Grootboekmutaties toevoegen of verwijderen (UpdateConnector FiEntries)

Naam UpdateConnector: FiEntries
Voor het toevoegen of verwijderen van financiële mutaties.

Let op: 

AFAS biedt naast het Help Center twee platforms voor het testen van connectoren en het raadplegen van specificaties, namelijk AFAS Connect en API Docs.

Voorbereiding

• Mutaties (algemene toelichting)

Journaalpostnummer teruggeven bij INSERT of UPDATE

Het nummer van een journaalpost wordt teruggegeven bij een INSERT of een UPDATE.

Voorbeeld (XML)

<results><FiEntryPar><UnId>1</UnId><EnNo>5811</EnNo></FiEntryPar></results>

Voorbeeld (JSON)

{"results":{"FiEntryPar":{"UnId":"1","EnNo":"5789"}}}

Factuurnummer teruggeven bij een INSERT

Bij een INSERT via de UpdateConnector FiEntries geeft Profit het factuurnummer terug in het veld InId. Hierbij zijn drie situaties mogelijk:

Je gebruikt de autonummering factuur niet en je vult geen factuurnummer in in het veld InId. Er volgt een response, maar de tag blijft leeg.

<?xml version="1.0"?>

<results><FiEntryPar><UnId>1</UnId><EnNo>5800</EnNo><InId></InId></FiEntryPar></results>

Je vult het factuurnummer in in het veld InId. Er volgt een response met het factuurnummer in de tag InId.

<?xml version="1.0"?>

<results><FiEntryPar><UnId>1</UnId><EnNo>5801</EnNo><InId>FACTUUR V999</InId></FiEntryPar></results>

Je gebruikt de autonummering (via het veld AuNu). Er volgt een response met het gegenereerde factuurnummer in de tag InId.

<?xml version="1.0"?>

<results><FiEntryPar><UnId>1</UnId><EnNo>5802</EnNo><InId>V0002614</InId></FiEntryPar></results>

Mogelijkheden UpdateConnector FiEntries

Niet mogelijk met de connector:

• Mutaties wijzigen (gebruik de UpdateConnector 'FiInvoice' voor het wijzigen van financiële inkoop- en verkoopfacturen).
• Mutatieregels toevoegen of verwijderen

Aandachtspunten:

• Je kunt maximaal 1.000 regels per journaalpost aanbieden. Als je meer regels hebt, gebruik dan de volgende oplossingen:
  • Verdicht regels tot één regel voordat je deze aanbiedt. Bij omzetboekingen is het bijvoorbeeld niet altijd noodzakelijk om alle regels aan te bieden, je kunt deze ook verdichten per dag, per omzetrekening, per omzetrekening/btw-code, etc.
  • Knip de omzetregels op
• Biedt de regels op verschillende momenten van de dag aan. De boekingsdatum en boekstukdatum kunnen van elkaar verschillen. Je levert deze aan in de velden 'EnDa' (boekingsdatum) en 'BpDa' (boekstukdatum).
• Je levert de administratie aan in het veld 'UnId'. Zo niet, dan wordt de administratie gebruikt waarop de connector-gebruiker voor het laatst heeft ingelogd.
• Het veld 'PrTp' is bedoeld voor een specifieke toepassing en moet standaard niet aangeleverd worden.
• Voor zowel de verbijzonderingsboekingen ('FiDimEntries') als de projectboekingen ('FiPrjEntries') geldt dat meerdere mutaties bij één journaalpostregel zijn toegestaan. Het totaalbedrag moet overeen komen met het bedrag in de journaalpostregel.
• Het veld 'AuPa' is bedoeld voor het automatisch betalen van inkoopfacturen.
• Het veld 'PaBa' is bedoeld om een creditnota van een verkoopboeking terug te betalen.
• Het veld 'DaEx' (Vervaldatum) is niet verplicht. Als je dit veld niet vult, zal Profit de vervaldatum van de openstaande post berekenen op basis van de betalingsvoorwaarde.
• Het veld 'VaIt' (type item) is bedoeld om het onderscheid te kunnen maken tussen type 1: Werksoort, type 2: Artikel of type 6: Kosten voor een projectboeking.
• Het veld 'CoVc' is bedoeld voor btw-terugvordering (Profit 3). Als veld Btw-code gevuld en Btw-terugvordering leeg dan zoekt Profit de Btw-terugvordering zelf op (voorkeur Btw terugvordering van de Btw-code)

