Budget en budgetscenario

Wil je de budgetten van de organisatie in de financiële boekhouding vastleggen zodat je geïntegreerd met de financiële gegevens kunt budgetteren? Wil je ook geen aparte spreadsheets meer voor budgetten of begrotingen? Wil je ook inzicht in het budget en kunnen vergelijken op realisatie, op index of een ander tijdvak? Signalen instellen als je het budget overschrijdt of als kosten hoger uitvallen dan gepland?

Door een budget op te stellen breng je cijfermatig in beeld wat je wilt bereiken in het komende jaar - de strategie, en welke activiteiten hiervoor ondernomen moeten worden. Budgetteren helpt je om de plannen te beoordelen, te controleren en uit te voeren. Een budgetscenario kun je beschouwen als de afgebakende verzameling van budgetten op een of meer grootboekrekeningen, binnen één bepaald boekjaar. Budgetscenario's worden vastgelegd op administratieniveau.

Beschrijving

Met behulp van het budget controleer je periodiek of de werkelijkheid nog 'op schema ligt', ofwel of de gestelde doelen wel worden gehaald. Aan het einde van het jaar vindt de beoordeling plaats door de gerealiseerde resultaten te vergelijken met het budget.

Het budget vervult dus een aantal functies:

het normeert gestelde doelen en de te maken kosten voor het komende jaar,
het coördineert de activiteiten en middelen om die doelen het komende jaar te halen,
het dient als de basis voor onder meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden,
het is de basis voor de (variabele) beloning.

Bottom-up of top-down budgetteren

Je kunt met Profit op twee manieren budgetten vastleggen:

Handmatig (bottom-up)
Bij het opstellen van het budget wordt gebruik gemaakt van de kennis van medewerkers en het lijnmanagement. Met de bottom-up-methode budgetteer je handmatig per grootboekrekening. Je kunt met de bottom-up-methode gedetailleerder verbijzonderen, namelijk op verbijzonderingscodes (bijvoorbeeld voor iedere afdeling een apart bedrag) afzonderlijk per verbijzonderingsas.

Dit is met name van belang als je voor de eerste keer de budgetten opstelt. Je creëert zodoende een basis voor toekomstige budgetten. Als je namelijk een nieuw budget genereert (top-down-methode) op basis van een handmatig toegevoegd budget neemt Profit de verbijzonderingen van het handmatige budget over in dit gegenereerde budget. Hiermee wordt de continuïteit van de verbijzondering over de jaren gewaarborgd.
Automatisch genereren (top-down)
Bij het opstellen van het budget stelt de directie de doelen op die vervolgens worden vertaald in deelbudgetten. Met de top-downmethode gebruik je budgetten of realisaties van voorgaande jaren als uitgangspunt voor een nieuw budget. Je kopieert (delen van) oude budgetten of realisaties naar een nieuw budget, waarbij je het betreffende budget eventueel automatisch kunt verhogen of verlagen met een percentage.

Het budgetteren vindt altijd plaats binnen één (gebroken) boekjaar. Het is dus niet mogelijk een budget over meerdere boekjaren vast te leggen. Het is uiteraard wel mogelijk voor meerdere jaren achtereen een afzonderlijk nieuw budget aan te maken.

Je kunt op verbijzonderingsniveau budgetteren. Als je een grootboekrekening verbijzondert, dan kun je ook budgetteren op de combinatie grootboekrekening/kostenplaats (per verbijzonderingsas).

Naast het handmatig invoeren van een budget, kun je het budget ook importeren.

Deelbudgethouders vastleggen

Het is mogelijk om een deelbudgethouder vast te leggen per reservering. Hiermee kan de budgethouder zijn/haar budget opdelen in meerdere reserveringen en daarbij iemand verantwoordelijk maken (deelbudgethouder). Door de toevoeging van een deelbudgethouder kan ook dit proces meer in de lijn belegd worden. Verder is het beheren van reserveringen voor zowel de budgethouder als de controller via Insite mogelijk.

Voordelen:

De controller kan de budgethouder autoriseren voor het beheer van haar/zijn reservering
De budgethouder kan zijn budget zelf verdelen over deelbudgethouders
De procuratie van inkoopfacturen, inkoopaanvragen, inkooporders en inkoopoffertes is uitgebreid met de workflowrol ‘Deelbudgethouder reservering’
Inzicht in de uitnutting van de reservering komt beschikbaar in InSite vanuit de inkoopfactuur, de inkoopaanvraag, de inkooporder en de inkooprelatie
Deze oplossing werkt voor klanten die budgethouders vastleggen op grootboekrekening en op verbijzondering

Meer informatie: