Financiële Mutaties

Je boekt financiële mutaties in de dagboeken. Je kunt mutaties handmatig invoeren, maar Profit kan veel mutaties automatisch genereren. Dit geldt bijvoorbeeld voor verkoopfacturen.

Als je een mutatie voltooit, verwerkt Profit deze automatisch in het grootboek. Het grootboek is hierdoor altijd up-to-date.

Beschrijving

Je legt je mutaties vast in dagboeken. Elk dagboek in je administratie is afgestemd op een bepaald type mutaties, zoals verkoopfacturen of bankafschriften.

Voor sommige typen mutaties heb je waarschijnlijk meerdere dagboeken, je bepaalt dit zelf in de inrichting:

  • Je gebruikt voor elke bankrekeningnummer één dagboek. Een bankboek heeft namelijk altijd een vaste tegenrekening: de grootboekrekening waarop alle ontvangsten en uitgaven van de betreffende bankrekeningnummer worden geboekt.
  • Je gebruikt aparte verkoopdagboeken voor binnenlandse en buitenlandse verkopen. Hetzelfde geldt voor inkopen.

Facturen in Profit

In Profit bestaat een onderscheid tussen facturen en financiële mutaties. In de integratiemodules (Projecten / Abonnementen / Ordermanagement en Cursusadministratie) maak je facturen. Als je deze journaliseert, staan de financiële mutaties met de bijbehorende factuurnummers in Profit Financieel. Dit zijn direct openstaande posten en je kunt hier aanmaningen op aanmaken (aanmaningen gaan dus op basis van de financiële mutaties). Technisch gezien maken we dus onderscheid tussen 'echte facturen' en de financiële mutaties. Onder water in de database ontstaat een koppeling tussen deze factuur en de financiële mutatie doordat het factuurnummer uniek is en moet zijn.

Fin_Financiele mutaties (10)

Mutaties handmatig boeken

Je gebruikt het boekingsprogramma voor het toevoegen van handmatige mutaties. Je kunt met meerdere personen tegelijkertijd mutaties boeken. Tijdens het boeken komen de mutaties weggeschreven in een tijdelijke tabel. Zodra je een boeking voltooit, verwerkt Profit de mutaties in het grootboek.

Je kunt alleen boekingen invoeren in een boekjaar dat is vastgelegd in de periodetabel.

Boekingen kun je handmatig vastleggen vanuit het onderdeel Dagboekmutaties. Elk dagboek heeft een eigen mutatiescherm, de dagboeklay-out. Deze boekingslay-outs voor dagboekmutaties kun je aanpassen. Je kunt zelf bepalen welke velden je in een bepaalde boekingslay-out ziet. Ook kun je voorkeurwaarden instellen voor velden, velden overslaan, een waarde van een veld overnemen uit een ander veld, etc. Door de combinatie van de instellingen van het dagboek en de boekingslay-out kun je het mutatieproces optimaal afstemmen op je organisatie.

Voorbeeld:

Je hebt in de instellingen van het kasboek aangegeven, dat Profit moet controleren op het ontstaan van een negatief kassaldo. Hierdoor voorkom je dat in je administratie een negatief kassaldo kan ontstaan (de Belastingdienst controleert hierop). In de dagboeklay-out van het kasboek plaats je de invoervelden in de voor jou optimale volgorde. Niet-verplichte velden, die je niet gebruikt, verwijder je uit de dagboeklay-out.

Mutaties automatisch boeken

Bepaal eerst welke mutaties je automatisch kunt boeken. In de financiële administratie van Profit heb je de volgende mogelijkheden:

Daarnaast kun je mutaties genereren vanuit andere onderdelen van Profit:

  • Inkoopfacturen, verkoopfacturen, en voorraadmutaties journaliseren vanuit Profit Ordermanagement.
  • Abonnementsfacturen journaliseren vanuit Profit Abonnementen.
  • Loonjournaalposten genereren vanuit Profit Payroll.
  • Projectmutaties journaliseren vanuit Profit Projecten.
  • Afschrijvingsmutaties journaliseren vanuit de activa-administratie.

Alleen mutaties die je niet volgens bovenstaande methodes kunt boeken, boek je handmatig.

Mutaties wijzigen

Je kunt de boekingsregels van een journaalpost wijzigen, toevoegen of verwijderen. De journaalpost met de debet- en creditbedragen moeten in evenwicht zijn (in balans). Profit zal hierop controleren bij het voltooien en je waarschuwen als de journaalpost niet in evenwicht is. Alle regels samen binnen één journaalpostnummer moeten in balans zijn.

Meer informatie: Wat zijn de voorwaarden voor in evenwicht zijn van een journaalpost ?

Je kunt per dagboek een aparte boekingslay-out koppelen voor het wijzigen van journaalposten. Op die manier kun je ervoor zorgen dat bepaalde velden bij het wijzigen van journaalposten niet meer aangepast mogen worden. Als je géén aparte boekingslay-out koppelt voor het wijzigen van journaalposten, gebruikt Profit de invoerlay-out bij het wijzigen van journaalposten.

Voorbereiding

Werkwijze

Zie ook