Kenmerk rekening

Veld: VaAS

Mogelijke waarden:

1 - grootboekrekening

2 - debiteur

3 - crediteur

Vervaldatum factuur bij creditfactuur

Veld: DaEx

In het veld DaEx beschikbaar kun je de vervaldatum van de factuur opgeven. Deze kan afwijken van de boekings- en boekstukdatum.

Wanneer een creditfactuur wordt ingestuurd zonder het veld DaEx dan wordt de vervaldatum nu gelijkgesteld aan de boekings- en boekstukdatum.

Controles bij nieuwe boekingen

• Debiteurenfacturen mogen alleen worden geboekt in een verkoopboek.
• Crediteurenfacturen mogen alleen worden geboekt in een inkoopboek.
• Bij het boeken van een inkoop- of verkoopfactuur voeg je eerst de boeking van de factuur toe. Nadat deze boeking toegevoegd is, voeg je de tegenboekingen toe met kosten- en inkoopbedragen, of verkoop- en btw-bedragen.
• De boekstukdatum 'BpDa' is de factuurdatum.
• Bij het boeken van betalingen van facturen moet het factuurnummer bestaan.
• De boekingsdatum 'EnDa' bepaalt automatisch het boekjaar en de periode waarin wordt geboekt.
• Er mag niet worden geboekt in een geblokkeerde periode.

Boekingen volledig aanleveren

Je kunt met deze UpdateConnector alleen complete boekingen aanleveren (met alle benodigde debet- en creditregels). De debet- en credittotalen moeten met elkaar in evenwicht zijn per datum, periode boekstuk en factuur.

Een verkoopboeking met btw bijvoorbeeld, bestaat uit de volgende regels:

• Debetregel met het totale factuurbedrag, de code van de debiteur en het factuurnummer.
• Creditregel met de opbrengst, de grootboekrekening waar de opbrengst op moet worden geboekt en een btw-code.
• Creditregel met het btw-bedrag, de btw-rekening en een btw-code.

Je kunt de opbrengst ook over verschillende opbrengstegels verdelen. Het totaalbedrag van de boeking moet in evenwicht zijn.

Bij betalingen van verkoopfacturen moeten minimaal twee regels worden aangeleverd:

• Een regel met een negatief bedrag (credit), de code van de debiteur en het factuurnummer.
• Een regel met een positief bedrag (debet) en de grootboekrekening bank of kas.

Om te voorkomen dat door het tussentijds afbreken van de verwerking door bijvoorbeeld een fout de journaalpost niet volledig verwerkt kan worden, moeteen de boekingen per transactie worden uitgevoerd.

Btw

Er wordt geen controle gedaan op de geldigheid van btw-codes. De geldigheid hangt onder meer af van hoge/lage btw, btw-verlegd, internationale transacties, etc. Controleer vooraf of je de juiste btw-code aanbiedt.

Verbijzonderingscode- en toewijzingen aanmaken

Je kunt verbijzonderingscodes- en toewijzingen aanmaken met de volgende velden:

• AdDc
• AdDa

Als de XML verbijzonderingscodes en -toewijzingen bevat die niet bestaan in Profit, worden deze automatisch aangemaakt, als de bovenstaande velden op 'true' staan.

Journaalposten in vreemde valuta

Als je een journaalpost in valuta toevoegt, dan moeten zowel de valutabedragen debet en credit, alsmede de basisvaluta-velden debet en credit worden meegegeven in de XML.

Projectboeking

Je kunt met deze connector projectboekingen toevoegen, gebruik daarvoor het subobject FiPrjEntries. Je kunt meerdere regels per journaalpostregel toevoegen. In het veld Kostprijs (AmCo) vul je het bedrag in dat op de bovenliggende regel staat; bij meerdere projectregels moet het totaal overeenkomen met het bedrag in de bovenliggende regel.

