Mutaties importeren

Je bespaart veel tijd door financiële mutaties te importeren. Dit kunnen mutaties uit een ander pakket zijn, of uit een andere omgeving in Profit. Je kunt zowel de beginbalans als andere mutaties importeren via Financieel / Beheer / Import grootboek / Financiële mutaties.

Test het importeren altijd in een testomgeving, voordat je de import definitief uitvoert in de productie-omgeving.

In dit artikel staan de belangrijkste aspecten van importeren van financiële mutaties. Als je niet bekend bent met de importfunctionaliteit, lees je eerst de algemene toelichting.

Meerdere administraties

Als je meerdere administraties hebt, dan kun je voor meerdere administraties tegelijk financiële mutaties importeren vanuit één bestand. De import voor financiële mutaties bevat hiertoe het veld Administratie, om de administratiecode in te kunnen lezen. Als bij de importdefinitie het veld Administratie op Standaardwaarde (defaultwaarde bij importeren) staat ingesteld, dan is de import bestemd voor de huidige administratie.

Verkoopmutaties / verkoopfacturen

Als je financiële mutaties importeert is het technisch gezien geen factuur en dus niet zichtbaar bij de verkooprelatie op het tabblad Facturen. De factuur is immers in een ander software pakket gemaakt. De geïmporteerde financiële mutaties kun je gebruiken om de financiële afhandeling in Profit te doen. De geïmporteerde financiële mutaties vind je alleen terug bij de verkooprelatie op het tabblad Mutaties.

Let op:

Aangezien facturen vanuit de integratie modules van Profit worden opgebouwd op basis van items (artikelen, abonnementsartikelen, werksoorten, kosten etc.), kun je facturen niet importeren. Het is technisch zeer lastig om hiervoor een import te maken en te onderhouden, omdat in een factuur verschillende niveaus (Kop, detail en staart) aanwezig zijn. Indien je wel factuurregels wilt importeren, dan kun je de Profit Connector gebruiken (via de connector 'FbSales' of 'PtLinesToBeInvoiced' (speciaal voor projecten)). Dit betekent dat je facturen nog wel in Profit moet journaliseren naar Profit Financieel.

Importsjabloon downloaden

Via de onderstaande links kun je importsjablonen downloaden in Excel-formaat.

Aandachtspunten:

• De importsjablonen zijn gebaseerd op een Profit licentie waarin veel gangbare activeringen zijn ingeschakeld. Heb je een andere licentie of andere activeringen, dan kun je de importsjablonen niet 1-op-1 gebruiken in jouw omgeving.
• Je omgeving kan vrije inrichting bevatten (Management Tool). Vrije inrichting kan per omgeving verschillen, houd hier rekening mee bij het opzetten van je imports.
• Importsjablonen met een voorloopscherm - zoals de import op organisaties en personen - hebben een voorloopscherm. In de te downloaden importdefinities is gebruik gemaakt van de standaardinstellingen van het voorloopscherm, voor zover dit mogelijk is.

Je kunt per werkgebied een ZIP-bestand downloaden met de importdefinities. AFAS heeft op dit moment de belangrijkste importdefinities beschikbaar gesteld.

Er is ook een Simplr-pagina met importdefinities en Excel-sjablonen. Deze is met name gericht op stamgegevens.

Importsjablonen downloaden:

• Download de sjablonen van Algemeen
• Download de sjablonen van CRM
• Download de sjablonen van HRM/Payroll
• Download de sjablonen van Financieel
• Download de sjablonen van Ordermanagement
• Download de sjablonen van Abonnementen
• Download de sjablonen van Projecten
• Download de sjablonen van Fiscaal
• Download de sjablonen van FLEX
• Download de sjablonen van sociaal secretariaat (België)

Importsjablonen downloaden met Franse veldomschrijvingen:

Download de sjablonen

Importvolgorde

Je importeert mutaties in de juiste volgorde:

• Beginbalansboekingen
• Inkoopboekingen
• Verkoopboekingen
• Bankboekingen
• Overige

Let op:

Je importeert dus eerst de inkoop- en verkoopboekingen en daarna de bankboekingen. Hierdoor blijven de openstaande posten (o.b.v. de inkoop- en verkoopboekingen) niet ten onrechte open staan.

Gebruik per dagboek een apart importbestand.

