Enquête afnemen

Je genereert een enquête op basis van een enquêtemodel en je laat deze invullen door de respondenten.

Na het toevoegen van een enquêtemodel, genereer je de enquête en leg je deze voor aan de respondenten. De antwoorden worden automatisch geregistreerd.

Als je een enquête voor het huidige jaar hebt gegenereerd en deze heeft nog de status Open, dan kun je geen enquêtes voor voorgaande jaren genereren. Dit is wel mogelijk als de enquête weer afgesloten is. Als je een enquête voor een voorgaand jaar genereert, past Profit de begindatum van de enquête aan.

Voorbereiding

Selecties toevoegen
Je kunt geënquêteerden rechtstreeks of via een selectie op contacten toevoegen aan een enquête. Je gebruikt een selectie bijvoorbeeld als je alle medewerkers van een bepaalde afdeling in één keer aan een enquête wilt koppelen. Bij enquêtes met unieke vragen per geënquêteerde gebruik je selecties.
E-mailserver instellen
Als je uitnodigingen verstuurt per e-mail, stel je een e-mailserver in in de omgevingsinstellingen.
Document toevoegen
Met Profit wordt het standaarddocument [Dossier persoon] Uitnodiging enquête (Profit) meegeleverd. Je kopieert dit document en past het aan.

Enquête genereren

In deze stap genereer je de enquête op basis van de vragen en vraagcategorieën van het geselecteerde enquêtemodel.

In de volgende stap selecteer je de gewenste geënquêteerden: de medewerkers/en of personen die de enquête moeten invullen. Als een medewerker nog niet bekend is als gebruiker, voeg je een gebruiker toe en koppel je een medewerker.

Enquête genereren:

Ga naar: Algemeen / Enquête / Inrichting / Enquêtemodel.
Open het gewenste enquêtemodel.
Ga naar het tabblad: Enquêtes.
Klik op: Nieuw.
Vul de omschrijving in.
Selecteer de status In ontwerp.
Profit geeft de enquête nog niet vrij aan gebruikers.
Selecteer het gewenste Onderwerp.
De mogelijkheden zijn afhankelijk van de eigenschappen van het enquêtemodel.
Klik op: Voltooien.

Respondenten aan een enquête toevoegen

Je kunt respondenten (te enquêteren personen of medewerkers) op twee manieren toevoegen aan een enquête.

Je voegt de gewenste personen en/of medewerkers toe aan de enquête. Dit is de eenvoudigste manier.
Je voegt selecties toe aan de enquête.
Let op:

Deze methode werkt momenteel niet in OutSite. We hebben dit in onderzoek.

Je gebruikt selecties of medewerkers, bijvoorbeeld alle medewerkers van een bepaalde afdeling of met een bepaalde functie. Deze methode is vaak sneller dan de eerste methode, al moet je eerst de gewenste selecties toevoegen.

Als iemand in meerdere selecties voorkomt, of ook voorkomt op het tabblad Geënquêteerden, neemt Profit de enquête toch maar één keer af.

Je kunt ook een combinatie van deze manieren gebruiken.

Je kunt per geënquêteerde een loginnaam en een wachtwoord vastleggen in de eigenschappen van de geënquêteerde.

Voorbeeld:

Je legt een enquête vast voor alle medewerkers van een bepaalde werkgever. Daarom voeg je eerst een selectie toe, waarmee je alle medewerkers die nu in dienst zijn selecteert.

Als je deze selectie toevoegt aan een enquête, neemt Profit de enquête af bij alle medewerkers die op dat moment in dienst zijn bij de werkgever. Je kunt deze selectie in elke nieuwe enquête hergebruiken: Profitbepaalt in elke nieuwe enquête welke medewerkers bij de selectie horen. Hierdoor loop je niet het risico dat je bijvoorbeeld iemand vergeet die net in dienst is.

Respondenten rechtstreeks toevoegen aan een enquête:

Open de eigenschappen van de enquête.
Ga naar het tabblad: Geënquêteerden.
Als dit tabblad niet wordt getoond, heb je te maken met een enquêtemodel met unieke vragen per geënquêteerde.
Klik op: Nieuw.
Selecteer eventueel een andere weergave als de gewenste personen niet worden getoond.
Selecteer de gewenste personen.
Klik op: Voltooien.

Selectie toevoegen aan een enquête (alleen voor enquêtes via InSite):

Open de eigenschappen van de enquête.
Ga naar het tabblad: Selecties.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de gewenste selectie.
Klik op: Voltooien.
Via de actie Selectie weergeven controleer je wie deel uitmaakt van de selectie.

Je kunt een voorbeeld van de enquête opvragen met Acties (F8) /Voorbeeld enquête.Ter informatie kun je de Startdatum en Einddatum vastleggen, maar deze is niet van invloed op het afnemen van de enquête.

