Contract financieel toevoegen in InSite

Je kunt een contract toevoegen in InSite. Vanuit InSite leidt een nieuw contract of contractregel en elke wijziging op een contract of contractregel tot een workflow. Hiervoor zijn profielen beschikbaar.

Je moet dit eerst inrichten.

Let op:

Werk je met Profit 3 volg dan deze nieuwe methode.

Contract financieel toevoegen in InSite (Profit 2):

1. Open de site.
2. Ga naar: Contracten financieel.
3. Maak een nieuw contract aan.
4. Selecteer het profiel dat je wilt gebruiken voor het toevoegen van het contract.
5. Vul de omschrijving in.
6. Selecteer de verantwoordelijke medewerker bij Verantwoordelijke.

   Je moet dit veld invullen als je de workflow Contractverlenging signaal (Financieel) gebruikt, anders werkt het signaal van de workflow voor contractverlenging niet.

7. Selecteer de verantwoordelijke medewerker bij Contracteigenaar en Contractbeheerder als je meerdere verantwoordelijken binnen jouw organisatie hebt. De contracteigenaar is vaak een manager of budgethouder. De contractbeheerder is vaak een administrateur of secretaresse. Deze extra contractrollen kun je voor de workflow Contract gebruiken, zodat je het contract door de juiste verantwoordelijke kan laten beoordelen.
8. Selecteer de Inkooprelatie en eventueel de contactpersoon.
9. Selecteer eventueel de Locatie.
10. Vul een waarde in bij Opzegtermijn.
11. Selecteer de Looptijd verlenging.

    Je kunt kiezen uit een verlengingsperiode van 1 t/m 10 jaar en 1, 3, 6 of 9 maanden.

12. Vink Overschrijding contractwaarde niet toegestaan aan als je wilt dat bij het aanmaken van verplichtingen Profit hierop controleert. Je krijgt een melding bij het aanmaken van een verplichting als het saldo van de verplichtingen op het contract groter is dan de contractwaarde.
13. Vul onder Contractregel een begindatum in het huidige jaar en een einddatum in het volgende jaar in, anders kan Profit de verplichtingen niet goed genereren.
14. Vul de Contractwaarde in en selecteer op welke termijn deze waarde van toepassing is: Jaar, Kwartaal, Maand, Periode (4 weken) of Totale looptijd contractregel.
15. Vink Stilzwijgende verlenging aan als het contract stilzwijgend verlengd wordt. Voor een eenmalig contract vink je dit veld niet aan.
16. Je kunt alleen een bedrag bij Verzekerd bedrag invullen, als je Verzekering hebt geselecteerd bij Soort contract.
17. Selecteer bij Genereren verplichting een methode voor het genereren van de verplichting. Je kunt kiezen uit:
    • 0: Geen verplichting genereren
    • 1: Per jaar, vanaf periode begindatum
    • 2: Per jaar, pro rata verdelen
    • 3: Per maand, evenredig verdelen
    • 4: Per maand, pro rata verdelen

    Klik hier voor een voorbeeld van de gevolgen voor het genereren van een verplichting.

    Hierbij een voorbeeld van de gevolgen van de methode die je selecteert voor het genereren van verplichting.

    Voorbeeld

    • Totale contractwaarde: €24.000,00
    • Begindatum: 15-04-2020
    • Einddatum: 14-04-2022
    • Berekend aantal periodes: 24

    In onderstaande tabel het gevolg van het genereren van de verplichting per methode:

    	Methode	Jaar	Periode	Bedrag	Toelichting
    0	Geen verplichting genereren
    1	Per jaar, vanaf periode begindatum				Nieuwe methode
    		2020	4	12.000	24.000/24*12
    		2021	4	12.000
    2	Per jaar, pro rata verdelen				Nieuwe methode
    		2020	4	9.000	24.000/24*9
    		2021	4	12.000	24.000/24*12
    		2022	4	3.000	24.000/24*3
    2	Per periode, evenredig verdelen				Nieuwe methode
    		2020	4	1.000	24.000/24
    		2020	8	1.000
    		....	...	1.000
    		2022	3	1.000
    4	Per periode, pro rata verdelen
    		2020	4	548,39	24.000/24*17/31
    		2020	5	1.000	24.000/24
    			...	1.000
    		2022	3	1.000
    		2022	4	451,61	1.000 - 548,39

    Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de periodetabel van het boekjaar.

18. Selecteer eventueel de Bijlage bij het contract.
19. Selecteer bij Reservering de reservering als je die voor het contract hebt gemaakt.
20. Selecteer de Grootboekrekening.
21. Vink Blokkeren voor betaling aan als de inkoopfactuur moet worden geaccordeerd voor betaling. Bij het boeken van de inkoopfactuur die matcht met de verplichting, wordt dan Blokkeren voor betaling automatisch aangevinkt en is de beoordelaar verplicht.
22. Selecteer Project, Projectfase en Kosten als de inkoopfactuur doorgeboekt moet worden op een project.

    

23. Klik op: Aanmaken.

    Let op!

    Als je een contract financieel via de workflow aanmaakt dan zal deze pas in Profit worden aangemaakt als deze is goedgekeurd via de workflow. Als deze nog ter controle in de workflow staat is het contract nog niet aanwezig in Profit.