Bevestigingsbrief aan cursusdeelnemers
Als je een bevestiging aan de cursus gekoppeld hebt, wordt deze automatisch per e-mail aan de deelnemers verstuurd.
De dossieritems stuur je per deelnemer per cursus in maar kun je ook vastleggen in het dossier van de relatie of het contact. Je vindt deze dossieritems dus ook terug op bijvoorbeeld het tabblad Dossier bij de eigenschappen van de relaties en contacten. Ook op het tabblad Dossier bij de eigenschappen van de deelnemer per cursus zijn de dossieritems zichtbaar.
|
Inhoud |
Bevestiging aan deelnemers e-mailen
Je hebt de mogelijkheid om de bevestiging van een inschrijving (meerdere keren) te e-mailen naar een deelnemer. Hiervoor leg je in de eigenschappen van de cursus een rapport vast.
Een verstuurde e-mail zie je niet in het dossier van de deelnemer.
Als je wilt dat deelnemers automatisch een e-mailbericht ontvangen met de bevestiging / herinnering dat ze zich hebben ingeschreven voor de cursus, moet je dit eerst inrichten.
Bevestiging aan deelnemers e-mailen:
- Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Evenement.
- Open de eigenschappen van het evenement.
- Ga naar het tabblad: Deelnemers.
- Selecteer de deelnemer(s) aan wie je de bevestiging wilt e-mailen.
- Klik op: Acties / E-mailen.
- Selecteer de bevestiging bij Cursusbericht.
- Klik op: Voltooien.
De bevestigingen worden nu gemaild. Als de bevestiging is verzonden is het corresponderende veld aangevinkt bij de deelnemer(s). Hierdoor kun je controleren of de deelnemer een bevestiging heeft ontvangen.
Herinnering aan deelnemers e-mailen
Je kunt voor en na de cursus verschillende berichten e-mailen (eventueel met een rapport). De te e-mailen berichten moeten bij de cursus zijn vastgelegd.
Herinnering aan deelnemers e-mailen:
- Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Evenement.
- Ga naar het tabblad: Deelnemers.
- Selecteer de deelnemer(s) aan wie je de herinnering wilt e-mailen.
- Klik op de actie: E-mailen.
- Vink Afwijkend bericht aan.
- Selecteer het bericht en eventueel een rapport.
- Klik op: Voltooien.
De herinneringen worden nu gemaild. Als de herinnering is verzonden is het veld aangevinkt bij de deelnemer(s). Hierdoor kun je controleren of de deelnemer een herinnering heeft ontvangen.
Hiervoor moet wel een e-mailadres bij de deelnemer zijn ingevuld en op het tabblad 'Bevestiging' (eigenschappen cursus) moet het rapport en het bericht voor de herinnering zijn gevuld.
Automatisch herinnering verzenden:
Je kunt de herinnering geautomatiseerd versturen door een taak in te plannen via de Taakplanner. Deze geplande taak verstuurt op het in te plannen ingestelde moment de herinnering per e-mail. Je legt hiervoor het Aantal dagen vooraf vast.
Als alle sessies bij een evenement zijn geannuleerd wordt geen automatische herinnering verstuurd.
Cursist mailen via nieuw dossieritem
Als je geen gebruik wilt maken van de standaard cursusberichten, kun je dossieritems aanmaken waarbij je direct een e-mailbericht verstuurt of een document (samenvoegbrief) aanmaakt.
Voorbereiding:
Je hebt een type dossieritem nodig met de extra bestemming Cursusevenement en bijvoorbeeld de bestemming Medewerker of Persoon.
Zie ook:
Dossieritem aanmaken:
- Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Evenement.
- Open de eigenschappen van het evenement.
- Ga naar het tabblad: Deelnemers.
- Selecteer één of meerdere deelnemers.
- Klik op: Acties / Dossieritem(s).
- Klik op: Voltooien. De wizard voor het nieuwe dossieritem wordt gestart.
- Als je Afzonderlijk per bestemming vastleggen aanvinkt, wordt elke gegenereerde brief apart in het dossier opgeslagen. Als je dit veld niet aanvinkt, wordt per dossieritem een kopie van de documentlay-out opgeslagen. Hiermee bespaar je geheugenruimte, maar de brieven worden niet "letterlijk" bewaard in het dossier.
- Selecteer de juiste waarde bij Doel.
- Voltooi de wizard.
Dossieritems raadplegen:
- in de eigenschappen van het evenement
- Bij de bestemmingen, zoals medewerkers of contacten