Afgeleide enquête met unieke vragen genereren

Je kunt een enquêtemodel toevoegen waarbij elke geënquêteerde een unieke set vragen krijgt. Je vinkt daarvoor in het enquêtemodel het veld Één enquête per geënquêteerde aan. Bij deze aanpak voeg je de te enquêteren medewerkers of personen toe aan de enquête via een selectie.

Enquête aanmaken:

Ga naar: Algemeen / Enquête / Inrichting / Enquêtemodel.
Open de eigenschappen van het enquêtemodel.
Ga naar het tabblad: Enquêtes.
Klik op: Nieuw.
Vul de omschrijving in.
Selecteer Definiëren bij het veld Status.
Selecteer het Onderwerp.
De mogelijkheden zijn afhankelijk van de eigenschappen van het enquêtemodel.
Klik op: Voltooien.

Selectie toevoegen aan een enquête:

Je voegt respondenten toe via een selectie op contacten.

Open de eigenschappen van de enquête.
Ga naar het tabblad: Selecties.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de gewenste selectie.
Klik op: Voltooien.
Via de actie Selectie weergeven controleer je wie deel uitmaakt van de selectie.

Enquête vrijgeven aan geënquêteerden

Als je een enquête vrijgeeft kunnen de gebruikers de enquête invullen. Je voegt een pagina van de enquête toe in InSite.

Enquête vrijgeven:

Deze procedure is van toepassing op zowel Normale enquêtes als afgeleide enquêtes met unieke vragen per geënquêteerde.

Ga naar: Algemeen / Enquête / Enquête.
Open de eigenschappen van de enquête.
Ga naar het tabblad: Enquêtes.
Open de eigenschappen van de enquête.
Selecteer Vrijgegeven in het veld Status.
Je kunt de Startdatum ter informatie vastleggen, maar deze is niet van invloed op het afnemen van de enquête.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Je kunt een vrijgegeven enquête terugtrekken door de status te wijzigen in Definiëren, als er nog geen gebruikers zijn die de enquête hebben ingevuld.

Geënquêteerden uitnodigen:

Na het vrijgeven kun je de geënquêteerden uitnodigen via een e-mailbericht. Dit is alleen mogelijk voor geënquêteerden waarvan het zakelijk e-mailadres bekend is. Voor een contactpersoon of medewerker moet een e-mailadres ingevuld zijn. Verder moeten de geënquêteerden portaltoegang hebben. Dit controleer je in de eigenschappen van de persoon op het tabblad 'Portaltoegang'.

Open de gewenste enquête.
Ga naar het tabblad: Enquêtes.
Open de eigenschappen van de enquête.
Ga naar het tabblad: Geënquêteerden.
Klik op: Acties / Uitnodigen.
Selecteer het type dossieritem Uitgaande post (of een ander type met dezelfde eigenschappen).
Doorloop de stappen van de wizard.
Selecteer Document e-mailen en vastleggen in dossier.
Als deze keuze niet beschikbaar is, stel je eerst een e-mailserver in de omgevingsinstellingen in.
Selecteer het document met de uitnodiging in Document in tekst.
Selecteer een afzender.
Klik op: Volgende.
Klik op: Voltooien.

Zie ook:

Enquête afsluiten

Als je een enquête afsluit kunnen gebruikers de enquête niet meer invullen. De geënquêteerden kunnen de enquêtes niet meer benaderen.

Enquête afsluiten:

Ga naar: Algemeen / Enquête / Inrichting / Enquêtemodel.
Open de eigenschappen van de enquête.
Ga naar het tabblad: Enquêtes.
Open de eigenschappen van de enquête.
Ga naar het tabblad: Geënquêteerden.
Controleer in de kolom Status of iedereen de enquête definitief heeft ingevuld.
Ga naar het tabblad: Algemeen.
Selecteer de waarde Sluiten in het veld Status.
Je kunt de Einddatum ter informatie vastleggen, maar deze is niet van invloed op het afnemen van de enquête.

Resultaten raadplegen

Je kunt de resultaten van een enquête raadplegen via de enquête of het enquêtemodel. Natuurlijk kun je ook een rapport of analyse gebruiken, je moet deze zelf maken.

Resultaten raadplegen:

Algemeen / Enquête / Inrichting / Enquêtemodel.
Op het tabblad Enquête zie je alle antwoorden van alle enquêtes. Maak eventueel een eigen weergave met het veld Enquête om onderscheid te maken tussen de enquêtes die zijn afgenomen.
Algemeen / Enquête / Enquête
Op het tabblad Enquête zie je alle antwoorden. Gebruik de Totalizer om eventueel snel inzicht te krijgen in de antwoorden.