Payroll Cloud werkgever

Voor de werkgever(s) waarvoor je de loonadministratie doet moet je een aantal zaken inrichten. We noemen deze werkgevers Payroll Cloud werkgevers. Bij de werkgever richt je verschillende zaken in.

Activeren

Voordat je de loonadministratie kunt inrichten bij de werkgever moet je dit activeren.

Payroll Coud werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever(s) waarvoor je de loonadministratie doet.
3. Ga naar het tabblad: Payroll Cloud.
4. Vink Payroll Cloud werkgever aan.

   Je krijgt nu een melding dat een veld is leeggemaakt en verplicht geworden op het tabblad Rapportenset. Dit gaan we later inrichten.

5. Selecteer bij Accordering loonaangifte hoe je de loonaangifte voor deze werkgever wilt accorderen. Je kunt kiezen uit:
   • Accorderen via portal: na het klaarzetten van de loonaangifte in Profit krijgt de loonaangifte de status ‘Ter accordering klant’. Als de gebruiker akkoord geeft in de portal, dan wordt de loonaangifte verzonden.
   • Direct accorderen: de loonaangifte wordt direct verzonden na het klaarzetten van de loonaangifte.

Betaalbestand in dossier

Als je op werkgeversniveau een betalingsregel aan wilt maken, en het betaalbestand in het dossier wilt zetten, vink je in de eigenschappen van de werkgever Betaalbestand in dossier aan. Vervolgens geef je dit ook aan bij de instantie van de Belastingdienst en bij de werkgever.

Betaalbestand in dossier inrichten:

1. Vink Betaalbestand in dossier aan.

   Controleer of bij de instantie Belastingdienst een betalingsregeling aanwezig is voor de loonheffing en voeg deze anders toe.

2. Ga naar het tabblad: Instantie.
3. Open de eigenschappen van de gekoppelde instantie Belastingdienst.

   Voeg een instantie toe voor de Belastingdienst als deze nog niet aanwezig is.

4. Ga naar het tabblad: Betalingen.
5. Controleer of hier een betalingsregel aanwezig is voor de loonheffing.

   Als deze regel niet aanwezig is klik je op Nieuw en voeg je de regel toe.

Rapportenset

Door het aanvinken van Payroll Cloud werkgever zijn de velden op het tabblad Rapportenset leeggemaakt. Voor Payroll Cloud zijn standaard verschillende rapportensets beschikbaar die bestaan uit verschillende rapporten. Op basis van de status van de periode wordt bepaald welke rapportenset wordt gegenereerd. De klant kan de rapportenset goed- of afkeuren. De werking van de rapportenset verschilt maar voor elke set geldt dat de rapportenset alleen in het dossier kan worden gezet, je kunt ze niet mailen of afdrukken. Dit zorgt ervoor dat alle communicatie via de portal beschikbaar is.

HRM instellingen voor rapportensets onderhouden:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Rapportensets.
3. Bepaal of Profit de rapportensets automatisch afdrukt bij het verwerken en accorderen.

   Je kunt rapportensets ook handmatig afdrukken vanuit de Salarisverwerkingscockpit.

4. Vink Journaalpost en overzicht betalingen incl. correctieperioden aan.

   Als je dit aanvinkt, gebruikt Profit de instelling Journaalpost van hoofdperiode inclusief correctieperiode(s) bij het genereren van het rapport. Vink je dit niet aan, dan gebruikt Profit de instelling Journaalpost van geselecteerde verwerkingsregel.

   Tip:

   Als je een correctierun draait en alleen een journaalpost en overzicht wilt van de betalingen van de correctieperiode dan vink je dit veld niet aan.

5. Vink Journaalpost en overzicht betalingen incl. correcties uit voorgaande perioden aan.

   Als je dit aanvinkt, gebruikt Profit de instelling Journaalposten inclusief TWK mutaties gestart vanuit deze periode bij het genereren van het rapport. Vink je dit niet aan, dan gebruikt Profit de instelling Journaalposten alleen van deze periode.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapportenset inrichten:

1. Ga naar het tabblad: Rapportenset.
2. Selecteer de verschillende rapportensets. Standaard beschik je over de volgende rapportensets:
   • Rapportenset dichtgezet (Payroll Cloud) (Profit): elk rapport uit deze set wordt als losse bijlage opgeslagen in één dossieritem. Na het verstrekken van deze rapportenset krijgt de klant een beoordeling workflow. De klant moet deze workflow afhandelen zodat de accountant weet dat er geaccordeerd kan worden.
   • Rapportenset geaccordeerd (Payroll Cloud) (Profit): elk rapport uit deze set wordt als los dossieritem ingestuurd op de periode waarop het van toepassing is. Aan elk rapport uit de rapportenset kan je een type dossieritem koppelen.