Regels per journaalpost

Het importbestand zal meestal meerdere journaalposten bevatten. Daarom moet Profit kunnen bepalen welke regels bij één bepaalde journaalpost horen. De boekingsregels van een journaalpost moeten direct onder elkaar staan. Profit beoordeelt de te importeren regels op basis van de volgende gegevens:

• Dagboek
• Boekingsdatum
• Journaalpostnummer
• Boekstuknummer

Als één van bovenstaande gegevens wijzigt, ziet Profit dit als het begin van een nieuwe journaalpost. Door een correcte sortering van de regels voorkom je, dat Profit tijdens het importeren regels afkeurt.

Het samenvoegen van veel regels kan alleen bij financiële dagboeken met een vaste tegenrekening. Dus bij bank, kas en memoriaal met vaste tegenrekening, maar niet bij het verkoopdagboek.

Gebruik de volgende sortering:

• Inkoop- en verkoopjournaalposten worden per factuurnummer geïmporteerd.

  Sorteer deze op journaalpostnummer / journaalpostvolgnummer.

  Deze sortering kun je bijvoorbeeld gebruiken voor het importeren van financiële mutaties uit een andere omgeving van Profit Financieel. Als deze velden niet aanwezig zijn in het importbestand, dan houd je de volgende volgorde aan voor facturen:

  • 1e regel: Debiteur of crediteur met het gehele factuurbedrag
  • 2e regel: omzet- of kostenrekening met het omzet- of kostenbedrag
  • 3e regel: BTW bedrag

  Let op: 

  Profit gaat ervan uit dat een factuur altijd begint met de debiteur of crediteur. Het is dus zeer belangrijk dat je bovenstaande volgorde aanhoudt voor de facturen.

• Overige journaalposten

  Sorteer deze op journaalpostnummer. Als geen journaalpostnummer aanwezig is in het importbestand, sorteer je op boekstukdatum / boekstuknummer.

  Let op: 

  Een import van financiële mutaties gebruikt niet de eventuele teller die aan het betreffende dagboek gekoppeld is. Houdt er dus rekening mee dat als je importeert op een dagboek, Profit de telling van deze teller niet automatisch ophoogt door een import. Als je bijvoorbeeld een handmatige boeking maakt op een dagboek waarin je ook mutaties importeert kan het hierdoor gebeuren dat je een melding krijgt dat het factuurnummer al in gebruik is, omdat dit factuurnummer al bij een mutatie is geïmporteerd.

Journaalpost met BTW in twee regels importregel

De journaalpost ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Je vinkt de importoptie Btw-bedrag in dezelfde regel aan.

Journaalpost als één importregel

Elke importregel bevat een volledige journaalpost, bijvoorbeeld:

Je vinkt de volgende importopties aan:

• Btw-bedrag in dezelfde regel
• Tegenrekening in dezelfde regel

Je kunt de tegenrekening ook opgeven als Vaste waarde in de importdefinitie. Profit boekt de journaalposten dan tegen op deze rekening. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor het inlezen van beginbalansmutaties.

Debiteur-, crediteur- en rekeningnummers

In een importbestand met financiële mutaties mogen de rekeningnummers van grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren in één kolom, twee kolommen of drie kolommen staan. Je geeft dit aan in de importoptie Afhandeling rekeningen.

• Rekeningnummers in één kolom

  Als je de rekeningnummers van grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren in één kolom hebt staan, dan moet duidelijk gemaakt worden of het rekeningnummer een grootboekrekening, een debiteur of een crediteur is. Je hebt hiervoor twee mogelijkheden:

  • Het rekeningkenmerk staat in een aparte kolom in het importbestand. Gebruik hierbij de volgende waarden:

    G = Grootboekrekening

    D = Debiteur

    C = Crediteur

  • Profit bepaalt het kenmerk automatisch, als je de importoptie Rekeningkenmerk automatisch bepalen aanvinkt. Je kunt deze optie alleen gebruiken als je aparte nummerreeksen hanteert voor de grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren. Deze nummerreeksen mogen elkaar niet overlappen.
• Rekeningnummers in twee kolommen

  Het importbestand bevat één kolom voor grootboekrekeningnummers en één kolom voor debiteur- en crediteurcodes. Voor de debiteur- en crediteurcodes voeg je een kolom toe met de codes D of C of je laat het rekeningkenmerk automatisch bepalen.

• Rekeningnummers in drie kolommen.

  Omdat de nummers in aparte kolommen staan is een verdere specificatie niet nodig.

Vervaldatum automatisch berekenen

Het veld Vervaldatum automatisch berekenen berekent de vervaldatum automatisch met de betaalvoorwaarde die is ingericht bij de debiteur.

Afwijkende betaalrekening

Het veld Afwijkende betaalrekening komt twee keer voor in de Importdefinitie.

