Inkoopfactuur boeken

Je boekt het hele factuurbedrag in een inkoopdagboek op één tegenrekening (bijvoorbeeld een kostenrekening of een voorraadrekening).

Inhoud

Inkoopfactuur boeken

Je vult het brutofactuurbedrag (inclusief btw), het nettobedrag (exclusief btw) en de btw-code in. De btw-code bevat het btw-percentage waarmee Profit de btw berekent. Het bedrag gaat via de btw-code automatisch mee in de btw-aangifte.

Als je de eerste boekingsregel hebt ingevuld, berekent Profit direct het btw-bedrag. Als het netto regelbedrag plus het btw-bedrag gelijk is aan het brutofactuurbedrag, heb je alle gegevens ingevuld. Profit voegt dan direct een boekingsregel toe voor de btw en je kunt de boeking voltooien. Als je een ander bedrag hebt ingevuld, kun je de boeking nog niet afronden en moet je het kostenbedrag uitsplitsen.

Bij inkopen maak je gebruik van een factuurnummer en een boekstuknummer:

Boekstuknummer: Het originele factuurnummer dat door de leverancier op de inkoopfactuur wordt vermeld. Profit schrijft dit originele factuurnummer weg als betalingskenmerk in het betaalbestand bij het automatisch betalen van crediteuren. Het nummer kan en mag meerdere keren voorkomen, zo bestaat de mogelijkheid dat je aan het begin van het jaar bijvoorbeeld meerdere keren factuurnummer 2016003 ontvangt.
Factuurnummer: Het eigen volgnummer voor binnengekomen facturen. Dit is een uniek nummer en kan dus ook maar één keer voorkomen in de administratie. Profit kan dit nummer automatisch bepalen op basis van de factuurteller (is gekoppeld aan het dagboek). Je kunt het gegenereerde factuurnummer eventueel nog wijzigen.

Inkoopfactuur boeken:

Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
Selecteer het inkoopboek.
Klik op: Voltooien.
Je ziet nu de boekingslay-out van het dagboek.
Gebruik als Datum boeking altijd de datum (binnen de geselecteerde periode) waarop de boeking betrekking heeft.
Je kunt de Datum boeking aanpassen naar de boekstukdatum of factuurdatum via Acties/Boekstukdatum. Je kunt het veld Boekstukdatum ook toevoegen aan de boekingslay-out.
Vul (een deel van) de zoeknaam van de crediteur in bij Zoekhulp of selecteer de crediteur in Rekeningnummer.
Als de (gedeeltelijk) ingevulde zoeknaam uniek is, dan stelt Profit automatisch de crediteur voor. Als er meerdere crediteuren zijn die het ingevulde gegeven als zoeknaam bevatten, dan toont Profit een weergave waarin je de crediteur selecteert.

Als de zoeknaam niet voorkomt in Profit, dan mag je in de kolom Rekening zelf zoeken naar een crediteur. Let op: Dit veld reageert in het inkoopboek ook op het ingevoerde bankrekeningnummer van de crediteur.

Als de crediteur nog niet vastgelegd is, voeg je deze direct toe via Acties/ Nieuwe inkooprelatie. Dit is niet mogelijk als het veld Rekening al een waarde heeft.
Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Boekstuknummer (ook wel Factnr. Crediteur).
Dit nummer neemt Profit als omschrijving mee in de betaalopdracht bij het betalen van de factuur.
Vul alleen het betalingskenmerk van de inkoopfactuur in bij Betalingskenmerk als dit veld in de boekingsregel staat, geen letters heeft en je wilt dat Profit dit veld meeneemt als betalingskenmerk bij de betaling in de betaalopdracht. In België is dit de zogeheten gestructureerde mededeling.
Op het veld Betalingskenmerk in de boekingsregel zit een controle. In Nederland moet dit betalingskenmerk voldoen aan maximaal 16 tekens. In België moet de waarde voldoen aan de zogeheten modulo 97 check. Voldoet het betalingskenmerk niet aan de Nederlands/Belgische controle, dan kun je dit eventueel bij Boekstuknummer vastleggen. Een waarde als ''2A0323" wordt bijvoorbeeld niet meegenomen als betalingskenmerk in de XML van de SEPA betaalopdracht, omdat dit geen geldig betalingskenmerk is.