Tussen het dichtzetten en accorderen van de periode kan je een voorlopige rapportenset genereren. Als je hiervoor kiest start bij het verstrekken van deze rapporten een workflow die de gebruiker moet accorderen. De klant geeft hiermee akkoord op de rapporten die aan de basis liggen van het accorderen/afsluiten van een periode. Bij het accorderen wordt de oude voorlopige rapportenset verwijderd.

Geschikte rapporten voor rapportensets

Als je een rapport afdrukt, stel je via een filter de gewenste perioderegel(s) in. Als je een rapportenset afdrukt, geef je geen filter op. Profit drukt de betreffende rapporten namelijk direct af en hierdoor kun je geen filter opgeven. De volgende rapporten zijn geschikt voor het gebruik in rapportensets van Payroll Cloud.

• Overzicht betalingen (Profit)

  Afhankelijk van de verwerkingsstatus drukt Profit een voorlopig of definitief overzicht af. Je kunt hier het type dossieritem Betalingen (Profit) aan koppelen.

• Verzamelloonlijst Fiscus, UWV en UWV (Cumulatief)
• Loonstaat (Profit): je kunt hier het type dossieritem Verzamelloonstaat (Profit) aan koppelen.
• Loonstrook

  Voor de loonstrook selecteer je rapporttype Loonstrook. Het rapport van de loonstrook dat je hebt geselecteerd bij de werkgever, wordt hierdoor gegenereerd in de rapportenset.

• Jaarloonstrook (Profit)
• Jaaropgaven

  Je kunt de rapporten Digitale jaaropgave (Profit) en Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) gebruiken. Je kunt deze koppelen aan het type dossieritem Jaaropgave (Profit).

  Let op:

  Wij adviseren om de jaaropgave niet op te nemen in de rapportenset. Als de jaaropgave in de rapportenset wordt opgenomen, dan wordt deze niet in het dossier van de medewerker gezet. De jaaropgave kun je los van de rapportenset genereren. Je hebt daarbij ook de keuze om deze in het dossier van de werkgever te zetten.

• Journaalposten

  Je kunt de rapporten Journaalposten (rekening) (Profit) en Journaalposten (rekening-tegenrekening) (Profit) gebruiken. De keuze van het rapport hangt af van de inrichting van de journalisering van de werkgever. Afhankelijk van de verwerkingsstatus wordt een rapport met voorlopige of definitieve journaalposten afgedrukt.

• Loonaangifte

  Als je de loonaangifterapporten toevoegt, houdt Profit rekening met de geselecteerde periode. Profit neemt de loonaangifterapporten op, zodra je de loonaangifte voor de betreffende periode hebt geaccordeerd.

  Let op:

  Dit geldt niet voor het rapport Loonaangifte rapport - Betalingsoverzicht (Profit). Voordat je dit rapport opneemt in een rapportenset, kopieert en wijzig je deze eerst. Dit rapport heeft standaard betrekking op een heel jaar. Je filter in de rapportdefinitie in ieder geval op =[SVR Werkgever] en =[SVR Jaar].

Filtervariabelen toepassen in rapporten

Bij andere rapporten dan de bovenstaande stel je in de rapportenset per rapport een filter in. Dit filter vervangt het filter dat je normaal gesproken invult bij het afdrukken van het rapport. Als je het filter niet correct instelt, loop je het risico dat Profit de rapporten afdrukt van perioderegels die je niet hebt geselecteerd.

Je kunt de volgende filtervariabelen (filtertags) gebruiken:

• Werkgever: =[SVR Werkgever]
• Jaar: =[SVR Jaar]
• Periode: =[SVR Periode]
• Periodetabel: =[SVR Periodetabel]
• Begindatum periode: =[SVR Periode begindatum]
• Einddatum periode: =[SVR Periode einddatum]

Deze filtervariabelen kun je alleen gebruiken voor de rapportensets en niet als voorkeurwaarde in nieuw-wizards in Profit.