• Afwijkende betaalrekening Type Geheel getal

  Dit veld zoekt het recordnummer (Rec.nr.) van de bankrekening die al bestaat in Profit. Als je het Rec.nr. al hebt, dan kan je het Rec.nr. in je importbestand gebruiken.

• Afwijkende betaalrekening Type tekst

  In dit veld kun je het IBAN-nummer invullen. Na de import van een financiële mutatie op de debiteur/crediteur wordt de bankrekening toegevoegd

Debet- en creditbedragen

De debet- en creditbedragen van mutaties mogen in één kolom of twee kolommen staan.

• Bedragen in één kolom. Als de bedragen in één kolom staan, dan geef je aan of het om debet- en creditbedragen gaat. Hierbij heb je de volgende mogelijkheden (selecteer de juiste waarde in de importoptie Afhandeling debet/credit):
  • Bedragkolom met teken

    De bedragkolom bevat een teken om het onderscheid tussen debetbedragen en creditbedragen aan te geven. Creditbedragen worden door een minteken (-) aangegeven. Dit minteken mag voor of achter het bedrag staan. Debetbedragen worden niet door een teken aangegeven of worden aangegeven door een plusteken (+). Als debetbedragen door een plusteken worden aangegeven moet het plusteken voor het bedrag staan.

  • Teken in aparte kolom

    Het importbestand bevat een kolom met bedragen en een aparte kolom met een aanduiding voor debet of credit. Selecteer Gebruik tekenkolom in de importoptie Afhandeling debet/credit. Vervolgens specificeer je de tekens die je gebruikt, bijvoorbeeld C en D.

• Bedragen in twee kolommen. Omdat het importbestand een aparte debetkolom en creditkolom bevat, hoef je de bedragen niet verder te specificeren.

Regels afgekeurd tijdens import

Het kan voorkomen dat Profit het importbestand niet in één keer succesvol inleest. Als dit het geval is (Profit constateert bijvoorbeeld fouten), dan importeer je het gehele bestand niet opnieuw. Profit importeert correcte regels namelijk wel. De afgekeurde regels staan in een apart bestand. Je geeft de bestandslocatie van dit bestand op in de importdefinitie.

Let op:

Als je één journaalpost van meerdere regels importeert, dan moet deze altijd in evenwicht zijn. Als de import dan een fout op één regelt aangeeft, dan zal Profit de volledige journaalpost niet importeren, omdat deze niet in evenwicht is.

Projectboekingen

Als je bij het importeren van Financiële mutaties tegelijk projectboekingen wilt inlezen, vink dan voor de specifieke opties voor deze import Projectboeking inlezen aan. Door het aanvinken van deze optie krijg je in je import de mogelijkheid om de velden te vullen die nodig zijn voor de projectboeking.

Ontbrekende verbijzonderingscode en -toewijzing aanmaken

Het kan gebeuren dat je in een importbestand met financiële mutaties verbijzonderingscodes of verbijzonderingstoewijzingen gebruikt, die Profit (nog) niet kent. Je kunt bij het importeren van financiële mutaties instellen dat Profit de ontbrekende verbijzonderingscodes en -toewijzingen automatisch aanmaakt. Hiervoor zijn twee importopties toegevoegd aan de importdefinitie van financiële mutaties:

• Ontbrekende verbijzonderingscode aanmaken

  Je vinkt deze importoptie aan, als je wilt dat Profit de ontbrekende verbijzonderingscodes automatisch toevoegt tijdens het importeren van financiële mutaties.

• Ontbrekende verbijzonderingstoewijzing aanmaken

  Je vinkt deze importoptie aan, als je wilt dat Profit de ontbrekende verbijzonderingstoewijzingen automatisch toevoegt tijdens het importeren van financiële mutaties.

De importoptie Ontbrekende verbijzonderingstoewijzing aanmaken staat standaard bij elke importdefinitie aan. Als de importoptie uitstaat, wordt een financiële mutatie (en bijbehorende journaalpost) waarvan de verbijzonderingstoewijzing in Profit ontbreekt, tijdens het importeren afgekeurd. De regels met afgekeurde mutaties vind je na afloop van de import terug in het foutrapport.

Import van grote aantal memoriaalregels

Om de import te versnellen wordt het importbestand met journaalposten vanaf nu in blokken van 100 regels opgeknipt als aan de volgende voorwaarden voldaan wordt. Hierdoor wordt elk blok van 100 regels een aparte boeking.

Voorwaarden:

• Het dagboek is van het type Memoriaal met vaste tegenrekening.
• Bij het importeren is de instelling Automatisch tegenboeken op dagboekrekening ingeschakeld.