Verbijzondering
Met verbijzonderingen (kostenplaatsen en kostendragers) krijg je meer inzicht in kosten en opbrengsten, door deze te verbijzonderen naar bijvoorbeeld product, afdeling, of regio/rayon. Je verbijzondert kosten en opbrengsten door deze tijdens het boeken van mutaties op een kostenplaats te boeken. Ook aantallen kunnen worden verbijzonderd.
|
Inhoud |
Beschrijving
Kostenplaatsen zijn een uitbreiding op het grootboek: het grootboek biedt globale informatie over de stand van zaken in de organisatie, met kostenplaatsen verfijn je deze informatie.
Voorbeeld:
Je hebt een groothandel in computers en software en je boekt verkopen op de rekeningen 'Omzet hardware', 'Omzet software' en 'Omzet accessoires'. Hierdoor heb je een goed inzicht in de omzet van het portfolio, maar je wilt ook graag weten hoe de omzet per regio is. Daarom maak je gebruik van de kostenplaatsen 'Regio Noord', 'Regio Zuid', 'Regio West' en 'Regio Oost'.
Tijdens het boeken van verkopen vul je per omzetrekening de juiste kostenplaats in. Je kunt een regelbedrag eventueel ook over meerdere kostenplaatsen verdelen.
Je kunt per kostenplaats onder andere de rekeningsaldi opvragen. Hiermee kun je de omzetverdeling van de 'Regio Noord' per periode over de omzetrekeningen zien.
Je kunt grootboekrekeningen en kostenplaatsen budgetteren. In het bovenstaande voorbeeld zou je de grootboekrekeningen en de kostenplaatsen budgetteren. Hierdoor is per grootboekrekening (artikelgroep) en per grootboekrekening/kostenplaats (omzet van een artikelgroep in een bepaalde regio) het sales target bekend.
Voorbereiding
Mutaties boeken op één kostenplaats
Mutaties boeken op één kostenplaats:
- Volg de procedure voor het toevoegen van mutaties voor de eerste regel.
- Ga naar de volgende boekingsregel.
- Vul de velden waar nodig.
- Selecteer de kostenplaats - de laatste velden in de boekingslay-out. De verbijzonderingsassen hebben de naam gekregen volgens je inrichting. Bijvoorbeeld Vestiging en Afdeling.
Je moet een kostenplaats selecteren als je mutaties op de geselecteerde rekening verbijzondert. Dit stel je in in de eigenschappen van een grootboekrekening.
In dit voorbeeld wordt verbijzondert op Afdeling per Vestiging.
- Maak de boeking af.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Mutaties boeken op meerdere kostenplaatsen
- Volg de procedure voor het toevoegen van mutaties.
- Selecteer de kostenplaats (laatste veld in de boekingslay-out).
Je moet een kostenplaats selecteren als je mutaties op de geselecteerde rekening verbijzondert. Dit stel je in in de eigenschappen van een grootboekrekening.
- Klik op de actie: Verbijzonderen.
Profit toont een nieuwe boekingslay-out.
- Selecteer de gewenste kostenplaats.
- Vul het percentage van het regelbedrag in dat je op deze kostenplaats wilt boeken. Profit bepaalt het bedrag (en eventueel het aantal, als je ook aantallen boekt). Je kunt ook direct het bedrag invullen, dan bepaalt Profit het percentage.
- Klik op Volgende om een regel toe te voegen of op Voltooien om het boeken op kostenplaatsen af te sluiten.
Het totaal van de percentages moet uitkomen op 100%. Onderin het scherm zie je hoeveel je nog moet doorverdelen om op 100% uit te komen.
Verbijzondering per as Saldilijst kostenplaatsen
De saldilijst toont de verbijzonderingsmutaties van een bepaalde periode.
Verbijzondering per as raadplegen:
- Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Verbijzondering per as.
- Vink Vergelijking aan als je de gegevens van twee boekjaren wilt vergelijken.
- Klik op: Voltooien.
Profit toont een weergave met de saldi, waarin je bijvoorbeeld selecties kunt uitvoeren. In de kolom Saldo staan de saldi van het geselecteerde jaar.
In de kolom Vergelijk saldo staan de saldi van het boekjaar waarmee je vergelijkt.
- Dubbelklik op een regel om onderliggende mutaties te raadplegen.
Mutaties per kostenplaats verbijzonderingscode raadplegen
Mutaties per verbijzonderingscode:
Je vraagt de mutaties op via de eigenschappen van een verbijzonderingscode.
- Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering.
- Open de eigenschappen van een kostenplaats.
- Ga naar het tabblad: Mutaties of Saldi.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Rapporten raadplegen
Standaard worden diverse rapporten met betrekking tot verbijzondering meegeleverd.
Rapporten raadplegen:
- Ga naar: Financieel / Uitvoer / Rapport.
- Je kunt de volgende rapporten met betrekking tot verbijzondering raadplegen:
- Verbijzonderd exploitatieoverzicht (Profit)
- Verbijzonderde grootboekkaart (Profit)
- Verbijzonderde kolommenbalans (Profit)
- Verbijzonderde proef-/saldibalans (Profit)
- Verbijzonderde saldilijst per as/code/rekening (Profit)
- Verbijzonderde saldilijst per as/rekening/code (Profit)
- Openstaande posten crediteuren op as 1 (Profit)
- Openstaande posten crediteuren met valuta op as 1 (Profit)
- Openstaande posten debiteuren op as 1 (Profit)
- Openstaande posten debiteuren met valuta op as 1 (Profit)
- Vul de velden in.
- Klik op: Voltooien.
Verbijzonderde bedragen doorverdelen
Je verdeelt verbijzonderde bedragen door op basis van een eerder ingerichte procentuele verdeling. Door het doorverdelen ontstaan mutaties die Profit plaatst in het dagboek dat je in de administratie-instellingen hebt opgegeven.
Let op:
Je kunt de doorverdeling voor journaalposten maar één keer uitvoeren. Wij adviseren je daarom om na het inrichten een back-up te maken en in deze back-up de feitelijke verdeling te testen. Je voert dus de volgende stappen uit:
- Je richt de productie-omgeving in volgens de hieronder beschreven procedure.
- Daarna maak je een back-up van de productie-omgeving.
- In deze back-up voer je de functie Financieel / Verbijzondering / Doorverdelen verbijzondering uit. Met deze functie verdeel je de verbijzonderde kosten door.
- Controleer het eindresultaat via de meegeleverde weergaven en rapporten.
Als het eindresultaat goed is, verdeel je de kosten door in de productie-omgeving. Zo niet, dan pas je in de productie-omgeving eerst de inrichting aan. Volg daarna opnieuw de bovenstaande procedure. Hanteer deze aanpak tot je zeker weet dat de inrichting goed is.
Verbijzonderde bedragen doorverdelen:
- Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Doorverdelen verbijzondering.
- Vul de velden in.
De bedragen worden automatisch doorverdeeld t/m het jaar en de periode.
- Klik op: Voltooien.