Cursusfacturen massaal e-mailen, afdrukken en opslaan in dossier

Je kunt in één actie een selectie van de cursusfacturen verstrekken, dus: e-mailen, afdrukken én opslaan in het dossier.

Of Profit de factuur afdrukt of mailt is afhankelijk van de instellingen bij het verkooprelatieprofiel en of de verkooprelatie.

Cursusfacturen automatisch of handmatig maken

Je kunt zowel automatisch als handmatig gegenereerde facturen massaal verstrekken.

Als je de cursusfacturen altijd automatisch genereert gebruik je de functie CRM / Cursusmanagement / Facturering / Automatisch factureren.

Als je ook handmatig cursusfacturen toevoegt die je incidenteel (eenmalig) factureert gebruik je de functie CRM / Cursusmanagement / Facturering / Facturen. In de weergave staan alle facturen. Via de actie Output kun je nu in één keer zowel de handmatige als de automatische facturen genereren en daarna afdrukken en /of e-mailen.

Dit moet je eerst inrichten.

Cursusfacturen automatisch genereren en verstrekken

Je kunt de cursusfacturen automatisch genereren en direct daarna afdrukken of e-mailen en opslaan in het dossier.

Bij het genereren van de facturen worden de factuurregels automatisch per verkooprelatie verzameld: alle regels voor dezelfde verkooprelatie komen op één factuur.

De verzamelfacturen over de modules heen zijn alleen te genereren vanuit Financieel (Verzamelfactuur). De regels daarvoor zie je wel in CRM, maar bij het genereren worden ze alleen klaargezet.

Als je bij de verkooprelatie hebt ingesteld dat de factuur wordt gemaild als E-mail PDF + E-factuur (UBL) bevat het e-mailbericht twee bijlagen. Namelijk: een pdf-bestand en een UBL-bestand (e-factuur).

Automatisch cursusfacturen genereren, verstrekken en opslaan in dossier:

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Facturering / Automatisch factureren.
2. Selecteer een waarde bij Administratie.
3. Vul eventueel een waarde in bij Factuurdatum.
4. Vink eventueel Meenemen te crediteren regels aan als je deze ook in de facturen wilt meenemen.
5. Vink Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan.
6. Vink de opties voor journaliseren eventueel aan als je via deze wizard ook wilt journaliseren:
   • Alle facturen journaliseren na voltooien
   • Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum
   • Datum boeking facturen

   Let op:

   Als je Alle facturen journaliseren na voltooien aanvinkt, dan worden alle openstaande facturen voor alle administraties waar je recht op hebt, gejournaliseerd.

   Als je eerder in de wizard een specifieke administratie hebt geselecteerd, dan wordt dit genegeerd.

7. Klik op: Volgende.

   Je ziet nu alle regels die je nog moet factureren.

   Let op:

   Als je voor een verkooprelatie de Verzamelfactuur over onderdelen heen hebt ingericht, zie je de te genereren factuurregels voor deze verkooprelatie hier wel, maar Profit zet ze alleen klaar. De verzamelfactuur genereer je via de functie Verzamelfactuur.

8. Vink de regels aan
9. Klik op: Voltooien.
10. De Output-wizard start vervolgens waarin je afwijkende instellingen voor verstrekken kunt aangeven.

Cursusfacturen handmatig genereren en verstrekken

Je kunt de cursusfacturen handmatig genereren en direct daarna afdrukken of e-mailen en opslaan in het dossier.

Als je bij de verkooprelatie hebt ingesteld dat de factuur wordt gemaild als E-mail PDF + E-factuur (UBL) bevat het e-mailbericht twee bijlagen. Namelijk: een pdf-bestand en een UBL-bestand (e-factuur).

Cursusfacturen handmatig genereren, afdrukken, e-mailen en opslaan in dossier:

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Facturering / Facturen.
2. Vink de regels aan.
3. Klik op de actie: Output.
4. Vink Alleen nog niet verwerkte voorcalc. verwerken. aan als je alleen de nog niet verwerkte facturen wilt verstrekken.
5. Selecteer de Printer en Printerlade.
6. Vink Afwijkend verstrekken aan als je alle te verwerken rapporten op dezelfde manier wilt e-mailen en/of afdrukken.
7. Selecteer een Verstrekkingswijze.
8. Selecteer een afwijkend Rapport als je voor alle te verwerken rapporten wilt afwijken van de standaard rapportdefinitie. Als je geen afwijkend rapport selecteert bepaald Profit het type rapport automatisch.
9. Selecteer een afwijkend Berichtsjabloon (e-mailsjabloon) als je voor de begeleidende tekst van alle e-mailberichten wilt afwijken van het standaard berichtsjabloon.
10. Vink Opslaan in dossier aan als je voor iedere e-mail of afdruk een dossieritem wilt toevoegen, met een gekoppeld rapport.
11. Klik op: Volgende.

    Je ziet nu een overzicht van de regels.

12. Klik op: Afdrukvoorbeeld en/of E-mail voorbeeld als je een voorbeeld wilt zien.

    Als je de wachtrij gebruikt heb je deze stap niet en kun je geen afdrukvoorbeeld tonen.

13. Klik op: Voltooien.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.