Inrichting Financieel

Dit onderdeel heeft betrekking op de inrichting van de financiële processen van de financiële administratie(s). Bij het inrichten van de financiële processen maak je ook gebruik van de basisinrichting. In de basisinrichting leg je bedrijfsadministratieve basisgegevens centraal vast, zodat je deze gegevens in meerdere onderdelen van Profit kunt gebruiken. Zaken zoals de periodetabel, autonummering en bankrekeningnummers vallen onder basisinrichting.

Wil je aan de slag met de financiële processen binnen Financieel? Richt dan voordat je gaat werken met deze processen de software naar je wensen in. Onderstaande 'Werkwijze' geeft de functionaliteiten en onderdelen weer die je kunt inrichten voor Financieel.

Beschrijving

Je werkt in Profit met omgeving(en) en administratie(s). Je kunt met meerdere omgevingen werken en binnen een omgeving met één of meerdere financiële administraties. Iedere omgeving bevat altijd één hoofdadministratie en eventueel meerdere administraties, zogenaamde subadministraties.

Je richt meerdere financiële administraties in één omgeving in bijvoorbeeld als de onderneming uit meerdere BV's bestaat (holdingstructuur), of als je meerdere vestigingen hebt waarvan je de administratie op één centrale plek bijhoudt. Op hoofdniveau vul je de gegevens in die gelden voor de holding, zoals het rekeningschema, debiteuren, crediteuren en verbijzonderingscodes. Op het niveau van de administratie vul je gegevens in die alleen gelden voor een specifieke BV, zoals dagboeken, verbijzonderingstoewijzingen, etc. Dit heet vastlegging bij de bron: éénmalige vastlegging van gegevens. Tussen de administraties onderling kun je een rekening-courantverhouding inrichten om op een snelle en eenvoudige manier onderling rekening-courantboekingen te uit te voeren.

Let op:

Als je niet werkt met een multi-company structuur, zoals een Holdingstructuur, dan voeg je geen administraties toe na het toevoegen van de omgeving. Er wordt namelijk automatisch één administratie toegevoegd.

In de verschillende onderdelen van de software zoals Profit Projecten, Profit Ordermanagement en de Cursusadministratie is geen sprake van afzonderlijke administraties. Wel moet je bepalen naar welke financiële administratie je de gegevens wilt doorsluizen.

In de volgende Profit onderdelen kun je zaken koppelen aan financiële subadministraties:

• Profit Ordermanagement
• Profit Abonnementen
• Profit Projecten
• Cursusadministratie
• Vaste activa

Zo kun je bijvoorbeeld een financiële subadministratie aan een project koppelen, of een subadministratie aan een activagroep koppelen, etc.

Je kunt in Profit HRM/Payroll wel voor één administratie meerdere werkgevers aanmaken.

Gegevens op omgevings- en administratieniveau

Als je werkt met meerdere administraties, hoef je niet alle gegevens in elke financiële administratie in te vullen. Je legt zoveel mogelijk gegevens vast op omgevingsniveau. In de tabel hieronder zie je welke functies op omgevingsniveau gelden en welke gegevens op administratieniveau gelden:

Let op:

Hieronder zie je alleen de functies op omgevings- en administratieniveau voor Profit Financieel.

Omgevingsniveau

Je legt het rekeningschema vast op omgevingsniveau. Je hanteert dus één rekeningschema voor alle administraties. Dat betekent dat als je meerdere bankrekeningnummers hebt (bijvoorbeeld voor elke administratie een aparte bankrekeningnummer) je voor elk bankrekeningnummer een aparte grootboekrekening toevoegt en koppelt aan het juiste dagboek. De rekeningniveaus die je vastlegt, gelden ook voor alle administraties.

Ook debiteuren en crediteuren leg je centraal vast en gelden dus voor alle administraties. Dit betekent dat een debiteur en/of crediteur voor elke administratie dezelfde voorwaarden heeft, dus dezelfde kredietlimiet, dezelfde valuta, prijzen, kortingen, etc. Als je toch afwijkende voorwaarden hebt voor een debiteur of crediteur in een bepaalde administratie, dan voeg je de debiteur of crediteur twee keer toe.

Administratieniveau

De dagboeken en verbijzonderingstoewijzigingen stel je per administratie in, net als het automatisch betalen en incasseren. Ook het aanmanen van debiteuren doe je per administratie. De aanmaningssets voeg je wel op omgevingsniveau toe.

Werkwijze