Als je het factuurnummer gebruikt, is het niet noodzakelijk een apart betalingskenmerk op te geven.
In de kolom Factuurnummer wordt automatisch het interne factuurnummer voorgesteld. Interne factuurnummers zijn uniek en worden gebruikt bij zowel debiteuren als crediteuren. Als er geen factuurnummer verschijnt dan is de teller voor de interne factuurnummers niet aanwezig of niet gekoppeld aan het dagboek Inkoop.
Vul het volledige factuurbedrag (inclusief btw) in bij Bedrag credit. Als je een creditnota wilt invoeren, dan kun je het creditbedrag in de kolom ‘Bedrag Debet' ingeven.
De door Profit bepaalde vervaldatum staat al in de boekingsregel, maar je kunt deze aanpassen.
Als je de factuurdatum wijzigt via de actie Factuurdatum, zal Profit de vervaldatum automatisch opnieuw berekenen.
Druk op: Enter of Tab.
Profit voegt de kostenregel toe.
Als de crediteur een vaste tegenrekening heeft, neemt Profit deze over in de boekingsregel. Anders kies je de tegenrekening.
Het nettofactuurbedrag verschijnt automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld.
Als je geen btw kunt boeken bij de kostenrekening, is in de eigenschappen van de rekening het veld Btw toestaan niet aangevinkt.
Druk op: Enter. als je het hele bedrag op de tegenrekening wilt boeken.
Profit voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag.
Controleer de gegevens.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Profit slaat de boeking op. Als tijdens het boeken al een nieuwe (lege) boekingsregel is ontstaan, zal Profit deze automatisch verwijderen.
Klik op: Ja, als Profit vraagt of de boekingen mogen worden bijgewerkt.
Je keert terug naar het venster met dagboeken.
Klik op: Annuleren.

Inkoopfactuur sneller boeken met voorkeur tegenrekening

Als een crediteur een voorkeur tegenrekening heeft, verschijnt deze automatisch tijdens het boeken. Bij je energieleverancier koppel je een rekening Energiekosten als Voorkeur tegenrekening. Als deze grootboekrekening een vaste btw-code heeft, zal deze ook automatisch verschijnen.

Voorbeeld:

Je hebt nog een factuur ontvangen van Lease Plan Nederland voor de lease van auto's:

Bedrag: € 5.000,00
Btw: 21%
Totaal factuurbedrag: € 6.050,00
Door de koppeling van een vaste tegenrekening kun je de boeking snel voltooien na het selecteren van de verkooprelatie en het invullen van het bedrag.

Inkoopfactuur sneller boeken met een voorkeur tegenrekening:

Vul in het veld Zoekhulp (een deel van) de zoeknaam van de crediteur in of selecteer de crediteur in Rekening.
Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Boekstuknummer (ook wel Factnr. Crediteur).
In de kolom Factuurnummer stelt Profit automatisch het interne factuurnummer voor.
Vul het volledige factuurbedrag in bij Bedrag credit.
Druk op: Enter.
Profit voegt de kostenregel toe.

Omdat de crediteur een vaste tegenrekening heeft, vult Profit het rekeningnummer automatisch op de boekingsregel in.
Het netto factuurbedrag verschijnt automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld.
Druk op: Enter. Je boekt het hele bedrag op de tegenrekening.
Profit voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag. Druk meerdere malen op Enter totdat de boekingsregel is doorgelopen en de cursor op een nieuwe regel verschijnt.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

Direct naar

Inkoopfactuur boeken

Inkoopfactuur boeken

Inkoopfactuur sneller boeken met voorkeur tegenrekening

Zie ook

Gerelateerde artikelen