Boekstuknummer, factuurnummer, boekingsdatum en boekstukdatum

Aan de meeste mutaties ligt een (papieren) boekstuk met een boekstuknummer ten grondslag. Een voorbeeld hiervan is het volgnummer op het bankafschrift: dit leg je bij het boeken van het bankafschrift vast als boekstuknummer.

Het factuurnummer van een inkoopboeking is het nummer dat intern wordt uitgedeeld bij binnenkomst van de inkoopfactuur. Het boekstuknummer van een inkoopboeking is een extern nummer van de leverancier. Bij een verkoopboeking gebruik je uiteraard ook je eigen factuurnummers. Op verkoopfacturen vermeld je altijd een factuurnummer, dat de klant als betalingsreferentie gebruikt.

Dubbele boekstuknummers in dagboek

In de tabel zie je dat bij een memoriaalboeking (en bij kas-/bankboekingen) het 'Boekstuknummer' het interne nummer is in de administratie; bij inkoopfacturen is het boekstuknummer het interne nummer het veld 'Factuurnummer'. Er zit dus een verschil in het soort dagboek waarin je boekt.

Dubbele boekstuknummers kunnen voorkomen in een dagboek, doordat je meerdere keren hetzelfde boekstuknummer kunt gebruiken bij bijvoorbeeld memoriaal boekingen. Dit komt omdat bepaalde journaalposten meerdere keren gemaakt kunnen worden, waarbij telkens hetzelfde boekstuknummer geldt.

Bij bijvoorbeeld inkoopfacturen is het interne nummer het factuurnummer in de administratie. Dit moet wel uniek zijn, je mag een inkoopfactuurnummer maar één keer gebruiken. Bij het boeken van de inkoopfacturen vul je ook het boekstuknummer in (dit is het nummer wat je leverancier heeft vermeld op de factuur). Dit kan meerdere keren voorkomen, want twee leveranciers kunnen wel hetzelfde nummer hanteren.

Bij dubbele invoer van een boekstuknummer bij de inkoopfacturen in dezelfde administratie, geeft Profit een waarschuwing dat het nummer al gebruikt is bij een andere boeking. Deze waarschuwing geeft Profit alleen als het boekstuknummer al voorkomt bij een boeking in hetzelfde jaar, binnen dezelfde administratie, in hetzelfde dagboek én bij dezelfde crediteurenrekening. De waarschuwing verschijnt dus alleen als het boekstuknummer al voorkomt bij dezelfde leverancier. Je kunt na de melding wel doorgaan. Profit voert deze controle uit op dubbele invoer van boekstuknummer binnen één administratie. Als je meerdere administraties hebt en het boekstuknummer is in een andere administratie geboekt, dan controleert Profit hier niet op. Zie ook informatie over boekstuknummers/factuurnummers bij inkoopfacturen boeken.

In de tabel zie je welke teller je kunt instellen. Je kunt geen teller instellen voor het dagboek Inkoop om het laatste boekstuknummer automatisch te bepalen, maar wel een teller voor het interne factuurnummer.

Je kunt wel een teller instellen voor het dagboek Memoriaal om het laatste boekstuknummer automatisch te bepalen. Deze teller koppel je aan het dagboek Memoriaal via Financieel / Boeken / Dagboek, op het tabblad Algemeen. De teller is per administratie gekoppeld.

Ook kun je de boekingslay-out aanpassen, waarbij je het veld Boekstuknummer op Niet wijzigbaar zet, via Algemeen / Beheer / Boekingslay-out. Open de boekingslay-out waarin je de boeking maakt, ga naar het tabblad Regel velden, selecteer het veld Boekstuknummer en zet de waarde op Niet wijzigbaar.

Let op: 

Het importeren van boekingen kijkt niet naar deze instelling van de boekingslay-out.

Wat is het verschil tussen boekingsdatum en boekstukdatum

Let op: 

Bij alle dagboeken behalve inkoop, verkoop en beginbalans, is de boekstukdatum gelijk aan de boekingsdatum. Als je in een ander dagboek een andere boekingsdatum wilt gebruiken, moet je zowel het veld boekingsdatum als boekstukdatum opnemen in de boekingslay-out.