalt. Profit telt kalenderdagen, verwijdert overlap en houdt rekening met handmatige regels en correcties.

Voorbeeld 1: geen einddatum

Een medewerker heeft twee dienstverbanden. Er is één loopbaanregel gekoppeld aan een arbeidsverhouding en heeft geen einddatum. De uitgangsdatum is 20-10-2012 (laatste begindatum van de loopbaanregel).

Profit telt in dit voorbeeld 0 dagen mee voor de loopbaanhistorie.

De berekening is:

20-10-2012 - 0 dagen = 20-10-2012.

De datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) is dus 20-10-2012.

Voorbeeld 2: berekening met einddatum

Een medewerker heeft één loopbaanregel van 01-09-2024 t/m 31-01-2025. Deze periode telt volledig mee en bevat 153 dagen.

Omdat de uitgangsdatum een einddatum is, telt Profit de volledige periode mee en wordt er 1 dag bij opgeteld.

De berekening is:

(31-01-2025 + 1 dag) - 153 dagen = 01-09-2024

De datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) is dus 01-09-2024

Voorbeeld 3: meerdere perioden zonder overlap

Een medewerker heeft meerdere loopbaanregels zonder overlap. De uitgangsdatum is 01-09-2013. In totaal tellen de loopbaanregel 11.107 dagen mee voor de loopbaanhistorie.

De berekening is dan:

01-09-2013 - 11.107 dagen = 05-04-1983.

De datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) is dus 05-04-1983.

Voorbeeld 4: schrikkeljaar

Een medewerker heeft twee arbeidsverhoudingen.

• Arbeidsverhouding 1: 01-01-2000 t/m 31-12-2000 (schrikkeljaar: 366 dagen)
• Arbeidsverhouding 2: vanaf 01-01-2023

  De berekening is dan:

  01-01-2023 - 366 dagen = 31-12-2021.

  De datum In dienst (i.v.m. dienstjaren) is 31-12-2021.