Eigen rapportenset toevoegen:

Als de meegeleverde rapportensets niet voldoen kan je eigen rapportensets toevoegen.

1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Beheer / Rapportenset Payroll Cloud.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de rapportenset die je als basis wilt gebruiken.
4. Klik op: Volgende.
5. Vul de omschrijving in.
6. Klik op: Voltooien.

   Je kunt nu rapporten toevoegen, bewerken, verwijderen en overnemen.

7. Rapport toevoegen aan de rapportenset.
   1. Open de eigenschappen van de nieuwe rapportenset.
   2. Klik op: Nieuw.
   3. Je kunt nu via Rapporttype toevoegen de loonstrook toevoegen aan de rapportenset en de wizard direct voltooien.
   4. Selecteer Rapport toevoegen en vervolgens het rapport dat je wilt toevoegen.
   5. Klik op: Volgende.
   6. Vul een omschrijving in voor het rapport.
   7. Selecteer het type dossieritem waarop je het rapport wilt insturen.

      Je kunt hier alleen type dossieritems selecteren waarvan de bestemming Werkgever + salarisverwerkingsplan is en het veld Zichtbaar onder OutSite op het tabblad In & OutSite is aangevinkt.

   8. Vul het filter in.
   9. Klik op: Voltooien.
8. Je kunt een rapport bewerken.
   1. Open de eigenschappen van de rapportenset.
   2. Selecteer het rapport.
   3. Klik op: Bewerken.
   4. Pas de omschrijving aan, selecteer een ander type dossieritem of wijzig het filter.
   5. Klik op: Voltooien.
9. Je kunt rapporten verwijderen.
   1. Open de eigenschappen van de rapportenset.
   2. Selecteer het rapport dat je wilt verwijderen.
   3. Klik op: Verwijderen.
   4. Klik op: Ja.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Loonstroken uitgesteld verstrekken

Je kunt bij de werkgever instellen dat je de loonstroken uitgesteld wilt verstrekken. Dit voorkomt vragen van de medewerkers over het tijdstip van betaling van het salaris omdat ze het salaris al hebben ontvangen voordat ze de loonstrook krijgen. De loonstroken worden alleen later verstrekt aan de medewerkers, de werkgever mag de loonstroken wel direct ontvangen. Het uitgesteld verstrekken van loonstroken werkt niet als er geen betaling plaatsvindt.

Loonstroken uitgesteld verstrekken:

1. Ga naar het tabblad: Loonstrook/jaaropgave.
2. Selecteer bij Verstrekkingsmoment de waarde Automatisch uitgesteld in wachtrij volgens instelling.

   Let op:

   Het uitgesteld verstrekken van loonstroken verloopt via de wachtrij. Je kunt hier alleen gebruik van maken als je de functionaliteit Batchverwerking (processen in wachtrij) hebt geactiveerd in de eigenschappen van de omgeving op het tabblad Activering.

3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingplan.
4. Open de eigenschappen van een bestaand salarisverwerkingsplan of voeg een nieuw salarisverwerkingsplan toe.
5. Vul in het veld Dagen na betaaldatum, onder het kopje Loonstrook aantal dagen na betaaldatum verstrekken, in hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaldatum de loonstroken verstrekt moeten worden. Je kunt de loonstrook maximaal 7 dagen later verstrekken dan de salarisbetaling.
   • Als de betaaldatum in het salarisverwerkingsplan is gevuld, dan pakken we de betaaldatum van het salarisverwerkingsplan plus het aantal Dagen na betaaldatum.
   • Als de betaaldatum in het salarisverwerkingsplan niet is gevuld, dan pakken we de betaaldatum die in het betaalbestand staat plus het aantal Dagen na betaaldatum.

   Let op:

   Als je uitgesteld verstrekken van loonstroken hebt ingericht hoef je na het accorderen van de periode NIET meer op de actieknop Loonstrook te drukken. Voor het automatisch uitgesteld verstrekken is het van belang dat het veld Betaalbestanden direct na accorderen genereren is aangevinkt op het tabblad Betaling in de eigenschappen van de werkgever.

6. Ga naar het tabblad:
7. Vink Betaalbestanden direct aanmaken na accorderen aan.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Om zichtbaar te krijgen tot wanneer de taak is uitgesteld zodra het betaalbestand is aangemaakt, maak je in een nieuwe weergave aan in de wachtrij. Voeg hier het veld Uitstellen tot aan toe.