Voor het bedrag in Kostprijs geldt in basis: Bedrag Debet -/- Bedrag Credit. In sommige gevallen moet het teken worden omgedraaid; dat is het geval bij een dagboek van het type Verkoop en/of bij een grootboekrekening van het type Opbrengsten.

Projectboeking met nacalculatieregel

Je kunt met deze UpdateConnector projectboekingen toevoegen, waarbij is ingesteld dat er nacalculatieregels ontstaan. Als je tijdens het boeken van een nacalculatieregel of een financiële projectmutatie overheadkosten wilt berekenen, moet je bij Project, Projectgroep, Werksoort en/of Werksoortgroep een overheadpercentage invullen. Tijdens het boeken van een nacalculatieregel of een financiële projectmutatie neemt Profit het percentage over naar de regel.

Heb je de instellingen voor het maken van overheadboekingen ingericht? Houd er dan rekening mee dat je de overheadkosten niet ziet tijdens het toevoegen van projectboekingen met nacalculatieregels via deze UpdateConnector. Na de invoer van de projectboekingen via de UpdateConnector worden de overheadkosten zichtbaar als extra verdichte regel per project per periode in het Nacalculatieoverzicht of bij de Projectmutaties.

Deze verdichte overhead-nacalculatieregel wordt automatisch bijgewerkt bij het toevoegen, wijzigen of verwijderen van mutaties. De overhead-nacalculatieregel wordt aangemaakt met het project uit de bronmutatie en de werksoort die je hebt ingesteld voor de overhead.

Het berekenen van overheadkosten stel je in op het tabblad Controle van de projectinstellingen (via Projecten / Beheer / Instellingen / Project). Op dit tabblad stel je de grondslag voor het berekenen van overheadkosten in. Kies je hier voor de optie Kostprijs nacalculatie? Dan ontstaan er overheadboekingen na het invoeren van nacalculatieregels. Kies je voor de grondslag Opbrengst facturen? Dan ontstaan er overheadboekingen na het invoeren van projectfactuurregels.

Transitorische posten boeken

Je kunt transitorische posten boeken via de UpdateConnector. Op basis van boekjaar-periode van en boekjaar-periode t/m wordt evenredig de transitorische boeking gemaakt voor verkoop-, inkoop- en projectboekingen. Je kunt met deze nieuwe mogelijkheid transitorische posten toevoegen of verwijderen. Muteren is niet mogelijk.

Velden

• Boekjaar van
• Periode van
• Boekjaar t/m
• Periode t/m
• Tussenrekening: default overnemen van financiële instellingen
• Afronding

Mogelijkheden:

• Aanmaken:
  • Als het veld boekjaar t/m wordt meegegeven wordt de transtorische boeking aangemaakt.
  • Op basis van boekjaar-periode van en boekjaar-periode t/m wordt evenredig de transitorische boeking gemaakt.
  • Afwijkend bedrag per periode is niet mogelijk.
• Delete: verwijderen van transitorische boekingen

Voorbeeld JSON:

{

"FiEntryPar": {

"Element": {

"Fields": {

"JoCo": "10",

"Year": "2021",

"AuNu": "true",

"Peri": "3",

"UnId": "1"

},

"Objects": [

{

"FiEntries": {

"Element": [

{

"Fields": {

"AmCr": "120.00",

"BpDa": "2021-03-03",

"VaAs": "3",

"EnDa": "2021-03-03",

"AcNr": "51005",

"Ds": "Delivery demo inkoop"

}

},

{

"Fields": {

"BpDa": "2021-03-03",

"AmDe": "120.00",

"VaAs": "1",

"EnDa": "2021-03-03",

"AcNr": "4000",

"EnNo": "",

"Ds": "Delivery demo inkoop"

},

"Objects": [

{

"FiTransEntries": {

"Element": [

{

"Fields": {

"YeSt": "2021",

"PeSt": "1",

"YeEn": "2021",

"PeEn": "12"

}

}

]

}

}

]

}

]

}

}

]

}